يعد إنشاء نسخ أرشيفية من الوثائق المهمة جزءا لا يتجزأ من العمل في العالم الحديث. نحن جميعا نريد أن نتأكد من أن ملفاتنا محمية من الخسارة والضرر. واحدة من برامج تحرير النصوص الأكثر شعبية ، مايكروسوفت وورد ، يوفر فرصة لإنشاء نسخ مؤرشفة من الوثائق. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء أرشيف ميكروسوفت ورد.
الخطوة 1: افتح ميكروسوفت ورد وابحث عن المستند الذي تريد أرشفته. تأكد من أن المستند موجود في المجلد النشط أو أن المسار إليه محدد.
الخطوة 2: حدد الملف ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد"إنشاء نسخة".
الخطوة 3: في قائمة السياق التي تظهر ، حدد" أرشيف "أو"إنشاء أرشيف".
الخطوة 4: حدد الموقع الذي تريد حفظ الأرشيف فيه وانقر على "حفظ". نوصي باختيار مجلد منفصل أو محرك أقراص خارجي لحفظ النسخ المؤرشفة.
الخطوة 5: انتظر حتى تكتمل عملية الأرشفة. في هذا الوقت ، ستقوم ميكروسوفت ورد بإنشاء نسخة مؤرشفة من المستند وحفظها في الموقع الذي تحدده.
هذا كل شيء-لقد نجحت في إنشاء نسخة مؤرشفة من المستند في ميكروسوفت ورد. الآن الملف الخاص بك محمي من الخسارة والضرر. لا تنس إنشاء نسخ مؤرشفة بانتظام من المستندات المهمة للتأكد من سلامتها.
ملاحظة: يعد عمل نسخ مؤرشفة ممارسة جيدة لجميع أنواع الملفات ، بما في ذلك المستندات والصور ومقاطع الفيديو والبيانات الأخرى. سيساعد ذلك على تجنب فقدان المعلومات في حالة انقطاع التيار الكهربائي في حالات الطوارئ أو عدم توافق البرامج أو هجمات الفيروسات.
- تثبيت البرامج اللازمة
- فتح مستند في مايكروسوفت وورد
- اختيار "حفظ باسم"
- خيار ضبط تنسيق الأرشيف
- تحديد مسار حفظ الأرشيف
- تحديد خيار "حفظ"
- تأكيد إنشاء الأرشيف
- التحقق من الأرشيف الذي تم إنشاؤه
تثبيت البرامج اللازمة
لإنشاء أرشيف ميكروسوفت ورد ، ستحتاج إلى البرامج التالية:
- مايكروسوفت وورد هو التطبيق الرئيسي الذي يسمح لك لإنشاء وتحرير وحفظ المستندات في .تنسيق دوكإكس.
- أرشيفي هو برنامج خاص يسمح لك بإنشاء أرشيفات الملفات. يمكنك استخدام برامج مثل ينرر ، 7 زيب أو غيرها من البرامج المماثلة.
- برامج إضافية - إذا لزم الأمر ، يمكنك تثبيت برامج إضافية لتحسين عملية إنشاء الأرشيف ، على سبيل المثال ، برامج من فئة "بدف إلى ورد كونفيرتر" لتحويل الملفات من تنسيق بدف إلى ورد.
تأكد من تثبيت جميع البرامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والعمل بشكل صحيح قبل البدء في إنشاء أرشيف ميكروسوفت ورد.
فتح مستند في مايكروسوفت وورد
لفتح ملف في ميكروسوفت ورد ، اتبع الخطوات التالية:
- تشغيل مايكروسوفت وورد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن العثور على رمزه عادة على سطح المكتب أو في قائمة ابدأ.
- في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة الكلمة ، انقر فوق الزر" فتح "أو حدد" فتح "من القائمة المنسدلة" ملف".
- في مربع الحوار الذي يفتح ، حدد موقع الملف. إذا كان الملف موجودا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فتصفح المجلدات المناسبة. إذا كان الملف موجودا على جهاز خارجي أو في السحابة ، فقم بتوصيله وحدد المجلد المناسب.
- حدد الملف الذي تريد فتحه وانقر فوق الزر" فتح".
- سيتم فتح الملف في كلمة ، وسوف تكون قادرا على عرض وتحرير محتوياته.
الآن أنت تعرف كيفية فتح مستند في ميكروسوفت ورد والبدء في العمل على ذلك.
اختيار "حفظ باسم"
الخيار لإنشاء أرشيف مايكروسوفت وورد ، يجب عليك استخدام الخيار" حفظ باسم". تتيح لك هذه الخطوة حفظ المستند الحالي بتنسيق جديد وتسمح لك بتحديد خيارات الأرشفة.
لتحديد خيار "حفظ باسم" ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح المستند في ميكروسوفت ورد.
- انقر فوق الزر" ملف " في الجزء الأيسر العلوي من الشاشة.
- حدد "حفظ باسم" من القائمة المنسدلة.
بعد النقر على خيار" حفظ باسم " ، يفتح مربع حوار مع خيارات لحفظ واختيار تنسيق الملف. في هذه النافذة ، يمكنك تحديد مسار حفظ الأرشيف وإدخال اسم جديد للملف وتحديد تنسيق يلبي متطلبات الأرشفة.
يمكنك أيضا تحديد خيارات إضافية في مربع الحوار حفظ باسم ، مثل الحماية بكلمة مرور وحفظ وحدات الماكرو وتعيين خيارات التوافق مع الإصدارات السابقة.
بعد تحديد جميع خيارات الحفظ الضرورية ، انقر فوق الزر" حفظ " لإنشاء أرشيف ميكروسوفت ورد. الآن يتم حفظ المستند بالتنسيق المحدد ويمكن استخدامه في المستقبل.
ضبط تنسيق الأرشيف
قبل إنشاء ملف مؤرشف في ميكروسوفت ورد ، تحتاج إلى تعيين تنسيق الأرشيف المناسب. للقيام بذلك ، اتبع الخطوات التالية:
الخطوة 1: افتح مايكروسوفت وورد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الخطوة 2: افتح المستند الذي تريد أرشفته.
الخطوة 3: انقر فوق علامة التبويب "ملف" في الزاوية اليسرى العليا من البرنامج.
الخطوة 4: في القائمة التي تفتح ، حدد "حفظ باسم".
الخطوة 5: في النافذة التي تفتح ، حدد الموقع الذي تريد حفظ الأرشيف فيه وأدخل اسما للملف بامتداد".الرمز البريدي". على سبيل المثال ، " أرشيفي.الرمز البريدي".
الخطوة 6: انقر فوق الزر" حفظ".
الخطوة 7: بعد حفظ الملف بتنسيق الأرشيف ، ستقوم ميكروسوفت ورد تلقائيا بإنشاء نسخة مؤرشفة من المستند الخاص بك.
يرجى ملاحظة أن ملف الأرشيف يحتوي على الامتداد".الرمز البريدي " ويمكن فتحه باستخدام برنامج أرشفة مثل ينرر أو 7 زيب.
تحديد مسار حفظ الأرشيف
لحفظ أرشيف ميكروسوفت ورد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، تحتاج إلى تحديد المسار الذي تريد حفظ الملف فيه.
لتحديد مسار حفظ الأرشيف ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح مستند ميكروسوفت ورد الذي تريد أرشفته.
- انقر فوق علامة التبويب" ملف " في الزاوية العلوية اليسرى من البرنامج.
- في القائمة التي تفتح ، حدد"حفظ باسم".
- يظهر مربع الحوار حفظ المستند حيث يمكنك تحديد المجلد الذي تريد حفظ الأرشيف فيه.
- انتقل عبر المجلدات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وحدد المجلد المطلوب.
- أدخل اسم الملف في حقل" اسم الملف " وحدد تنسيق الأرشيف.
- انقر فوق الزر" حفظ " لإكمال عملية الحفظ.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سيتم حفظ الأرشيف الخاص بك في المسار المحدد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
تحديد خيار "حفظ"
لإنشاء أرشيف ميكروسوفت ورد ، تحتاج إلى استخدام الخيار "حفظ". تتيح لك هذه الميزة حفظ المستند بتنسيق يسهل الوصول إليه وملائم للاستخدام في المستقبل.
هنا هو دليل خطوة بخطوة على اختيار الخيار" حفظ " في مايكروسوفت وورد:
- افتح المستند الذي تريد أرشفته.
- انقر فوق علامة التبويب" ملف " في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة البرنامج.
- في القائمة التي تفتح ، حدد خيار" حفظ " أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح كنترول+س.
- في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد الموقع والمجلد حيث سيتم حفظ الأرشيف.
- حدد اسم الملف للأرشيف وحدد تنسيق الحفظ. في حالة إنشاء أرشيف ، التنسيق الأكثر شيوعا هو" دوك " للكلمة.
- انقر فوق الزر" حفظ " لإكمال عملية أرشفة المستندات.
الآن يتم حفظ وثيقة مايكروسوفت وورد الخاص بك في شكل أرشيف وجاهزة للاستخدام في المستقبل. يتيح لك ذلك حفظ المستند بطريقة آمنة والتأكد من بقائه في حالته الأصلية.
تأكيد إنشاء الأرشيف
ستحتوي رسالة تأكيد إنشاء الأرشيف على معلومات حول موقع ملف الأرشيف واسمه وحجمه. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحدد الرسالة التاريخ والوقت الذي تم فيه إنشاء الأرشيف.
للتأكد من إنشاء الأرشيف بنجاح وحفظ جميع البيانات المهمة ، يوصى بالتحقق من المعلومات المحددة. تأكد من تطابق اسم الملف وموقعه مع تفضيلاتك.
إذا تم تحديد التاريخ والوقت في رسالة إنشاء الأرشيف ، فتأكد من توافقهما مع المعلومات الحالية. سيساعدك هذا في التنقل في تسلسل إنشاء الأرشيف واستعادة الملفات الضرورية في المستقبل.
بعد تلقي تأكيد إنشاء الأرشيف ، يوصى بحفظ الرسالة أو كتابة المعلومات حول الملف في مكان آمن. وهذا سوف تساعدك على الوصول إلى البيانات اللازمة إذا لزم الأمر وتبسيط عملية العمل مع ميكروسوفت ورد المحفوظات.
التحقق من الأرشيف الذي تم إنشاؤه
بعد إنشاء أرشيف ميكروسوفت ورد ، فمن المستحسن للتحقق من توافرها وصحة الإجراءات.
للقيام بذلك ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح المجلد حيث قمت بحفظ الأرشيف.
- ابحث عن ملف الأرشيف بالملحق.الرمز البريدي.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملف المؤرشف.
- حدد الخيار" استخراج الكل "أو"فك ضغط الكل".
- حدد المجلد الذي تريد فك ضغط الأرشيف فيه.
- انقر فوق الزر" استخراج "أو" فك الضغط".
- بعد اكتمال التفريغ ، انتقل إلى المجلد المحدد.
- تأكد من أن جميع الملفات التي قمت بحفظها في الأرشيف موجودة في المجلد الذي تم فك حزمه.
إذا كانت جميع الملفات في مكانها الصحيح ، فقد تم إنشاء الأرشيف بنجاح.
الآن يمكنك استخدام المستندات المؤرشفة في أي وقت وبدون ملف ميكروسوفت ورد الأصلي.