مايكروسوفت اكسل هو برنامج جداول البيانات التي غالبا ما تستخدم في العمل المكتبي والتعليم والتحليل المالي. يمكنك استخدامه لإنشاء وتحرير وتحليل البيانات. جزء مهم من العمل مع إكسيل هو القدرة على طباعة وحفظ المستندات بحيث يمكنك الوصول إليها لاحقا.
في هذا الدليل ، ونحن سوف ننظر في الخطوات الأساسية التي تحتاج إلى القيام بها لطباعة وحفظ الوثائق في إكسيل. سنتحدث عن كيفية تحديد البيانات المراد طباعتها ، وتكوين خيارات الطباعة ، وكيفية حفظ المستندات بتنسيقات مختلفة.
أولا وقبل كل شيء ، لبدء طباعة مستند في إكسيل ، تحتاج إلى تحديد المنطقة المطلوبة من الخلايا التي تريد طباعتها. ويمكن القيام بذلك مع الماوس أو باستخدام مزيج من مفاتيح "التحول" والأسهم على لوحة المفاتيح. بعد ذلك ، عند تمييز المنطقة المطلوبة من الخلايا ، يمكنك المتابعة لتكوين إعدادات الطباعة.
ملاحظة: من المهم ملاحظة أنه قبل الطباعة ، من الضروري التحقق من صحة البيانات في المنطقة المحددة من الخلايا لتجنب الأخطاء في النسخة المطبوعة.
- كيفية طباعة وحفظ المستندات في إكسيل: دليل مفصل
- إعداد وثيقة للطباعة
- تكوين إعدادات الطباعة
- اختيار طريقة الطباعة
- معاينة قبل الطباعة
كيفية طباعة وحفظ المستندات في إكسيل: دليل مفصل
طباعة المستندات في إكسيل
1. افتح المستند الذي تريد طباعته. للقيام بذلك ، انقر فوق اسمه في قائمة ملف أو حدد الملف المناسب في مربع الحوار فتح.
2. تأكد من أن إعدادات الطباعة تلبي متطلباتك. للقيام بذلك ، حدد علامة التبويب "طباعة" في القائمة العلوية وتحقق من إعدادات الصفحة والتكبير وخيارات الطباعة الأخرى.
3. انقر فوق الزر" طباعة " لبدء عملية الطباعة. قبل القيام بذلك ، تأكد من توصيل الطابعة وتكوينها بشكل صحيح.
حفظ المستندات في إكسيل
1. لحفظ المستند ، انقر فوق الزر" حفظ "في القائمة العلوية أو حدد" حفظ " من القائمة ملف. يمكنك أيضا استخدام اختصار لوحة المفاتيح"السيطرة + ق".
2. أدخل اسم الملف وحدد الموقع الذي تريد حفظ المستند فيه. يمكنك أيضا اختيار تنسيق الملف إذا كنت ترغب في حفظه في شكل مختلف ، غير قياسي ل إكسيل.
3. انقر فوق الزر" حفظ " لإكمال عملية الحفظ.
الآن أنت تعرف كيفية طباعة وحفظ المستندات بشكل صحيح في إكسيل. ستسمح لك هذه المهارة بالعمل بشكل أكثر فعالية مع جداول البيانات وحفظ المعلومات المهمة.
إعداد وثيقة للطباعة
قبل طباعة مستند في إكسيل ، هناك عدة خطوات مهمة للتحضير:
1. تحقق من تخطيط الصفحة: انتقل إلى علامة التبويب" تخطيط الصفحة " وحدد تخطيط الصفحة المناسب. يمكنك أيضا ضبط الهوامش واتجاه الصفحة ومقياس الطباعة.
2. ضبط حجم الصفحة: لجعل المستند مناسبا تماما لقطعة من الورق ، قم بتكبير المحتوى أو تصغيره.
3. تنسيق البيانات: تأكد من عرض البيانات الموجودة في المستند بشكل صحيح وتبدو أنيقة. استخدم وظائف التنسيق لتمييز العناوين ومحاذاة النص وإضافة تسميات توضيحية وما إلى ذلك.
4. معاينة: قبل الطباعة ، تأكد من استخدام وظيفة المعاينة للتأكد من عرض جميع عناصر المستند بشكل صحيح وأن إعدادات الطباعة تلبي توقعاتك.
5. اضبط إعدادات الطباعة: حدد خيارات الطباعة الضرورية ، مثل اختيار الطابعة وعدد النسخ ونطاق الصفحات.
بعد الانتهاء من جميع الخطوات اللازمة ، يمكنك التأكد من أن المستند جاهز للطباعة. احفظه أو أرسله للطباعة باستخدام الأمر المناسب في قائمة برنامج إكسيل.
تكوين إعدادات الطباعة
عند طباعة المستندات في إكسيل ، يمكنك ضبط الإعدادات المختلفة للحصول على النتيجة المرجوة. للقيام بذلك ، افتح علامة التبويب "طباعة" على شريط الأداة وحدد الخيارات الضرورية.
فيما يلي بعض إعدادات الطباعة الرئيسية:
- اتجاه الصفحة: يمكنك اختيار اتجاه الصفحة الرأسي (الرأسي) أو الأفقي (الأفقي) لمطابقة محتويات المستند بشكل أفضل.
- مقياس: يسمح لك بتعيين حجم المستند الأمثل عند الطباعة. يمكنك اختيار إحدى القيم المحددة مسبقا أو تعيين قيمك الخاصة.
- الحقول: يسمح لك بتعيين حجم الحقول للمستند. يمكنك تحديد إحدى القيم المحددة مسبقا أو تعيين القيم الخاصة بك.
- الرؤوس والتذييلات: يمكنك إضافة رؤوس أو تذييلات في كل صفحة من صفحات المستند تحتوي على معلومات أساسية حول المستند ، مثل العنوان والتاريخ ورقم الصفحة.
- ضبط منطقة الطباعة: يمكنك تحديد منطقة المستند التي ستتم طباعتها. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد نطاق معين فقط من الخلايا أو ورقة معينة.
بعد إعداد إعدادات الطباعة ، يمكنك عرض النتائج على الشاشة باستخدام وظيفة المعاينة. إذا كانت النتائج ترضيك ، يمكنك النقر فوق الزر" طباعة " لطباعة المستند.
لا تنس حفظ المستند قبل الطباعة حتى تتمكن من فتحه في المستقبل وإجراء التغييرات اللازمة.
اختيار طريقة الطباعة
يوفر إكسيل طرقا مختلفة لطباعة المستندات التي يمكن استخدامها حسب احتياجاتك. فيما يلي بعض الطرق المختلفة للطباعة:
| طريقة الطباعة | الوصف |
|---|---|
| طباعة المستند بأكمله | يسمح لك بطباعة المستند بأكمله ، بما في ذلك جميع الخلايا والصيغ والرسوم البيانية والعناصر الأخرى. |
| طباعة النطاق المحدد | يسمح لك بتحديد جزء معين فقط من المستند للطباعة. حدد النطاق المطلوب من الخلايا وحدد طريقة الطباعة هذه. |
| طباعة الأوراق المختارة | إذا كان المستند يحتوي على عدة أوراق ، فيمكنك تحديد الأوراق الضرورية فقط للطباعة. |
| الطباعة مع المعلمات | يمكنك تخصيص خيارات طباعة متنوعة مثل اتجاه الصفحة وحجم الورق والمقياس والرؤوس والتذييلات وغيرها. |
| معاينة | قبل طباعة مستند ، يمكنك استخدام وظيفة المعاينة لمعرفة شكل الطباعة وإجراء التغييرات اللازمة. |
| حفظ في شكل قوات الدفاع الشعبي | إذا كنت بحاجة إلى حفظ مستند بتنسيق بدف ، يمكنك استخدام وظيفة "حفظ باسم" وتحديد تنسيق بدف. |
عن طريق اختيار طريقة الطباعة المطلوبة ، يمكنك بسهولة وبسرعة طباعة وحفظ المستندات الخاصة بك في إكسيل.
معاينة قبل الطباعة
لاستخدام وظيفة معاينة الطباعة في إكسيل ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح المستند الذي تريد طباعته.
- حدد علامة التبويب ملف في القائمة العلوية لبرنامج إكسيل.
- في القائمة التي تفتح ، حدد"طباعة".
- حدد "معاينة قبل الطباعة" من قائمة الخيارات المتاحة.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، ستظهر معاينة لطباعة المستند على الشاشة. ستتمكن من عرض جميع الصفحات والتحقق من تنسيقها والتأكد من أن جميع العناصر في مكانها وإجراء التغييرات اللازمة إذا لزم الأمر.
تتوفر أيضا بعض الميزات الإضافية في وضع المعاينة قبل الطباعة ، مثل تغيير مقياس الصفحة وتغيير اتجاه الصفحة (أفقيا أو رأسيا) وتحديد صفحات معينة للطباعة. يمكنك استخدام هذه الوظائف لتخصيص إخراج المستند للطباعة وتحقيق أفضل نتيجة.
بعد عرض وإجراء جميع التغييرات اللازمة على المعاينة قبل الطباعة للمستند ، يمكنك النقر فوق الزر "طباعة" لطباعته. إذا كنت تريد حفظ المستند كملف ، يمكنك أيضا تحديد الخيار "حفظ باسم بدف" أو "حفظ باسم زس" في قائمة الطباعة.
تعد معاينة قبل الطباعة أداة رائعة للمساعدة في ضمان أن المستند الخاص بك سيبدو بالطريقة التي تريدها بعد الطباعة. استخدم هذه الميزة لتوفير الوقت والمال على تصحيح الأخطاء بعد الطباعة.