إكسيل هي واحدة من الأدوات الأكثر شعبية للعمل مع الجداول والبيانات. غالبا ما يكون من الضروري حفظ وأرشفة جدول بيانات إكسل الخاص بك بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة أو مشاركتها مع الزملاء في المستقبل. في هذه المقالة سوف نتحدث عن الطرق المختلفة لأرشفة جداول بيانات إكسيل ووصف كل منها بالتفصيل.
الطريقة الأولى هي حفظ جدول بيانات إكسيل كملف أرشيف. للقيام بذلك ، حدد علامة التبويب "ملف" في القائمة إكسيل ، ثم "تصدير" و "إنشاء أرشيف". بعد ذلك ، يجب عليك تحديد مسار الحفظ واسم الملف. بعد النقر على زر" حفظ " ، سيقوم إكسيل بإنشاء أرشيف ، بما في ذلك جميع الملفات والمجلدات المرتبطة بالجدول.
الطريقة الثانية هي استخدام برنامج الأرشفة. هناك العديد من البرامج التي تقدم العديد من إمكانيات أرشفة البيانات ، بما في ذلك جداول بيانات إكسيل. واحدة من البرامج الأكثر شعبية هو ينرر. لأرشفة جدول بيانات إكسل باستخدام البرنامج ، حدد الجدول المطلوب ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد" إضافة إلى الأرشيف "أو"إنشاء أرشيف". ثم حدد المسار لحفظ الأرشيف وانقر على زر" موافق". سيقوم البرنامج بإنشاء أرشيف مع جداول البيانات إكسل المحدد وحفظه في الموقع المحدد.
المجلس: يمكنك أيضا حماية جدول بيانات إكسل بكلمة مرور قبل أرشفته. للقيام بذلك ، حدد علامة التبويب "الحماية" في قائمة إكسيل ، ثم "حماية ورقة العمل" وحدد كلمة المرور. الآن سيكون من الممكن الوصول إلى الجدول بعد الأرشفة فقط بكلمة مرور.
في هذه المقالة ، نظرنا في طريقتين فقط لأرشفة بيانات جداول البيانات إكسل ، ولكن هناك العديد من الطرق والأدوات الأخرى التي يمكن استخدامها. اختر الخيار المناسب لك ولا تنس عمل نسخة احتياطية من الجدول الخاص بك للتأكد من أن بياناتك آمنة.
- التحضير لأرشفة جدول بيانات إكسل: اختيار وإعداد البيانات
- اختيار طريقة أرشفة جداول البيانات إكسل
- كيفية استخدام المدمج في أدوات إكسيل للأرشفة
- أرشفة جدول بيانات إكسل باستخدام أرشيفي
- كيفية حفظ جدول بيانات إكسل مؤرشف
التحضير لأرشفة جدول بيانات إكسل: اختيار وإعداد البيانات
قبل البدء في عملية أرشفة جدول بيانات إكسل ، من المهم تحديد البيانات وإعدادها بشكل صحيح من أجل زيادة تبسيط عملية الأرشفة وضمان نتائج دقيقة ومفهومة.
أولا ، حدد المعلومات التي يجب تضمينها في النسخة المؤرشفة من الجدول. حدد الأعمدة والصفوف الضرورية التي يجب حفظها لاستخدامها في المستقبل. ضع في اعتبارك ليس فقط المعلومات الحالية ، ولكن أيضا التغييرات المحتملة التي قد تحدث في المستقبل.
بعد اختيار البيانات اللازمة ، قم بإعدادها. امسح جدول المعلومات غير الضرورية وتحقق من صحة البيانات. تأكد من ملء جميع الخلايا بشكل صحيح وعدم وجود أخطاء أو سهو.
يعد تنسيق الجدول خطوة مهمة في إعداد البيانات. تعيين رؤوس الأعمدة المناسبة وإضافة الصيغ اللازمة. قسم البيانات إلى أوراق مختلفة إذا كان ذلك يساعد على تحسين تنظيم المعلومات وإمكانية الوصول إليها.
يجدر أيضا الانتباه إلى التحقق من البيانات ذات الصلة إذا كان الجدول يحتوي على صيغ أو روابط بين أوراق أو ملفات مختلفة. تأكد من إعداد جميع الاتصالات بشكل صحيح ونقل البيانات بينها دون أخطاء.
إذا كنت بحاجة إلى أرشفة جداول متعددة ، فمن المستحسن دمجها في ملف واحد. سيساعد ذلك على تسهيل تخزين البيانات وأرشفتها ، بالإضافة إلى تحسين التنظيم والبحث عن المعلومات الضرورية في المستقبل.
بعد الانتهاء من إعداد البيانات ، تأكد من حفظ الجدول بالتنسيق الصحيح المتوافق مع أدوات الأرشفة المستخدمة. فمن المستحسن استخدام تنسيق إكسيل (.زلسكس) لضمان التوافق والحفاظ على وظائف الجدول.
الآن بعد أن قمت بتحديد وإعداد البيانات للأرشفة ، كنت على استعداد للانتقال إلى المرحلة التالية من العملية – أرشفة مباشرة جداول البيانات إكسل.
ملاحظة: قبل بدء عملية الأرشفة ، تأكد من أن لديك مساحة خالية كافية على القرص لحفظ الأرشيف.
اختيار طريقة أرشفة جداول البيانات إكسل
قبل البدء في أرشفة جدول بيانات إكسل ، تحتاج إلى تحديد الطريقة التي يجب استخدامها. اعتمادا على كمية البيانات ومتطلبات سلامة المعلومات وراحة استخدام الأرشيف ، يمكنك اختيار إحدى الطرق التالية:
- حفظ في ملف جديد: تتضمن هذه الطريقة إنشاء ملف تنسيق جديد.زلس أو .زلسكس على أساس الجدول الأصلي. يظل الجدول المصدر دون تغيير ، ويمكن إعادة توجيه ملف الأرشيف الذي تم إنشاؤه أو حفظه في وسائط خارجية. ومع ذلك ، قد لا تكون هذه الطريقة هي الأكثر فعالية في حالة وجود كميات كبيرة من البيانات.
- باستخدام الأرشفة: لأرشفة جدول بيانات إكسل ، يمكنك استخدام الأرشفة المتخصصة مثل وينرار ، 7 زيب ، الخ. تحتاج إلى تحديد الملفات الضرورية ، بما في ذلك جدول بيانات إكسل ، وإنشاء أرشيف مع القدرة على تعيين كلمة مرور لحماية البيانات. تتيح لك هذه الطريقة تقليل كمية البيانات وحمايتها من الوصول غير المصرح به.
- باستخدام أدوات إكسيل المضمنة: يقدم إكسيل أدواته الخاصة لأرشفة البيانات ، مثل "الحفظ كملف مؤرشف" أو "حفظ نسخة". تتيح لك هذه الوظائف إنشاء نسخة من الجدول بأقصى قدر من أمان البيانات والحفاظ على التنسيق. ومع ذلك ، يمكن أن تستغرق هذه الطريقة وقتا طويلا في حالة وجود كميات كبيرة من البيانات.
اختيار طريقة أرشفة جداول البيانات إكسل يعتمد على الاحتياجات المحددة الخاصة بك ومتطلبات أمن البيانات. النظر في جميع الخيارات الممكنة واختيار أفضل واحد لموقفك.
كيفية استخدام المدمج في أدوات إكسيل للأرشفة
تقدم ميكروسوفت إكسيل العديد من الأدوات التي تجعل من السهل أرشفة الجداول وحفظها لاستخدامها لاحقا. فيما يلي الخطوات الأساسية لمساعدتك في استخدام وظائف إكسيل المضمنة هذه لأرشفة البيانات.
- حدد الجدول الذي تريد أرشفته. انقر فوق الخلية النشطة وحدد النطاق الكامل للبيانات التي تريد حفظها.
- انقر فوق علامة التبويب" البيانات " أعلى شاشة إكسيل.
- في مجموعة "الفرز والتصفية" ، حدد أداة " الفرز
- في النافذة التي تظهر ، حدد خيار " التسجيل على الورقة
- انقر فوق الزر" موافق". سيقوم إكسيل بإنشاء ورقة عمل جديدة ونسخ نطاق البيانات المحدد إلى ورقة العمل هذه.
- انتقل إلى ورقة العمل الجديدة التي تحتوي على البيانات المؤرشفة.
- إذا لزم الأمر ، تنسيق البيانات على ورقة جديدة لقراءة أفضل والوضوح.
- حفظ ملف اكسل مع البيانات المؤرشفة.
الآن لديك جدول بيانات إكسل المؤرشفة التي يمكنك تخزين واستخدام في تقديركم. نضع في اعتبارنا أن هذه التعليمات ليست شاملة وشاملة — إكسيل يقدم العديد من الأدوات الأخرى للعمل مع الجداول وأرشفة البيانات. ومع ذلك ، فإن الخطوات المذكورة أعلاه توفر لك مع فهم أساسي لكيفية استخدام المدمج في أدوات إكسيل للأرشفة.
أرشفة جدول بيانات إكسل باستخدام أرشيفي
لأرشفة جدول بيانات إكسل ، يمكنك استخدام أرشيفي خاص من شأنها أن تساعدك على حفظ وضغط الملفات في شكل مؤرشفة. هذا يمكن أن يكون مفيدا إذا كنت ترغب في نقل أو نقل جدول بيانات إكسل جنبا إلى جنب مع الملفات المرفقة به ، وكذلك توفير مساحة على القرص الصلب الخاص بك.
واحدة من المحفوظات الأكثر شعبية هو وينرار. هنا هو تعليمات خطوة بخطوة لأرشفة جداول البيانات إكسل باستخدام هذا البرنامج:
- افتح برنامج وينرار.
- حدد الدليل حيث يتم تخزين جدول بيانات إكسيل الذي تريد أرشفته.
- حدد جميع الملفات الضرورية ، بما في ذلك جدول بيانات إكسيل ، باستخدام اختصار لوحة المفاتيح كترل+أ أو تحديد كل ملف على حدة مع الضغط على مفتاح كترل.
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من الملفات المحددة وحدد خيار" إضافة إلى الأرشيف " في قائمة السياق.
- في النافذة التي تفتح ، قم بتكوين معلمات الأرشفة ، مثل تنسيق الأرشيف واسم الأرشيف وطريقة الضغط والمعلمات الأخرى. كقاعدة عامة ، يتم اختيار الرمز البريدي أوar كتنسيق الأرشيف.
- انقر فوق الزر" موافق " لبدء عملية الأرشفة.
- عند الانتهاء من الأرشفة ، سوف تتلقى ملف أرشيف يحتوي على جدول بيانات إكسل وجميع الملفات المحددة.
الآن ، يمكنك نقل الملف المؤرشف إلى أي شخص أو حفظه على وسائط خارجية أو استخدامه لأغراض أخرى. تذكر أنه للعمل مع الملفات المؤرشفة ، تحتاج إلى فك ضغط الأرشيف باستخدام برنامج أرشيفي.
أرشفة جداول البيانات إكسل باستخدام أرشيفي يمكن أن يكون وسيلة سريعة ومريحة لحفظ ونقل الملفات ، فضلا عن توفير مساحة القرص.
كيفية حفظ جدول بيانات إكسل مؤرشف
بعد إنشاء وأرشفة جدول بيانات إكسل الخاص بك ، سوف تحتاج إلى معرفة كيفية حفظ هذا الأرشيف بحيث يمكنك الوصول إليه في المستقبل. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها:
- الحفظ على القرص الصلب: يمكنك حفظ جدول بيانات إكسل مؤرشف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو محرك أقراص ثابت خارجي. مجرد العثور على الملف مع التمديد."الرمز البريدي "أو".ar " التي قمت بإنشائها أثناء الأرشفة ، ونقلها إلى المجلد أو القرص حيث تقوم بتخزين المحفوظات الخاصة بك.
- تحميل إلى سحابة التخزين: يمكنك أيضا تحميل جداول البيانات إكسل المؤرشفة إلى سحابة التخزين مثل دروببوإكس ، محرك جوجل أو ون درايف. قم بإنشاء مجلد جديد للأرشيفات وانقل الأرشيف إليه. سيوفر لك هذا إمكانية الوصول إلى الطاولة من أي مكان وعلى أي جهاز.
- إرسال عن طريق البريد الإلكتروني: إذا كنت ترغب في إرسال جداول البيانات إكسل المؤرشفة لشخص آخر ، يمكنك القيام بذلك عن طريق إرفاق الملف إلى البريد الإلكتروني. ما عليك سوى فتح عميل البريد الخاص بك وإنشاء بريد إلكتروني جديد وإضافة الأرشيف إلى المرفق.
- التخزين على جهاز تخزين خارجي: إذا كان لديك جهاز تخزين خارجي مثل محرك أقراص فلاش أو دي في دي ، يمكنك حفظ الأرشيف عليه. قم بتوصيل الجهاز بجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وابحث عن ملف الأرشيف وانسخه إلى محرك أقراص خارجي.
ستضمن كل طريقة من هذه الطرق حفظ جدول بيانات إكسل المؤرشف وتمنحك الفرصة لاستخدامه في المستقبل ، بغض النظر عن مكان وجودك أو الجهاز الذي تعمل عليه.