مايكروسوفت أكسس هو برنامج قوي لإدارة قواعد البيانات التي تسمح لك لتنظيم وتحليل كميات كبيرة من المعلومات. واحدة من أدوات الوصول الأكثر فائدة هي القدرة على إنشاء التقارير التي تسمح لك لتصور وتحليل البيانات. في هذه المقالة ، سننظر في كيفية إنشاء تقرير بمعلمة في الوصول بحيث يمكن للمستخدم تحديد بيانات معينة لعرضها.
تكون التقارير ذات المعلمات مفيدة بشكل خاص عندما تحتاج إلى الحصول على معلومات بناء على معايير أو عوامل تصفية معينة. بدلا من إنشاء تقارير لكل سيناريو محتمل ، يمكنك إنشاء تقرير واحد باستخدام معلمة تسمح للمستخدم بتحديد البيانات الضرورية. هذا النهج يجعل التقارير أكثر مرونة وسهولة في الاستخدام.
لإنشاء تقرير مع معلمة في الوصول ، تحتاج إلى اتباع عدة خطوات. أولا ، تحتاج إلى إنشاء استعلام من شأنه استخراج البيانات المقابلة للمعلمة. ثم تحتاج إلى إنشاء نموذج حيث سيقوم المستخدم بتحديد معلمة للتقرير. وأخيرا ، تحتاج إلى إنشاء تقرير وربطه إلى الاستعلام ونموذج المعلمات. باتباع هذه الخطوات ، ستتمكن من إنشاء تقرير بمعلمة تعرض فقط البيانات المحددة من قبل المستخدم.
- إعداد قاعدة البيانات للتقرير
- إنشاء جدول مع الحقول المطلوبة
- ملء الجدول بالبيانات
- إنشاء نموذج لإدخال معلمات التقرير
- ربط نموذج بتقرير
- تكوين معلمات التقرير
- إنشاء تقرير مع المعلمة المحددة
- طباعة التقرير أو في شكل آخر
- سؤال وجواب
- ما هو تقرير مع معلمة في الوصول?
- كيف يمكنني استخدام تقرير مع معلمة في الوصول?
- كيف يمكنني تغيير المعلمات التصفية في تقرير مع معلمة في الوصول?
- كيف يمكنني إزالة معلمة من تقرير في الوصول?
إعداد قاعدة البيانات للتقرير
لإنشاء تقرير بمعلمة في أسيس ، يجب عليك أولا إعداد قاعدة بيانات يتم فيها تخزين البيانات ، على أساسها سيتم إنشاء التقرير. في هذا القسم ، سننظر في الخطوات الأساسية لإعداد قاعدة البيانات للتقرير.
- إنشاء جدول: تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء جدول يقوم بتخزين البيانات اللازمة لتقريرك. للقيام بذلك ، افتح الوصول وحدد علامة التبويب "إنشاء" في شريط الأدوات العلوي. ثم حدد" جدول " من قائمة الكائنات المتاحة واتبع تعليمات معالج إنشاء الجدول.
- إضافة الحقول: بعد إنشاء الجدول ، تحتاج إلى إضافة حقول تحتوي على البيانات الضرورية. انقر بزر الماوس الأيمن على رأس عمود الجدول وحدد"إضافة حقل". كرر هذه الخطوة لكل حقل تريد إضافته.
- ملء الجدول بالبيانات: الآن بعد أن تم إنشاء الجدول وإضافة الحقول ، املأ الجدول بالبيانات اللازمة. للقيام بذلك ، افتح الجدول وأدخل البيانات في الحقول المناسبة.
- إنشاء طلب: لتحديد بيانات معينة فقط للتقرير ، تحتاج إلى إنشاء استعلام. في الوصول ، يمكن القيام بذلك باستخدام منشئ الاستعلام. حدد علامة التبويب إنشاء في الجزء العلوي من الشاشة ، وحدد استعلام من قائمة الكائنات المتاحة ، واتبع الإرشادات الموجودة في معالج إنشاء استعلام.
- تطبيق عامل التصفية: بعد ذلك ، تحتاج إلى تطبيق عامل تصفية على استعلامك لتحديد البيانات بناء على معلمة التقرير. للقيام بذلك ، افتح الاستعلام في وضع التحرير وحدد معايير التصفية اللازمة.
- إنشاء تقرير: أخيرا ، قم بإنشاء تقرير بناء على طلبك. للقيام بذلك ، حدد علامة التبويب "إنشاء" في شريط الأدوات العلوي ، ثم حدد "تقرير" من قائمة الكائنات المتاحة واتبع تعليمات معالج إنشاء التقرير.
بعد الانتهاء من كل هذه الخطوات ، ستكون قاعدة البيانات جاهزة لإنشاء تقرير بالمعلمة في الوصول. يمكنك الآن تخصيص تقريرك وإضافة المعلومات اللازمة وتنفيذ أي إجراءات أخرى لجعل التقرير غنيا بالمعلومات وقابل للقراءة قدر الإمكان للمستخدمين.
إنشاء جدول مع الحقول المطلوبة
قبل إنشاء تقرير مع معلمة في الوصول ، تحتاج إلى إنشاء جدول مع الحقول الضرورية التي تريد عرضها في التقرير. سيحتوي الجدول على جميع المعلومات الضرورية التي سيتم بناء التقرير منها.
لإنشاء جدول في الوصول ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح الوصول وحدد قاعدة البيانات التي تريد إنشاء جدول فيها.
- حدد علامة التبويب" إنشاء "في الجزء العلوي من الشاشة ، ثم انقر فوق الزر" جدول".
- سيتم فتح نافذة "وضع الجدول" الجديدة. في هذه النافذة ، يمكنك تحديد حقول الجدول.
- حدد نوع البيانات لكل حقل في الجدول عن طريق تحديد اسمه وتحديد نوع البيانات المناسب من القائمة المنسدلة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إنشاء حقل للقب ، فحدد نوع بيانات نصية.
- كرر الخطوة 4 لكل حقل تريد تضمينه في الجدول.
- بعد تحديد جميع الحقول في الجدول ، انقر فوق الزر" حفظ " أعلى الشاشة وامنح الجدول اسما.
- سيتم حفظ الجدول في قاعدة البيانات الخاصة بك.
بعد إنشاء جدول ، يمكنك ملئه بالبيانات أو استيراد البيانات من مصدر آخر. عند ملء الجدول ، ضع في اعتبارك أنه سيتم عرض البيانات التي تدخلها في التقرير الذي تم إنشاؤه.
ملء الجدول بالبيانات
عملية ملء جدول مع البيانات في ميكروسوفت أسيس لا يمكن أن يؤديها بطرق مختلفة. دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق الأساسية.
- التعبئة اليدوية: تتضمن هذه الطريقة إدخال كل خلية في الجدول يدويا. للقيام بذلك ، حدد خلية وأدخل القيمة المطلوبة في ذلك.
- استيراد من مصادر البيانات الأخرى: الوصول يسمح لك لاستيراد البيانات من مصادر مختلفة مثل إكسيل ، كسف أو ملفات نصية. للقيام بذلك ، حدد خيار "استيراد" من قائمة "البيانات الخارجية" واتبع التعليمات.
- استخدام الاستعلامات: في الوصول ، يمكنك إنشاء استعلام يملأ الجدول بالبيانات تلقائيا. حدد خيار" الاستعلامات " في القائمة الجانبية ، وقم بإنشاء استعلام جديد وحدد مصدر البيانات لملء الجدول.
لديه الوصول أيضا القدرة على استخدام النماذج لملء البيانات. النماذج هي واجهة سهلة الاستخدام حيث يمكنك إدخال البيانات في الحقول المناسبة.
عند ملء جدول بالبيانات ، من المنطقي الانتباه إلى النقاط التالية:
- دقة البيانات: تأكد من أن البيانات التي تدخلها أو تستوردها دقيقة وتفي بمتطلبات جدول البيانات.
- قيود الحقول: قم بتعيين القيود اللازمة لحقول الجدول لمنع أخطاء إدخال البيانات المحتملة.
- تنسيق البيانات: عند إدخال البيانات ، تأكد من مطابقتها للتنسيق المطلوب ، مثل التاريخ أو الأرقام.
يعد ملء جدول بالبيانات في الوصول جزءا مهما من عملية إعداد التقارير. يضمن ملء البيانات الصحيح دقة وموثوقية التقارير بناء على هذا الجدول.
إنشاء نموذج لإدخال معلمات التقرير
الخطوة 1: افتح قاعدة البيانات في ميكروسوفت أسيس وانتقل إلى علامة التبويب إنشاء.
الخطوة 2: حدد "نموذج" في قسم "النماذج" وانقر على زر "نموذج فارغ".
الخطوة 3: انقر بزر الماوس الأيمن على النموذج الذي يفتح وحدد "وضع التخطيط".
الخطوة 4: في قائمة الحقول ، حدد الحقول المطلوبة لاستخدامها كمعلمات تقرير.
الخطوة 5: اسحب الحقول المحددة إلى النموذج. يمكنك أيضا إضافة عناصر تحكم إضافية مثل مربعات النص أو القوائم المنسدلة.
الخطوة 6: انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي عنصر تحكم وحدد خصائص.
الخطوة 7: في نافذة الخصائص ، قم بتكوين كل حقل وفقا لمتطلبات التقرير. على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص نوع القيمة أو التعبير أو القيود.
الخطوة 8: بعد إعداد جميع الحقول ، احفظ النموذج باستخدام اختصار لوحة المفاتيح" كترل+ س " وأغلق وضع التخطيط.
الآن لديك نموذج لإدخال معلمات التقرير. عند تشغيل التقرير ، سيطلب من المستخدم إدخال القيم الضرورية التي سيتم استخدامها لتصفية البيانات في التقرير. يمكنك إنشاء ماكرو أو وحدة نمطية تستخدم هذه المعلمات لإنشاء تقرير.
ربط نموذج بتقرير
في ميكروسوفت أسيس ، يمكنك إنشاء تقارير تسمح للمستخدم بتحديد معلمات معينة للحصول على المعلومات اللازمة. للقيام بذلك ، يمكنك ربط النموذج بالتقرير واستخدام عناصر التحكم في النموذج لتكوين المعلمات.
اتبع هذه الخطوات لربط النموذج بالتقرير:
- قم بإنشاء النموذج الذي تريد ربط التقرير به. للقيام بذلك ، حدد علامة التبويب "إنشاء" في شريط القائمة وحدد "نموذج كورقة بيانات" أو "نموذج كعمود بيانات".
- أضف عناصر تحكم إلى النموذج الذي سيتم استخدامه لتحديد معلمات التقرير. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون مربع تحرير وسرد أو مربعات اختيار أو حقل نصي.
- تخصيص خصائص عناصر التحكم في النموذج وفقا لمتطلباتك. على سبيل المثال ، قم بتعيين قيم لقائمة تحديد أو قم بتعيين القيمة الأصلية لحقل نصي.
- إنشاء تقرير التي سيتم استخدامها لعرض النتائج مع المعلمات المحددة. للقيام بذلك ، حدد علامة التبويب "إنشاء" في شريط القائمة وحدد "الإبلاغ كورقة بيانات" أو "الإبلاغ كعمود بيانات".
- في التقرير ، حدد علامة التبويب إنشاء في شريط القائمة وحدد خيارات. في النافذة التي تظهر ، حدد معلمات التقرير التي سيتم ربطها بعناصر التحكم في النموذج.
- انقر بزر الماوس الأيمن على عناصر التحكم في النموذج وحدد" ربط التحكم " من قائمة السياق. حدد معلمة التقرير المناسبة التي سيتم ربطها بعنصر التحكم هذا.
- كرر الخطوة 6 لكل عنصر تحكم تريد ربطه بمعلمات التقرير.
- احفظ النموذج والتقرير.
الآن بعد أن أصبح لديك نموذج مرتبط بالتقرير ، يمكنك استخدام هذا النموذج لتحديد المعلمات المطلوبة وعرض النتائج في التقرير. عند تغيير المعلمات في النموذج ، سيتم تحديث التقرير تلقائيا ، مع عرض المعلومات المحددة فقط.
تكوين معلمات التقرير
تسمح معلمات التقرير للمستخدم بتخصيص المعلومات المعروضة في التقرير بمرونة. في ميكروسوفت أسيس ، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير مع معلمة بحيث يمكن للمستخدم تحديد القيم المطلوبة قبل تنفيذه. يوجد أدناه دليل مفصل حول تكوين معلمات التقرير في الوصول.
الخطوة 1: افتح قاعدة البيانات في ميكروسوفت أسيس وإنشاء تقرير جديد.
الخطوة 2: في وضع مصمم التقرير ، حدد الحقول المطلوبة وضعها في التقرير.
الخطوة 3: في شريط الأدوات ، حدد علامة التبويب خيارات.
الخطوة 4: انقر فوق الزر" خيارات "وفي النافذة التي تفتح ، انقر فوق الزر" إضافة".
الخطوة 5: أدخل اسم المعلمة وحدد نوع البيانات.
الخطوة 6: حدد المربع بجوار خيار المجلد لعرض المعلمة في مربع الحوار قبل تنفيذ التقرير.
الخطوة 7: انقر فوق موافق لحفظ إعدادات المعلمة.
الآن بعد أن يحتوي التقرير على معلمة ، يمكنك تكوينها قبل تنفيذها.:
- افتح التقرير في وضع عرض العرض أو الترميز.
- انقر فوق الزر" خيارات " في شريط أدوات التقرير.
- في مربع الحوار الذي يفتح ، أدخل قيم المعلمات وانقر فوق موافق.
سيتم استخدام المعلمة عند تنفيذ التقرير وعرض فقط تلك السجلات التي تفي بقيم المعلمات المحددة. سيتمكن المستخدم من تغيير قيم المعلمات في كل مرة قبل تنفيذ التقرير.
تكوين المعلمات التقرير في ميكروسوفت أسيس يسمح لك لخلق أداة مرنة ومريحة لتحليل وتقديم البيانات. سيتمكن المستخدمون من تخصيص التقارير بسهولة وفقا لاحتياجاتهم وتلقي المعلومات الضرورية فقط. حاول استخدام معلمات التقرير في قاعدة بيانات الوصول الخاصة بك وتحسين راحة العمل مع التقارير.
إنشاء تقرير مع المعلمة المحددة
لإنشاء تقرير باستخدام المعلمة المحددة في الوصول ، تحتاج إلى إنشاء استعلام يقوم بتصفية البيانات وإرسالها إلى التقرير.
فيما يلي خطوات إنشاء تقرير باستخدام المعلمة المحددة في الوصول:
- افتح الوصول وحدد قاعدة البيانات التي تريد إنشاء التقرير فيها.
- انتقل إلى علامة التبويب" إنشاء "وحدد"تقرير".
- حدد الجداول أو الاستعلامات التي تريد استخدامها في التقرير وانقر فوق موافق.
- في علامة التبويب الموقع ، حدد الطريقة التي تريد بها عرض البيانات في التقرير-حسب المجموعة أو في جدول متقاطع.
- انتقل إلى علامة التبويب خيارات وانقر فوق الزر إنشاء بجوار المعلمة التي تريد استخدامها في التقرير.
- أدخل اسم المعلمة وحدد نوع البيانات.
- انقر فوق "موافق" وأغلق نافذة الخيارات.
- تخصيص تصميم التقرير في علامة التبويب تنسيق. يمكنك إضافة عنوان وأسماء الأعمدة والحسابات المختلفة وما إلى ذلك.
- احفظ التقرير وأغلق وضع الإنشاء.
الآن لديك تقرير مع المعلمة المحددة في الوصول. في كل مرة تقوم فيها بإنشاء تقرير ، ستتلقى بيانات تمت تصفيتها وفقا للمعلمة المحددة. يتيح لك ذلك تغيير محتوى التقرير بمرونة دون تغيير التقرير نفسه.
طباعة التقرير أو في شكل آخر
بعد إنشاء تقرير مع المعلمة في أسيس ، يمكنك طباعته أو حفظه في شكل آخر ، على سبيل المثال ، في بدف أو هتمل.
لطباعة التقرير في الوصول ، يجب اتباع الخطوات التالية:
- حدد التقرير مع المعلمة التي تريد طباعتها.
- انقر فوق الزر" طباعة " الموجود في شريط الأدوات العلوي.
- حدد خيارات الطباعة المطلوبة ، مثل الطابعة وعدد النسخ ونطاق الصفحات.
- انقر فوق الزر" طباعة " لطباعة التقرير.
إذا كنت تريد حفظ التقرير بتنسيق مختلف ، فستحتاج إلى تنفيذ تسلسل مختلف قليلا من الإجراءات:
- حدد التقرير مع المعلمة التي تريد حفظها بتنسيق مختلف.
- انقر فوق الزر" إرسال " الموجود في شريط الأدوات العلوي.
- حدد التنسيق المطلوب الذي تريد حفظ التقرير (على سبيل المثال ، بدف ، هتمل أو إكسيل).
- حدد مكان حفظ الملف وأدخل اسمه.
- انقر فوق الزر" حفظ " لحفظ التقرير بالتنسيق المحدد.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، ستتم طباعة التقرير أو حفظه بالتنسيق المحدد.
| الشكل | |
|---|---|
| بدف الوصف | تنسيق يحفظ التقرير كملف بدف يمكن عرضه وطباعته وتوزيعه دون تغيير التنسيق الأصلي. |
| أتش تي أم أل | تنسيق يحفظ التقرير كصفحة هتمل يمكن فتحها في مستعرض ويب وتوزيعها عبر الإنترنت. |
| إكسل | تنسيق يحفظ التقرير كجدول بيانات إكسل ، مما يسمح بمزيد من التحرير والتحليل للبيانات. |
الآن أنت تعرف كيفية طباعة التقرير أو حفظه بتنسيق آخر في الوصول مع المعلمة.
سؤال وجواب
ما هو تقرير مع معلمة في الوصول?
التقرير الذي يحتوي على معلمة في الوصول هو تقرير يسمح للمستخدم بتعيين معلمات لتصفية البيانات في التقرير. يمكن استخدام المعلمة لتحديد نطاق زمني محدد أو قيمة محددة أو أي شرط آخر تريد تطبيقه على التقرير.
كيف يمكنني استخدام تقرير مع معلمة في الوصول?
لاستخدام تقرير مع معلمة في الوصول ، تحتاج إلى فتح التقرير وإدخال معلمات التصفية. بعد إدخال المعلمات ، سيتم تحديث التقرير وسيعرض فقط البيانات التي تتوافق مع المعلمات المحددة. على سبيل المثال ، إذا كان التقرير يحتوي على خيار للتصفية حسب التواريخ ، فيمكنك إدخال نطاق زمني محدد ، وسيعرض التقرير البيانات المقابلة لهذا النطاق فقط. يمكن تغيير المعلمات في أي وقت وسيتم تحديث التقرير تلقائيا ببيانات جديدة.
كيف يمكنني تغيير المعلمات التصفية في تقرير مع معلمة في الوصول?
لتغيير معلمات التصفية في تقرير مع معلمة في الوصول ، تحتاج إلى فتح التقرير وتحرير قيمة المعلمة. يمكن القيام بذلك عن طريق النقر على عنصر التحكم المرتبط بالمعلمة وتغيير قيمتها. على سبيل المثال ، إذا كانت معلمة تصفية التقرير عبارة عن حقل نصي ، فيمكنك تغيير قيمة هذا الحقل لتعيين معلمات تصفية جديدة.
كيف يمكنني إزالة معلمة من تقرير في الوصول?
لإزالة معلمة من تقرير في الوصول ، افتح التقرير في وضع التخطيط ، وحدد عنصر التحكم المرتبط بالمعلمة ، وحذفه. بعد حذف عنصر التحكم ، سيتم أيضا حذف المعلمة من التقرير. إذا تم استخدام المعلمة لتصفية البيانات ، فبعد حذف المعلمة ، سيعرض التقرير جميع البيانات بدون أي عوامل تصفية.