إكسل هو أداة قوية تسمح لنا لتنظيم وتحليل البيانات. تتمثل إحدى طرق جعل الجدول أكثر سهولة في الاستخدام في إضافة قائمة منسدلة لتحديد قيم معينة.
ومع ذلك ، افتراضيا ، إكسيل يضيف مسافات قبل كل قيمة في القائمة ، والتي ليست دائما مريحة. ولكن هناك طريقة لتجنب هذه المشكلة وإنشاء قائمة منسدلة بدون مسافات.
للقيام بذلك ، تحتاج إلى استخدام وظيفة تسلسل (أو & ، في حالة إكسيل 2016). تتيح لك إضافة هذه الوظيفة قبل قيمة في القائمة إزالة المسافات الموجودة أمامها.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك قائمة من القيم "التفاح" ، "الموز" ، "الكرز" ، ثم بدلا من كتابة كل قيمة مفصولة بفاصلة وإضافة مسافة قبل كل كلمة ، يمكنك ببساطة استخدام وظيفة تسلسل أو &:
سلسلة ("التفاح" ، "الموز" ، "الكرز")
- كيفية إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل
- العمل مع وظيفة "التحقق من البيانات"
- باستخدام مجموعة "قائمة القيم المقبولة"
- إنشاء قوائم منسدلة باستخدام الصيغ
كيفية إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل
لإنشاء قائمة منسدلة ، اتبع هذه الخطوات البسيطة:
- افتح إكسيل وحدد الخلية التي تريد إنشاء قائمة منسدلة فيها.
- انتقل إلى علامة التبويب" البيانات " في القائمة العلوية.
- في مجموعة "أدوات البيانات" ، حدد خيار" التحقق من صحة البيانات".
- يفتح مربع الحوار التحقق من صحة البيانات. في علامة التبويب الإعدادات ، حدد خيار القائمة في حقل نوع الاختيار.
- في الحقل المصدر ، أدخل قيم القائمة المنسدلة مفصولة بفواصل أو ارتباط إلى نطاق من الخلايا يحتوي على قيم القوائم.
- انقر فوق موافق لإنهاء إنشاء القائمة.
الآن ، عند النقر فوق خلية تحتوي على قائمة منسدلة ، سيطلب منك تحديد إحدى القيم المحددة مسبقا. يمكنك أيضا توسيع القائمة بالنقر فوق السهم داخل الخلية.
إذا كنت بحاجة إلى تغيير القائمة ، فانتقل إلى علامة التبويب" البيانات "، وحدد الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة ، وانقر على خيار" التحقق من صحة البيانات "في مجموعة" أدوات البيانات "وقم بإجراء التغييرات اللازمة في مربع الحوار" التحقق من صحة البيانات".
الآن أنت تعرف كيفية إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل واستخدامها للحد من القيم المتاحة في الجدول أو النموذج.
العمل مع وظيفة "التحقق من صحة البيانات"
يقلل استخدام هذه الوظيفة من احتمالية حدوث أخطاء مرتبطة بإدخال بيانات غير صحيح ويجعل العمل مع الجداول أكثر كفاءة. في وظيفة التحقق من صحة البيانات ، يمكنك تحديد قيود مختلفة ، مثل نطاق رقمي أو قائمة بالقيم المقبولة أو تنسيق بيانات.
لاستخدام ميزة التحقق من صحة البيانات ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد الخلية أو نطاق الخلايا التي تريد تطبيق التحقق من صحة البيانات فيها.
- افتح علامة التبويب البيانات على شريط أدوات إكسيل.
- انقر فوق الزر" التحقق من صحة البيانات "في مجموعة" أدوات البيانات".
- في نافذة" إعدادات التحقق من صحة البيانات "التي تظهر ، حدد النوع المطلوب من التحقق من صحة البيانات (على سبيل المثال ، "الرقم") وحدد معلمات التقييد المناسبة.
- انقر فوق الزر" موافق " لتطبيق التحقق من صحة البيانات على الخلايا المحددة.
إذا كانت القيمة المدخلة لا تفي بالحدود المحددة ، سيعرض إكسيل رسالة خطأ ولن يسمح لك بحفظ البيانات. هذا يساعد على التحكم في صحة القيم المدخلة وتجنب الأخطاء في الجداول.
يمكن أيضا استخدام وظيفة" التحقق من صحة البيانات " لإنشاء قوائم منسدلة بدون مسافات. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تحديد قائمة بالقيم الصالحة لخلية ، فيمكنك استخدام وظيفة "التحقق من صحة البيانات" مع قائمة بالقيم داخل خلية أو نطاق من الخلايا. سيوفر هذا للمستخدم وصولا مريحا وسريعا إلى القيم الصالحة دون إمكانية إدخال قيم أخرى.
خاتمة:
- وظيفة "التحقق من صحة البيانات" في إكسيل يسمح لك للسيطرة والحد من القيم التي تم إدخالها في الخلايا.
- يساعد على تقليل احتمالية الأخطاء وجعل العمل مع الجداول أكثر كفاءة.
- لاستخدام هذه الوظيفة ، تحتاج إلى تحديد خلية أو نطاق من الخلايا ، وفتح علامة التبويب البيانات والنقر فوق الزر التحقق من صحة البيانات.
- تتيح لك ميزة التحقق من صحة البيانات أيضا إنشاء قوائم منسدلة بدون مسافات.
باستخدام مجموعة "قائمة القيم المقبولة"
لاستخدام هذه المجموعة ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد الخلية أو نطاق الخلايا التي تريد إنشاء قائمة منسدلة فيها.
- انتقل إلى علامة التبويب" البيانات " أعلى الشاشة.
- انقر فوق الزر" التحقق من البيانات".
- في النافذة التي تفتح ، حدد علامة التبويب" قائمة " في الأعلى.
- في الحقل المصدر ، أدخل قائمة بالقيم مفصولة بفواصل أو تشير إلى نطاق من الخلايا التي تحتوي على قيم.
- انقر فوق الزر" موافق " لتأكيد التغييرات.
بعد إكمال هذه الخطوات ، ستظهر قائمة منسدلة لخلية أو نطاق من الخلايا يحتوي على القيم المحددة في حقل المصدر. سيتمكن المستخدم من تحديد واحدة فقط من هذه القيم ، مما يضمن دقة البيانات واتساقها.
تكون مجموعة "قائمة القيم المقبولة" مفيدة بشكل خاص عندما تحتاج إلى تعيين حدود لبيانات الإدخال ، على سبيل المثال ، عند تحديد فئة أو منطقة أو حالة. فهو يساعد على تجنب الأخطاء وتبسيط عملية العمل مع جدول بيانات في إكسيل ، مما يجعلها أكثر ملاءمة ومفهومة للمستخدمين.
إنشاء قوائم منسدلة باستخدام الصيغ
إذا كنت بحاجة إلى إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل بدون مسافات ، يمكنك استخدام الصيغ. إليك كيفية القيام بذلك:
الخطوة 1: أدخل قائمة القيم التي ستتألف منها القائمة المنسدلة في عمود منفصل. على سبيل المثال ، قد تكون القائمة في العمود أ.
الخطوة 2: قم بإنشاء نطاق مسمى لقائمة القيم هذه. للقيام بذلك ، حدد قائمة القيم وانقر فوق الصيغ Define تعريف الاسم. أدخل اسما للنطاق وانقر فوق موافق.
الخطوة 3: في الخلية التي يجب أن توجد بها القائمة المنسدلة ، استخدم وظيفة التحقق من الصحة. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية ، وحدد التحقق من صحة البيانات ، ثم حدد نوع القائمة كقائمة وفي حقل المصدر أدخل الصيغة =اسم النطاق ، حيث يكون اسم النطاق هو اسم النطاق المحدد في الخطوة 2.
الخطوة 4: الآن ، عند تحديد خلية بقائمة منسدلة ، سيتم فرض قيود على هذه الخلية ، بحيث يمكنك تحديد القيم فقط من القائمة.
باستخدام هذه الخطوات ، يمكنك إنشاء قوائم منسدلة بدون مسافات في إكسيل والعمل مع البيانات بسهولة. باستخدام الصيغ ، يمكنك أيضا ملء القائمة تلقائيا ، على سبيل المثال ، بناء على نطاق مختلف من القيم أو مع مراعاة شروط معينة.