إكسيل هو أداة قوية للعمل مع البيانات ، واحدة من ميزاته المفيدة هي القدرة على تحديث البيانات تلقائيا من مصادر خارجية. يتيح لك ذلك مواكبة أحدث التغييرات وتوفير الوقت في تحديث المعلومات يدويا.
لإعداد تحديثات البيانات التلقائية ، تحتاج إلى معرفة مصدر البيانات الذي تريد استخدامه. مصدر البيانات الأكثر شيوعا هو قاعدة بيانات سكل سيرفر. للاتصال بقاعدة بيانات سكل سيرفر ، يجب أن تعرف عنوان الخادم واسم قاعدة البيانات وبيانات اعتماد تسجيل الدخول.
بعد الاتصال بقاعدة بيانات سكل سيرفر ، يمكنك تحديد الجدول أو الاستعلام الذي تريد استخراج البيانات منه. في إكسيل ، يمكنك تحديد وضع" استيراد البيانات "أو" ربط البيانات " للوصول إلى إعدادات التحديث التلقائي للبيانات.
بعد تحديد مصدر البيانات وتعيين وضع التحديث التلقائي ، يمكنك تحديد عدد مرات تحديث البيانات. يمكنك اختيار خيارات تتراوح من كل دقيقة إلى كل شهر ، أو استخدام الجدول الزمني الخاص بك لإعداد فترات زمنية محددة.
- كيفية تحديث البيانات في إكسيل: تعليمات مفصلة
- التحضير لتحديث البيانات تلقائيا في إكسيل
- إعداد تحديثات البيانات التلقائية في إكسيل
- التحقق من وجود تحديثات تلقائية للبيانات في إكسيل
كيفية تحديث البيانات في إكسيل: تعليمات مفصلة
يمكن أن يكون تحديث البيانات في إكسيل مفيدا وضروريا في كثير من الحالات. سيسمح لك ذلك بحفظ البيانات المحدثة في الجدول ، بالإضافة إلى تلقي معلومات جديدة تلقائيا من مصادر مختلفة. في هذا البرنامج التعليمي المفصل ، وسوف اقول لكم عن عدة طرق لتحديث البيانات في إكسيل.
1. تحديث البيانات باستخدام وظائف إكسيل المضمنة:
تقدم إكسل العديد من الوظائف المضمنة التي تسمح لك لتحديث البيانات في الجدول تلقائيا. بعض منهم تشمل:
- تحديث: يقوم هذا الخيار بتحديث البيانات في خلية محددة أو نطاق من الخلايا. لاستخدام هذه الوظيفة ، انقر بزر الماوس الأيمن على خلية أو نطاق ، ثم حدد "تحديث" من قائمة السياق.
- تحديث الجدول بأكمله: تتيح لك هذه الوظيفة تحديث جميع البيانات ذات الصلة في الجدول. لاستخدام هذه الميزة ، انقر بزر الماوس الأيمن على الجدول وحدد" تحديث الجدول بأكمله " من قائمة السياق.
2. تحديث البيانات من مصادر خارجية:
بالإضافة إلى وظائف إكسيل المضمنة ، يمكنك تحديث البيانات في الجدول من مصادر خارجية مختلفة ، مثل قواعد البيانات أو صفحات الويب أو الملفات الأخرى. للقيام بذلك ، سوف تحتاج إلى استخدام أدوات إكسيل الخاصة ، مثل "الحصول على البيانات الخارجية" أو "وصلة إلى الميزانية". تتيح لك هذه الأدوات إعداد التنزيلات التلقائية وتحديثات البيانات من مصادر محددة.
3. باستخدام وحدات الماكرو ورمز فبا:
إذا كنت بحاجة إلى تنفيذ إجراءات أكثر تعقيدا لتحديث البيانات في إكسيل ، يمكنك استخدام وحدات الماكرو أو رمز فبا. يتم تسجيل وحدات الماكرو تسلسل الأوامر التي يمكن تشغيلها في إكسيل لأتمتة مهام معينة. رمز فبا يسمح لك لإنشاء برامج أكثر تعقيدا والبرامج النصية للعمل مع البيانات في إكسيل.
4. تحديثات منتظمة للبيانات:
للحفاظ على تحديث البيانات في الجدول ، يمكنك إعداد تحديثات منتظمة للبيانات. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام وظيفة جدولة المهام في نظام التشغيل ، والتي سيتم تشغيل جدول بيانات إكسل الخاص بك على جدول زمني وتحديث البيانات تلقائيا.
في الختام ، يوفر تحديث البيانات في إكسيل العديد من الفرص لأتمتة عملك مع الجداول. يمكنك استخدام وظائف مدمجة ، والعمل مع مصادر خارجية ، وإنشاء وحدات الماكرو واستخدام رمز فبا. تحتاج فقط إلى اختيار الطريقة المناسبة لاحتياجاتك الخاصة.
التحضير لتحديث البيانات تلقائيا في إكسيل
قبل إعداد التحديث التلقائي للبيانات في إكسيل ، تحتاج إلى تنفيذ عدة خطوات أولية للتأكد من أن العملية تعمل بشكل صحيح.
- تأكد من تثبيت أحدث إصدار من إكسيل.
- افتح ملف البيانات الذي تريد التحديث التلقائي.
- تأكد من أن البيانات الموجودة في الملف منظمة بشكل صحيح وجاهزة للتحديث التلقائي.
- تأكد من تطابق أسماء الأعمدة والصفوف مع البيانات.
- تحقق من تحديد جميع الصيغ والروابط إلى الخلايا الأخرى بشكل صحيح.
- تأكد من أن البيانات التي تريد التحديث التلقائي موجودة في نطاق معين من الخلايا.
- القضاء على الأخطاء المحتملة أو عدم الدقة في البيانات.
- تعيين المعلمات لتحديث البيانات التلقائي.
- حدد الخلية أو نطاق الخلايا التي سيتم عرض البيانات المحدثة فيها.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الخلايا المحددة وحدد"خصائص الخلية".
- في مربع الحوار خصائص الخلية ، حدد علامة التبويب البيانات.
- في قسم" تحديث البيانات "، حدد"تحديث البيانات تلقائيا".
- اضبط التردد المطلوب لتحديثات البيانات (كل دقيقة ، كل ساعة ، كل يوم ، إلخ.).
- تحقق من أن التحديث التلقائي للبيانات يعمل بشكل صحيح.
- احفظ التغييرات على الملف.
- أغلق الملف وافتحه مرة أخرى.
- انتظر حتى يحدث تكرار تحديث البيانات المحدد وتحقق من تحديث البيانات تلقائيا في الخلايا المحددة.
إذا كانت عملية التحديث التلقائي للبيانات لا تعمل أو لم يتم تحديث البيانات بشكل صحيح ، فتحقق مرة أخرى من إعدادات التحديث التلقائي وبنية البيانات في الملف.
أنت الآن جاهز لإعداد تحديثات البيانات التلقائية في إكسيل وتتبع القيم الحالية في ملفك بسهولة.
إعداد تحديثات البيانات التلقائية في إكسيل
إذا تم تحديث بيانات إكسيل الخاصة بك باستمرار وتحتاج إلى معلومات محدثة ، فإن إعداد تحديثات البيانات التلقائية يمكن أن يبسط عملك إلى حد كبير. فيما يلي إرشادات لإعداد تحديثات البيانات التلقائية في إكسيل.
- افتح ملف إكسيل الذي يحتوي على البيانات التي تريد تحديثها تلقائيا.
- حدد الخلية التي تريد إدراج البيانات فيها.
- في شريط الأدوات ، حدد علامة التبويب" البيانات "، ثم في مجموعة" الحصول على البيانات الخارجية "، انقر فوق الزر" تحديث كل شيء".
- في النافذة التي تظهر ، حدد مصدر البيانات الذي تريد تحديثه تلقائيا. يمكن أن يكون ملفا أو قاعدة بيانات أو صفحة ويب.
- تكوين إعدادات تحديث البيانات. يمكنك تحديد وتيرة التحديثات التلقائية للبيانات ، وتحديد مستخدم وكلمة مرور للوصول إلى مصدر البيانات ، وإجراء إعدادات أخرى حسب الضرورة.
- قم بتأكيد الإعدادات وانقر فوق موافق.
- تحقق من تشغيل التحديث التلقائي للبيانات عن طريق عرض محتويات الخلية المحددة. إذا تم تكوين كل شيء بشكل صحيح ، فيجب تحديث البيانات تلقائيا في الفاصل الزمني المحدد.
الآن لديك ما يصل إلى تاريخ البيانات في إكسيل ، والتي يتم تحديثها تلقائيا وفقا للإعدادات الخاصة بك. هذا سيوفر لك الوقت وتأكد من أن المعلومات الخاصة بك هو دائما حتى الآن.
التحقق من وجود تحديثات تلقائية للبيانات في إكسيل
هناك عدة طرق للتحقق من التحديث التلقائي للبيانات في إكسيل.
1. الطريقة الأولى هي التحقق من وقت آخر تحديث للبيانات. للقيام بذلك ، افتح ملف البيانات ، ثم انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وحدد "بيانات جديدة". في القائمة التي تفتح ، حدد" خصائص البيانات الخارجية "وفي علامة التبويب" البيانات " ، تحقق من وقت التحديث الأخير. إذا كان الوقت يتوافق مع الوقت الحالي أو قريب منه ، فسيتم تحديث البيانات تلقائيا.
2. الطريقة الثانية هي التحقق من محتويات البيانات. إذا تم تحديث البيانات تلقائيا ، فبعد فتح الملف ، يجب عرضها في حالة محدثة. تحقق من عرض جميع القيم والصيغ بشكل صحيح وتتوافق مع أحدث البيانات المحدثة.
3. الطريقة الثالثة هي التحقق من وجود أخطاء أثناء التحديث التلقائي. إذا تم تكوين التحديث التلقائي للبيانات بشكل غير صحيح أو كانت هناك أي مشاكل في تحديثها ، فقد يصدر إكسيل رسائل خطأ. تأكد من عدم وجود أخطاء عند تحديث البيانات تلقائيا وأن عملية التحديث تتم بسلاسة.
وتجدر الإشارة إلى أن التحقق من التحديث التلقائي للبيانات في إكسيل قد يعتمد على إصدار البرنامج المستخدم وطريقة تكوين التحديث التلقائي. للتأكد من صحة الإعدادات ، يوصى بدراسة الوثائق ذات الصلة أو الاتصال بأخصائي.