أرشفة ملفات اكسل هي واحدة من أهم المهام لمستخدمي هذا البرنامج. بعد كل شيء ، إذا حدث شيء ما لملفك ، فقد تفقد جميع بياناتك وساعات طويلة من العمل الشاق. لذلك ، من المهم جدا معرفة كيفية أرشفة ملفات إكسيل بحيث يمكنك دائما استعادة ملف تالف أو العودة إلى إصدار سابق.
في هذه المقالة ، سوف ننظر في 4 طرق بسيطة لأرشفة ملفات إكسيل. سوف تتعلم كيفية استخدام وظائف إكسيل المضمنة ، واستخدام برامج طرف ثالث ، وحل المشكلة مع قيود حجم ملف إكسيل. سننظر أيضا في مشكلة الأمان ونوضح كيفية حماية ملفاتك من الوصول غير المصرح به.
بغض النظر عن عدد المرات التي تعمل فيها مع ملفات إكسيل ، فإن الأرشفة هي القاعدة الأساسية للوصول إلى البيانات. سيساعدك استخدام طرق أرشفة بسيطة وموثوقة على تجنب المتاعب والحفاظ على أمان عملك.
دعنا ننتقل إلى الطريقة الأولى لأرشفة ملفات إكسيل.
- استخدام المدمج في أدوات إكسيل
- استخدام برنامج ينرر
- استخدم أرشيفي 7 زيب
- استخدم خدمة جوجل درايف
- أرشفة الملفات عبر التخزين السحابي
- استخدام الخدمات عبر الإنترنت للأرشفة
- اختر طريقة الأرشفة بناء على احتياجاتك
استخدام المدمج في أدوات إكسيل
يوفر إكسيل العديد من الأدوات المضمنة لأرشفة الملفات. فيما يلي بعض الطرق البسيطة:
| الطريق | الوصف |
|---|---|
| حفظ ملف في التنسيق .زلسكس | إكسل يحفظ الملفات في شكل افتراضيا.زلسكس ، وهو الشكل القياسي ل إكسيل. يوفر هذا التنسيق بالفعل بعض ضغط البيانات ، مما يوفر مساحة على القرص. |
| باستخدام وظيفة "حفظ باسم" | إكسيل يسمح لك لحفظ ملف في أشكال مختلفة ، بما في ذلك .زلس, .كسف, .قوات الدفاع الشعبي وغيرها. يمكنك اختيار التنسيق الأنسب لأرشفة ملفك. |
| إنشاء أرشيف مضغوط محمي بكلمة مرور | اكسل يسمح لك لإنشاء محفوظات الرمز البريدي محمية بكلمة مرور التي يمكن أن تحتوي على واحد أو أكثر من الملفات. يمكنك إنشاء أرشيف مضغوط من ملف إكسل وتعيين كلمة مرور لضمان خصوصية البيانات. |
| باستخدام المدمج في ويندوز أرشيفي | يحتوي ويندوز على أرشيفي مدمج يمكن استخدامه لضغط الملفات وأرشفتها ، بما في ذلك ملفات إكسيل. يمكنك تحديد ملفات إكسيل ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد" إرسال "ثم"أرشيف". سيؤدي هذا إلى إنشاء أرشيف مضغوط يحتوي على الملفات المحددة. |
باستخدام المدمج في أدوات إكسيل لأرشفة الملفات يوفر الراحة والبساطة. يمكنك اختيار الطريقة الأنسب حسب احتياجاتك وتفضيلاتك.
استخدام برنامج ينرر
لأرشفة ملف إكسل باستخدام وينرار ، اتبع الخطوات التالية:
- تحميل وتثبيت برنامج ينرر من الموقع الرسمي للمطور.
- افتح وينرار وابحث عن ملف إكسيل الذي تريد أرشفته.
- حدد الملف بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد خيار" إضافة إلى الأرشيف".
- في النافذة التي تفتح ، قم بتكوين إعدادات الأرشفة ، مثل تنسيق الأرشيف وطريقة الضغط وكلمة المرور وخيارات أخرى.
- انقر فوق "موافق" لبدء عملية الأرشفة.
بعد الأرشفة كاملة, سوف تتلقى ملف مع .رر أو التمديد.الرمز البريدي ، وهو أرشيف ملف اكسل الخاص بك. وبالتالي ، يمكنك تخزين ونقل ملفات إكسيل بسهولة باستخدام برنامج وينرار.
استخدم أرشيفي 7 زيب
لأرشفة ملف إكسل باستخدام 7 زيب ، اتبع الخطوات التالية:
خطوة 1: تحميل وتثبيت 7 زيب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك العثور عليه على الموقع الرسمي للمطور وتنزيله مجانا.
الخطوة 2: تشغيل 7 زيب والعثور على ملف إكسيل الذي تريد أرشفته.
الخطوة 3: حدد ملف اكسل ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد الخيار "إضافة إلى الأرشيف" من قائمة السياق.
الخطوة 4: في النافذة التي تفتح ، قم بتكوين إعدادات الأرشفة. حدد اسم الأرشيف وتنسيقه ، وحدد المسار لحفظ الأرشيف وقم بتعيين مستوى الضغط المطلوب.
الخطوة 5: انقر فوق الزر" موافق " وانتظر حتى تكتمل عملية الأرشفة. عند الانتهاء بنجاح ، سوف تتلقى ملف اكسل المؤرشفة التي يمكن توزيعها بسهولة وتخزينها.
باستخدام 7 زيب لأرشفة ملفات إكسيل يوفر لك وسيلة مريحة لإدارة وحماية البيانات الخاصة بك. بفضل واجهة بسيطة وميزات قوية من أرشيفي ، يمكنك أرشفة جهد وفك ضغط ملفات إكسيل في تقديركم.
استخدم خدمة جوجل درايف
لأرشفة ملف إكسل باستخدام محرك جوجل ، وسوف تحتاج إلى إنشاء حساب جوجل إذا لم يكن لديك بالفعل واحدة. ثم قم بتسجيل الدخول إلى حسابك وافتح محرك جوجل.
انقر على زر" تحميل " وحدد ملف إكسيل الذي تريد أرشفته. سيتم تحميل الملف إلى محرك جوجل الخاص بك.
الآن ، لإنشاء أرشيف ، بمناسبة ملف اكسل عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على ذلك. في قائمة السياق ، حدد"تنزيل". سوف محرك جوجل تلقائيا إنشاء أرشيف مع الملف المحدد.
قم بتنزيل الأرشيف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك واحفظه في المجلد الذي تحتاجه. يتم أرشفة ملف اكسل الخاص بك الآن وعلى استعداد ليتم إرسالها أو تخزينها.
أرشفة الملفات عبر التخزين السحابي
إذا كان لديك الوصول إلى سحابة التخزين مثل محرك جوجل ، دروببوإكس أو ون درايف ، ثم أرشفة ملفات إكسيل يصبح أكثر سهولة. تحتاج فقط إلى تحميل ملفك إلى التخزين المطلوب وإعداد حقوق الوصول.
عندما يتم تحميل ملفك إلى التخزين السحابي ، يمكنك إنشاء نسخة مؤرشفة لحفظ جميع إصدارات ملفك. في الممارسة العملية ، هذا يعني أنه يمكنك العودة إلى الإصدارات السابقة من الملف إذا لزم الأمر.
لإنشاء أرشيف للنسخ 1 والنسخ 2 وما إلى ذلك ، ما عليك سوى نسخ ملفك وإضافة الاسم المناسب. على سبيل المثال ، فيلمي_كوبي1.زلسكس ، فيلمي_كوبي2.زلسكس وهلم جرا.
يوفر التخزين السحابي أيضا مزامنة تلقائية للملفات بين الأجهزة المختلفة. هذا يعني أنه إذا قمت بإجراء تغييرات على ملف على جهاز واحد ، فإنها تنعكس تلقائيا على الأجهزة الأخرى. بهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن لديك دائما أحدث إصدار من ملفك.
بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك التخزين السحابي مشاركة الملفات مع مستخدمين آخرين بسهولة بالغة. يمكنك توفير الوصول إلى الملف عن طريق البريد الإلكتروني أو إنشاء رابط لتنزيل الملف. هذا مناسب عندما تحتاج إلى مشاركة ملف مع الزملاء أو العملاء.
استخدام سحابة التخزين لأرشفة ملفات إكسيل يوفر الراحة والموثوقية وتحسين أمن البيانات الخاصة بك. لم تعد بحاجة إلى القلق بشأن فقدان ملفك أو إتلافه ، حيث سيكون متاحا دائما في السحابة. يوفر التخزين السحابي أيضا طبقة إضافية من حماية البيانات من خلال التشفير والمصادقة متعددة المستويات.
الآن بعد أن عرفت بعض الطرق البسيطة لأرشفة ملفات إكسيل ، يمكنك اختيار الطريقة الأكثر ملاءمة لك وضمان سلامة وأمن عملك. لا تنس إنشاء نسخ احتياطية منتظمة من الملفات المهمة لتجنب المفاجآت غير السارة.
استخدام الخدمات عبر الإنترنت للأرشفة
إذا لم تتمكن من تثبيت برنامج أرشفة ملفات إكسيل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو كنت تفضل ببساطة العمل في بيئة عبر الإنترنت ، يمكنك استخدام خدمات الأرشفة عبر الإنترنت.
هناك العديد من الخدمات عبر الإنترنت التي توفر القدرة على أرشفة ملفات إكسيل في بضع خطوات بسيطة. واحدة من الخدمات الأكثر شعبية هو محرك جوجل. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحميل ملف إكسيل إلى حساب محرك جوجل الخاص بك ، ثم حدد الخيار "تحميل باسم" وحدد تنسيق الأرشيف الذي تريد حفظ الملف.
خدمة شعبية أخرى لأرشفة ملفات إكسيل هو دروببوإكس. يمكنك تحميل ملف إكسل إلى حساب دروببوإكس الخاص بك ، ثم حدد الخيار "إنشاء رابط ملف" وإرسال هذا الرابط إلى جهات الاتصال الخاصة بك.
عادة ما تقدم خدمات الأرشفة عبر الإنترنت ميزات إضافية ، مثل الحماية بكلمة مرور أو القدرة على تعيين حد زمني لرابط تنزيل الأرشيف. هذه الخدمات هي أيضا مريحة للتعاون على ملفات اكسل مع مستخدمين آخرين ، لأنها تجعل من السهل لنقل المحفوظات.
اختر طريقة الأرشفة بناء على احتياجاتك
- ضغط في شكل مضغوط: هذه الطريقة هي الطريقة الأكثر شعبية وأسهل لأرشفة ملفات إكسيل. يسمح لك تنسيق الرمز البريدي بتقليل حجم الملف مع الحفاظ على هيكله ومحتوياته. إذا كان هدفك الرئيسي هو تقليل كمية البيانات ، فإن ضغط الرمز البريدي يعد اختيارا جيدا.
- حماية كلمة السر: إذا كان من المهم بالنسبة لك لضمان أمن البيانات ، يمكنك تشفير ملف اكسل مع كلمة مرور. في هذه الحالة ، سيتمكن المستخدمون الذين يعرفون كلمة المرور فقط من فتح الملف وتحريره. تذكر أنه من المهم استخدام كلمة مرور معقدة بما فيه الكفاية لضمان حماية موثوقة للمعلومات.
- تنسيق زلسكس: باستخدام تنسيق زلسكس يسمح لك لتحسين ملف إكسيل دون ضغط. عند حفظ ملف بتنسيق زلسكس ، يمكنك تقليل حجمه عن طريق حذف بعض المعلومات التي لا تؤثر على هيكله. يمكن أن يكون هذا مفيدا إذا لم تكن بحاجة إلى تخزين جميع البيانات ، ولكن من المهم بالنسبة لك الاحتفاظ بالهيكل الأساسي والتنسيق.
- باستخدام أرشيفي مع وظائف خاصة: إذا كنت بحاجة إلى وظائف أرشفة وإدارة ملفات إكسيل المتقدمة ، يمكنك استخدام أرشفة برامج خاصة. إنها توفر العديد من الميزات الإضافية مثل الضغط مع الإعدادات وإنشاء كلمة المرور وحتى إصدار الملفات.
في النهاية ، يعتمد اختيار طريقة الأرشفة على احتياجاتك. ضع في اعتبارك المستوى المطلوب لحماية البيانات وحجم الملف المطلوب وميزات البرامج المتاحة. بعد هذه التوصيات ، سوف تكون قادرا على اختيار أفضل طريقة أرشفة لملف إكسيل الخاص بك.