سطح المكتب هو المكان الذي تتم فيه معظم أعمالنا في المكتب أو في المنزل. لكن لسوء الحظ ، غالبا ما تصبح فوضى حقيقية مليئة بالعديد من القطع الأثرية التي تمنعنا من العمل بفعالية. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على 7 قطع أثرية شائعة لسطح المكتب ونشارك نصائح حول كيفية التعامل معها.
1. كومة من الأوراق
كومة من الأوراق هو على الارجح قطعة أثرية الأكثر شيوعا على سطح المكتب. يتراكم بمرور الوقت ويشغل مساحة كبيرة ، مما يجعل عملنا صعبا. للتعامل مع هذه المشكلة ، اقض "أياما ورقية" منتظمة: عرض المستندات وفرزها ، والتخلص من المستندات غير الضرورية ، وتنظيم الباقي في مجلدات أو ملفات.
2. مجموعة متنوعة من الكابلات
في الوقت الحاضر ، عندما نعمل مع العديد من الأجهزة الإلكترونية – أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأجهزة الشحن للأجهزة المحمولة – تتراكم الكثير من الكابلات على سطح المكتب. للتخلص منها ، استخدم منظمات الكابلات الخاصة أو ببساطة إرفاقها على الطاولة والجدار بشريط لاصق.
3. المجلدات والدفاتر الفارغة
يمكن أن تكون المجلدات وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الفارغة مفيدة ، ولكنها قد تشغل أيضا مساحة كبيرة على سطح المكتب. للتعامل مع هذه المشكلة ، قم بمراجعة مجلداتك ودفاتر ملاحظاتك بانتظام ، أو التخلص من المجلدات غير الضرورية أو نقلها إلى موقع تخزين آخر.
- 7 التحف سطح المكتب المشتركة وكيفية التعامل معها
- كومة تفيض من الأوراق
- أقلام وأقلام رصاص متناثرة عشوائيا
- دفتر ملاحظات أفقيا إلى الأبد
- مجموعة من المستندات غير المفتوحة
- كيفية التعامل معهم
7 التحف سطح المكتب المشتركة وكيفية التعامل معها
سطح المكتب هو المكان الذي يتم فيه قضاء معظم وقت العمل. غالبا ما تتراكم الأشياء والمواد المختلفة على سطحها ، مما قد يصرفك عن عملك. يمكن أن يؤدي حل مشكلة القطع الأثرية الشائعة على سطح المكتب إلى تحسين الإنتاجية وكفاءة العمل بشكل كبير.
الأسلاك غير المنظمة: يمكن أن تتشابك الأسلاك من الكمبيوتر والطابعة والشحن والأجهزة الأخرى وتخلق خطر التعثر والعطل.
الملحقات غير الضرورية: الأقلام القديمة والممحاة ومشابك الورق وغيرها من العناصر التي لا يتم استخدامها ، تشغل مساحة على سطح المكتب فقط ويمكن أن تشتت الانتباه عن العمل.
صور غير مرتبة: يمكن أن تضيف الصور العائلية والصور شخصية إلى سطح المكتب ، ولكن الكثير منها له تأثير سلبي على التركيز.
الأجهزة القديمة وغير الضرورية: يمكن لأجزاء الكمبيوتر التي لم تعد تستخدمها أن تشغل مساحة قيمة وتسبب فوضى غير سارة.
الحزم والحاويات الفارغة: يمكن أن يؤدي تخزين الحزم والحاويات الفارغة إلى ضخامة غير ضرورية على سطح المكتب.
الكثير من الأطباق: الأكواب والزجاجات والأكواب والأواني الأخرى غير الضرورية للعمل يمكن أن تسبب أيضا فوضى وتشتت الانتباه عن العمل.
لمكافحة القطع الأثرية الشائعة على سطح المكتب ، يوصى بإنشاء ترتيب مكاني واضح ومنظم. تنظيم الأوراق ، واستخدام منظمي الأسلاك ، والتخلص من العناصر غير الضرورية ، وترك سوى عدد قليل من الصور التي تحفزك ولا تتداخل مع التركيز. أيضا ، قم بإشراك الموظفين المتميزين في تنظيم أماكن العمل – سيكونون قادرين على مساعدتك في إنشاء مساحة عمل فعالة ومريحة.
كومة تفيض من الأوراق
واحدة من القطع الأثرية الأكثر شيوعا على سطح المكتب هو كومة تفيض من الأوراق. غالبا ما تتراكم الأوراق التي تحتوي على مهام وملاحظات ورسائل وتقارير ووثائق أخرى غير مكتملة في كل مكان وتخلق فوضى.
للتعامل مع كومة من الأوراق الفائضة ، يجب تطبيق التوصيات التالية:
- تنظيم الأوراق في كومة حسب الفئة. قسم الأوراق إلى مجموعات حسب النوع (على سبيل المثال ، المشاريع والمستندات المهمة والمهام). سيساعدك هذا في العثور على المستندات التي تحتاجها بشكل أسرع وأيضا جعل مساحة العمل أكثر ترتيبا.
- إزالة الأوراق غير الضرورية. انتقل من خلال كل ورقة وتحديد ما إذا كنت في حاجة إليها. إذا كان المستند قديما أو قديما أو لم يعد ذا صلة ، فتخلص منه دون ندم. سيساعد ذلك في تحرير مساحة وتقليل عدد الأوراق.
- حدد الأولويات للمهام غير المكتملة. إذا كانت لديك أوراق ذات مهام غير مكتملة ، فحدد الأولوية لكل منها وقم بتمييزها على الورقة. سيساعدك هذا على التركيز على أهم المهام وتجنب الإغفالات.
- استخدم الملفات والمجلدات لتخزين الأوراق. استخدم الملفات والمجلدات والمنظمين لتخزين الأوراق قدر الإمكان. ضع علامة على كل مجلد باسم الفئة المناسب ورتب الأوراق بالداخل. سيساعد ذلك في الحفاظ على مساحة العمل نظيفة ومرتبة.
- اختر سطح العمل المناسب. تأكد من أن لديك أسطح عمل كافية لاستيعاب الأوراق. إذا كان سطح العمل محدودا ، ففكر في استخدام ملفات رأسية أو أرفف ورقية خارجية.
- تنظيف وتنظيم أوراقك بانتظام. خذ وقتا كل أسبوع أو شهر لتنظيف وتنظيم أوراقك. امسح مساحة العمل من المستندات غير الضرورية وأعد فرز الأوراق المتبقية. سيساعد ذلك في الحفاظ على النظام ومنع تراكم الأوراق في المستقبل.
باتباع هذه التوصيات ، ستتمكن من التعامل مع كومة من الأوراق الفائضة على سطح المكتب وإنشاء مساحة عمل أكثر تنظيما وتنظيما.
أقلام وأقلام رصاص متناثرة عشوائيا
واحدة من القطع الأثرية الأكثر شيوعا على سطح المكتب هي الأقلام وأقلام الرصاص المتناثرة بشكل عشوائي. يمكن أن تخلق شعورا غير سار بالاضطراب وتتداخل مع التركيز في العمل. في هذا القسم ، سننظر في عدة طرق للتعامل مع هذه الأداة.
- تنظيم درج القرطاسية: تتمثل إحدى طرق حل هذه المشكلة في إنشاء درج أو حاوية خاصة للأقلام وأقلام الرصاص. سيؤدي ذلك إلى الاحتفاظ بها في مكان واحد وتقليل احتمالية انتشارها عبر سطح المكتب بشكل كبير.
- باستخدام المنظمين: يمكنك أيضا استخدام منظمي القرطاسية. إنها تسمح لك بتقسيم الأقلام وأقلام الرصاص إلى فئات ، مما يسهل العثور عليها وترتيبها.
- اختيار الأقلام وأقلام الرصاص الإضافية: غالبا ما يتراكم عدد كبير من الأقلام وأقلام الرصاص الإضافية وغير الضرورية على سطح المكتب. قم بإجراء فحص وتجاهل تلك التي بالكاد تستخدمها. سيساعد هذا في توفير مساحة وتبسيط إدارة اللوازم المكتبية.
- توزيع الأقلام وأقلام الرصاص حسب المناطق: حدد عدة مناطق على سطح المكتب ووزع الأقلام وأقلام الرصاص في هذه المناطق. على سبيل المثال ، يمكن تخصيص منطقة واحدة للأقلام ذات العجينة الزرقاء ، وأخرى لأقلام الرصاص ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا على التنقل بسهولة في القرطاسية وتجنب نثرها.
- أسبوع دون شراء أقلام وأقلام رصاص جديدة: إذا وجدت أن لديك الكثير من الأقلام وأقلام الرصاص على سطح المكتب ، فحاول أن تقصر نفسك على شراء أقلام جديدة. حدد هدفا يدوم أسبوعا دون شراء أي شيء جديد. سيسمح لك ذلك بإدراك مقدار القرطاسية التي لديك بالفعل والتحكم في تراكمها.
- الصيانة اليومية: وبالطبع لا تنسى الصيانة اليومية لسطح المكتب. بعد نهاية يوم العمل ، ضع الأقلام والأقلام المتناثرة في حاويات أو منظمين خاصين. وسوف يستغرق سوى بضع دقائق ، ولكنها سوف تساعدك على الحفاظ على سطح المكتب الخاص بك في النظام.
باستخدام هذه الأساليب البسيطة وبأسعار معقولة ، ستتمكن من التعامل مع الأقلام وأقلام الرصاص المتناثرة بشكل عشوائي على سطح المكتب الخاص بك وخلق بيئة عمل مريحة. حاول تطبيق هذه النصائح وستندهش من مقدار الوقت والطاقة التي يمكنك توفيرها في تنظيم مساحة العمل الخاصة بك.
دفتر ملاحظات أفقيا إلى الأبد
قطعة أثرية: يوجد دائما جهاز كمبيوتر محمول على سطح المكتب ، يتم تدويره أفقيا.
السبب: ربما يستخدم المستخدم هذا الكمبيوتر الدفتري للكتابة أو تدوين الملاحظات أو التخطيط ، ومن الأنسب له وضعه أفقيا للوصول السريع.
التأثيرات: قد يتسبب الوضع الأفقي للمفكرة في حدوث بعض المشكلات. أولا ، يمكن أن يشغل هذا الكمبيوتر الدفتري مساحة أكبر على سطح المكتب ، مما يقلل من كفاءته. ثانيا ، عند استخدام دفتر الملاحظات للكتابة ، هناك خطر فقدان المعلومات بسبب وضع الصفحة بشكل غير صحيح أو قلب دفتر الملاحظات.
الحل: للتعامل مع المفكرة الموضوعة أفقيا إلى الأبد ، يجب اتخاذ التدابير التالية:
- تقييم الحاجة إلى جهاز كمبيوتر محمول. ربما يمكن استبدال معظم وظائفه بأدوات التسجيل الإلكترونية مثل تطبيقات تدوين الملاحظات أو المجدولين.
- إذا كنت لا تزال بحاجة إلى جهاز كمبيوتر محمول ، فابحث عنه من الجانب الآخر. ربما تم اختيار الوضع الأفقي عن طريق العادة ، ويمكن تدوير دفتر الملاحظات بسهولة إلى وضع عمودي.
- إذا لم يكن سطح المكتب يحتوي على مساحة لجهاز كمبيوتر محمول مستلق ، فيمكنك استخدام حامل المفكرة أو وضعه في خلية على الرف بحيث يمكن الوصول إليه ولكن لا يتداخل مع سطح المكتب.
- اسمح لنفسك باستخدام طرق تسجيل مختلفة. يمكنك محاولة العمل مع الملاحظات في شكل إلكتروني أو استخدام الكثير من أجهزة الكمبيوتر المحمولة الصغيرة لمهام مختلفة ستشغل مساحة أقل وستكون أكثر ملاءمة للاستخدام.
خاتمة: يمكن أن تكون المفكرة الأفقية الأبدية مشكلة على سطح المكتب ، والتي يمكن حلها من خلال تقييم ضرورتها وإيجاد طرق أكثر ملاءمة لتدوين الملاحظات والتخطيط.
مجموعة من المستندات غير المفتوحة
واحدة من أكثر القطع الأثرية شيوعا على سطح المكتب هي مجموعة من المستندات غير المفتوحة. يمكن أن يكون مجلدا سميكا يحتوي على أوراق وكتب ومجلات وبيانات وفواتير ومستندات أخرى تراكمت ولم تتم معالجتها أو وضعها بعد.
يمكن أن تؤدي مجموعة من المستندات غير المفتوحة إلى حدوث فوضى وتؤدي إلى فقدان المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يسبب التوتر ويصرفك عن إكمال المهام. للتعامل مع هذه الأداة وتنظيم سطح المكتب الخاص بك ، اتبع هذه التوصيات:
- إنشاء نظام الفرز. قسم المستندات إلى فئات مثل "عاجل" ، "مهم" ، "بحاجة إلى القيام" ، "تأجيل" ، إلخ. استخدم الاختصارات أو المجلدات الملونة لتصنيف المستندات بسهولة والعثور عليها لاحقا.
- قم بإعداد جلسات تحليل منتظمة. حدد وقتا كل أسبوع أو كل شهر لفرز المستندات ومعالجتها. سيسمح لك ذلك بتجنب تراكم كمية كبيرة من المواد وسيساعد في الحفاظ على النظام على سطح المكتب.
- استخدم المستندات الإلكترونية. إذا أمكن ، انقل وثائقك إلى تنسيق إلكتروني. سيساعد ذلك في تقليل حجم المستندات المادية على سطح المكتب وجعلها أكثر سهولة للتصنيف والمعالجة.
- ضع المستندات غير الضرورية جانبا. إذا وجدت أن بعض المستندات لم تعد ذات صلة أو لا تتطلب معالجة فورية ، فقم بنقلها إلى مجلد منفصل أو سلة مهملات.
- تنظيف سطح المكتب الخاص بك. عند إكمال مهمة فرز المستندات ، خذ الوقت الكافي لتنظيم بقية مساحة العمل الخاصة بك. قم بإزالة العناصر غير الضرورية وإنشاء نظام تخزين للعثور بسهولة على الأشياء التي تحتاجها.
يمكن أيضا تنظيم مجموعة من المستندات غير المجمعة في شكل جدول يعكس حالة كل مستند:
| اسم المستند | الفرز | الحالة |
|---|---|---|
| كشف حساب بنكي | المالية | المعالجة |
| كتاب"الإدارة" | الدراسات | اقرأها |
| كشف حساب بطاقة الائتمان | المالية | ضع جانبا |
سيساعدك اتباع أنظمة الفرز البسيطة والحفاظ بانتظام على مجموعة من المستندات غير المجمعة على التحكم في المعلومات وتوفير الوقت وجعل سطح المكتب أكثر إنتاجية وتنظيما.
كيفية التعامل معهم
يمكن أن تخلق القطع الأثرية الموجودة على سطح المكتب فوضى وتشتت الانتباه عن العمل. فيما يلي بعض الطرق لمساعدتك في التعامل معها:
تنظيم مساحة العمل الخاصة بك:
ضع العناصر الضرورية فقط على الطاولة. قم بإزالة كل ما لا يتم استخدامه بانتظام. فرز العناصر المتبقية إلى فئات والعثور على أماكن محددة لهم على سطح المكتب.
استخدم الأدراج والسلال للتخزين:
استخدم الأدراج والسلال لتخزين الأشياء الصغيرة والأوراق. تأكد من أنها تقع في مكان مناسب بحيث يمكنك العثور بسرعة على الشيء الصحيح.
تعيين النظام باستخدام الرفوف والمنظمين:
استخدم الأرفف والمنظمين لتقسيم مساحة العمل إلى مناطق. عين لكل منطقة غرضا محددا بحيث يكون لديك كل ما تحتاجه في متناول اليد ولا تضيع الوقت في البحث عن الأشياء.
إنشاء نظام تسمية ومجلد:
استخدم الملصقات والمجلدات الساطعة لفصل المستندات والمواد حسب المشروع أو الموضوع. سيسمح لك ذلك بالعثور بسرعة على المستندات اللازمة وتقليل احتمالية فقدانها.
تنظيم الكابلات والأسلاك:
استخدم حوامل خاصة للكابلات والأسلاك حتى لا تتشابك ولا تخلق عقدة السباغيتي. سيؤدي ذلك إلى جعل سطح المكتب أكثر ترتيبا ومنع الأعطال المحتملة والأضرار التي لحقت بالأسلاك.
ضع قاعدة النظافة:
اجعل من المعتاد تنظيف مكان العمل في نهاية كل يوم عمل. سيساعد ذلك في الحفاظ على سطح المكتب نظيفا ومرتبا ، وستبدأ يوما جديدا بمكتب فارغ.
الحفاظ على النظام في جميع الأوقات:
تأكد من الحفاظ على سطح المكتب نظيفا ومرتبا لتجنب تراكم القطع الأثرية. ابحث عن النظام الذي سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك والتزم به.
باتباع هذه النصائح ، يمكنك تحسين تنظيم مساحة العمل الخاصة بك بشكل كبير وزيادة إنتاجيتك.