إكسل هو أداة قوية للعمل مع البيانات وإنشاء تقارير مختلفة. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بطباعة كمية كبيرة من البيانات ، يصبح من المهم تقسيم هذه البيانات بشكل صحيح إلى أوراق لسهولة القراءة والطباعة. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على العديد من الخطوات التي ستساعدك على تقسيم إكسل إلى أوراق قابلة للطباعة وإنشاء مستند مطبوع واضح وسهل الاستخدام.
- الخطوة 1: تحديد ما يجب طباعته
- الخطوة 2: استخدم المحددات والرؤوس
- الخطوة 3: تقسيم البيانات إلى أوراق
- كيفية تقسيم إكسيل إلى أوراق قابلة للطباعة
- الخطوة 1: فتح مستند إكسل واختيار البيانات
- الخطوة 2: إنشاء ورقة عمل جديدة للطباعة
- الخطوة 3: تحديد حجم واتجاه ورق الطباعة
- الخطوة 4: توزيع البيانات في مستند مطبوع
الخطوة 1: تحديد ما يجب طباعته
الخطوة الأولى هي تحديد البيانات التي تحتاج إلى طباعتها. يمكنك تحديد أعمدة أو صفوف معينة فقط, أو هل تحتاج إلى طباعة الورقة بأكملها? ضع في اعتبارك أيضا أنه إذا كانت بياناتك تشغل عدة صفحات ، فقد تحتاج إلى تكييف الخط وحجم الخلية لسهولة القراءة. ضع البيانات بحيث تكون مرئية على الشاشة ويمكن إدراكها بسهولة.
الخطوة 2: استخدم المحددات والرؤوس
من أجل راحة قراءة وطباعة البيانات ، يوصى باستخدام الفواصل والرؤوس. سيسمح ذلك للقارئ بالتنقل بسهولة عبر البيانات وفهم المعلومات المعروضة في الجدول. يمكن أن تكون الفواصل خطوطا أفقية ورأسية قياسية أو أعمدة وصفوف إضافية مع تسميات توضيحية.
الخطوة 3: تقسيم البيانات إلى أوراق
بعد تحديد ما تحتاج إلى طباعته بالضبط ، وإضافة فواصل ورؤوس ، فإن الخطوة التالية هي تقسيم البيانات إلى أوراق. في إكسيل ، يمكنك اختيار البيانات التي لعرضها على كل ورقة لضمان عرض مريحة والطباعة. للقيام بذلك ، حدد منطقة البيانات المطلوبة واضغط كنترول+ص لفتح نافذة الطباعة. هنا يمكنك تحديد منطقة البيانات المراد طباعتها وتحديد كيفية تقسيمها إلى أوراق.
قبل طباعة بياناتك ، يوصى بمشاهدتها على الشاشة والتأكد من أن التقسيم يبدو صحيحا وسهل القراءة.
باتباع هذه الخطوات ، ستتمكن من تقسيم إكسيل إلى أوراق قابلة للطباعة وإنشاء مستند مطبوع واضح وسهل الاستخدام. تذكر أنه من المهم عرض النتيجة والتحقق منها على الشاشة قبل الطباعة للتأكد من جودة وراحة قراءة البيانات على الصفحة المطبوعة.
كيفية تقسيم إكسيل إلى أوراق قابلة للطباعة
لتوزيع بيانات إكسيل في أوراق منفصلة يمكن طباعتها ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح ملف إكسيل الذي تريد تقسيمه إلى أوراق للطباعة.
- حدد نطاق الخلايا أو البيانات التي تريد تقسيمها إلى أوراق منفصلة. يمكنك أيضا تحديد المستند بأكمله إذا كنت تريد ذلك.
- انقر بزر الماوس الأيمن على النطاق المحدد وحدد خيار" نقل أو نسخ " من القائمة المنسدلة.
- في نافذة" نقل أو نسخ "التي تظهر ، حدد" ورقة جديدة " كموقع ، ثم انقر فوق موافق.
- الآن سترى ورقة عمل جديدة في ملف اكسل الخاص بك مع البيانات التي قمت بتحديدها. كرر الخطوتين السابقتين لكل مجموعة من الخلايا أو البيانات التي تريد تقسيمها إلى أوراق منفصلة.
- عندما يتم تقسيم جميع مجموعات البيانات إلى أوراق منفصلة ، انتقل إلى علامة التبويب "التقارير" في إكسيل وحدد الخيار "الصفحات حسب المجموعات" في قسم "إعداد الصفحة".
- في النافذة التي تظهر ، حدد" تقسيم الأوراق "وانقر فوق "موافق".
- الآن يتم تقسيم ملف إكسيل الخاص بك إلى أوراق منفصلة ، كل منها يمكن طباعتها بشكل منفصل.
باتباع هذه الخطوات ، سوف تكون قادرة على تقسيم ملف إكسيل إلى أوراق للطباعة وترتيب البيانات بطريقة مريحة بالنسبة لك.
الخطوة 1: افتح مستند إكسيل وحدد البيانات
بعد فتح مستند إكسيل ، تحتاج إلى تحديد البيانات اللازمة التي تريد وضعها على أوراق منفصلة للطباعة. يمكنك تحديد الخلايا والصفوف التي تحتوي على المعلومات الضرورية ، بالإضافة إلى تضمين رؤوس الأعمدة أو الصفوف ، إذا كانت موجودة في المستند.
يمكنك استخدام الماوس أو لوحة المفاتيح لتحديد البيانات في إكسيل. إذا كانت البيانات تحتل مساحة مستمرة ، يمكنك ببساطة النقر على الخلية اليسرى العلوية ، والضغط باستمرار على زر الماوس الأيسر ، اسحب المؤشر إلى أدنى خلية اليمنى مع البيانات.
إذا لم تكن البيانات منطقة مستمرة أو كانت موجودة في أجزاء مختلفة من المستند ، فيمكنك استخدام لوحة المفاتيح لتحديدها. اضغط مع الاستمرار على مفتاح كترل على لوحة المفاتيح وانقر في نفس الوقت على كل خلية مطلوبة.
بعد تحديد البيانات ، يمكنك المتابعة إلى الخطوة التالية — تقسيم البيانات إلى أوراق منفصلة للطباعة.
الخطوة 2: إنشاء ورقة عمل جديدة للطباعة
بعد تحديد البيانات التي تريد طباعتها ، تحتاج إلى إنشاء ورقة عمل جديدة سيتم عرض هذه البيانات عليها.
لإنشاء ورقة عمل جديدة في إكسيل ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح مستند إكسيل الذي يحتوي على البيانات المراد طباعتها.
- انقر بزر الماوس الأيمن على اسم أي ورقة عمل موجودة.
- في قائمة السياق ، حدد خيار" لصق".
- حدد خيار" ورقة " من القائمة المنبثقة.
- ستظهر ورقة عمل جديدة بالاسم "ورقة ن" ، أين ن هو الرقم الذي يشير إلى الرقم الترتيبي لورقة العمل الجديدة.
الآن لديك ورقة عمل جديدة يمكنك وضع البيانات عليها للطباعة. تحتاج إلى تكرار هذه الخطوة لكل ورقة عمل جديدة ستحتاجها في المستند المطبوع.
الخطوة 3: تحديد حجم واتجاه ورقة الطباعة
قبل تقسيم ملف إكسل إلى أوراق للطباعة ، فمن الضروري تحديد حجم واتجاه الورق الذي سيتم طباعة هذه الأوراق. تسمح لك إعدادات حجم الورق باختيار التنسيق المناسب لملفك ، ويحدد الاتجاه موقع الصفحة على الورق.
لتحديد حجم الورق ، تحتاج إلى الانتقال إلى قسم "تخطيط الصفحة" في علامة التبويب "تخطيط الصفحة". ستجد في هذا القسم خيارات لاختيار أحجام الورق القياسية مثل أ 3 و أ 4 و أ 5 وغيرها. يمكنك أيضا إدخال إعدادات الحجم الخاصة بك إذا كنت بحاجة إلى تنسيق مخصص.
يمكن أن يكون اتجاه الورق أفقيا (أفقيا) أو رأسيا (عموديا). عادة ما يتم استخدام الاتجاه الرأسي لمعظم المستندات ، ولكن إذا كانت بياناتك أوسع أفقيا ، فإن الاتجاه الأفقي هو الخيار الأفضل. في بعض الأحيان يكون من المفيد أيضا استخدام كلا الاتجاهين إذا كان ملفك يحتوي على بيانات لا تتناسب مع نفس الصفحة.
قد تسمح لك الخيارات الأكثر تقدما مثل الهوامش والقياس أيضا بضبط حجم الورق واتجاهه لعرض البيانات بشكل أفضل. على سبيل المثال ، يمكنك التكبير أو التصغير لتناسب معلومات أكثر أو أقل على الصفحة. يمكنك أيضا تخصيص الحقول لتحرير مساحة إضافية لوضع البيانات.
بعد تحديد حجم الورق واتجاهه ، يمكنك البدء في توزيع البيانات على الأوراق للطباعة. في الخطوة التالية ، وسوف ننظر في أدوات إكسيل التي تسمح لك لتقسيم الملف الخاص بك إلى أوراق منفصلة للطباعة.
الخطوة 4: توزيع البيانات في مستند مطبوع
بعد تحديد البيانات التي تريد توزيعها على أوراق مختلفة للطباعة ، تحتاج إلى تكوين موضع هذه البيانات على كل ورقة.
للقيام بذلك ، يمكنك استخدام وظيفة "تخطيط الصفحة" في قائمة "تخطيط الصفحة". في هذه القائمة ، يمكنك ضبط خيارات الموضع مثل حجم الورقة والاتجاه (عمودي أو أفقي) والهوامش ومقياس الطباعة.
| المعلمة | الوصف |
| حجم الورقة | حدد الحجم المطلوب للورقة المراد طباعتها ، على سبيل المثال ، أ 4 أو حرف أو قانوني. |
| التوجيه | حدد اتجاه الصفحة لتحديد كيفية وضع البيانات على الورقة — عموديا (عمودي) أو أفقيا (أفقي). |
| الحقول | قم بتعيين قيم الحقول لتحديد مقدار المساحة التي يجب تركها حول البيانات الموجودة على الورقة. |
| مقياس الطباعة | حدد مقياس الطباعة لتغيير حجم البيانات على الورقة. إذا كانت البيانات كبيرة جدا ، يمكنك التصغير بحيث تناسبها تماما. |
عندما تقوم بتعيين جميع المعلمات الضرورية ، انقر فوق موافق لتطبيقها على المستند المطبوع.
تذكر أنه يمكنك إعداد وضع البيانات على كل ورقة بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ورقة واحدة تحتوي على حقول كبيرة للعناوين ومقياس صغير للبيانات ، وورقة أخرى تحتوي على حقول أصغر للأقبية ومقياس كبير للبيانات.
تحقق من المعاينة للتأكد من وضع البيانات بشكل صحيح على كل ورقة قبل الطباعة.