إكسل هو أداة قوية لإدارة البيانات التي تستخدم على نطاق واسع في المكاتب وحتى في الحياة اليومية. ومع ذلك ، غالبا ما يكون من الضروري احتواء جدول كبير في صفحة واحدة. كيف نفعل ذلك? في هذه المقالة ، ونحن سوف ننظر في بعض من أفضل الطرق للحد من جداول البيانات إكسل من قبل 1 صفحة.
1. تقليل حجم الخط والخلايا. تتمثل إحدى أسهل الطرق لملاءمة جدول في صفحة واحدة في تقليل أحجام الخطوط والخلايا. للقيام بذلك ، يمكنك تحديد الخلايا المطلوبة والنقر بزر الماوس الأيمن وتحديد "تنسيق الخلية". في النافذة التي تظهر ، حدد علامة التبويب الخط وقلل حجم الخط إلى القيمة المطلوبة.
2. تقصير النص. إذا كانت البيانات الموجودة في الجدول تحتوي على قيم نصية طويلة ، فيمكنك تقصيرها بحيث تشغل مساحة أقل. للقيام بذلك ، حدد الخلايا المطلوبة وانقر بزر الماوس الأيمن. في قائمة السياق ، حدد" تنسيق الخلية "وانتقل إلى علامة التبويب" المحاذاة". في قسم" اتجاه النص "، حدد خيار" إزالة الواصلة".
3. تغيير اتجاه الصفحة. هناك طريقة أخرى لتقليل الجدول بمقدار 1 صفحة وهي تغيير اتجاه الصفحة إلى أفقي. للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "تخطيط الصفحة" وحدد الخيار "اتجاه الورقة" — "أفقي". الآن سيشغل الجدول مساحة أقل أفقيا ، وسيكون من الممكن ملاءمته في صفحة واحدة.
انتباه ! عند استخدام هذه الطرق ، انتبه إلى سهولة قراءة الجدول. يمكن أن يؤدي تقليل حجم الخط والخلايا أو تقصير النص إلى صعوبة قراءة الجدول ، لذا راقب هذا وقم بتخصيص الجدول حسب احتياجاتك.
وبالتالي ، فإن تقليل جدول بيانات إكسل بمقدار صفحة واحدة هو مهمة يمكن حلها بعدة طرق. اختيار واحد الذي يناسب البيانات الخاصة بك وتكوين الجدول بحيث يلبي الاحتياجات الخاصة بك.
- إزالة الصفوف والأعمدة غير الضرورية
- حذف الصفوف والأعمدة الفارغة
- حذف الصفوف والأعمدة بمعلومات غير مهمة
- تقليل حجم الخلايا
- تغيير الخط وحجم النص
- تقليل العناصر النائبة في الجدول
- إزالة العناصر النائبة غير الضرورية
إزالة الصفوف والأعمدة غير الضرورية
لحذف صفوف إضافية ، حددها بالنقر فوق رقم الصف الموجود على يسار الجدول ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد حذف. في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد خيار" الخطوط". سيسمح لك ذلك بحذف جميع الصفوف المحددة مرة واحدة. إذا كنت بحاجة إلى حذف سطر واحد فقط ، يمكنك ببساطة الضغط على مفتاح "حذف" على لوحة المفاتيح.
يمكنك أيضا حذف الأعمدة غير الضرورية بنفس الطريقة. حدد الأعمدة بالنقر فوق حرف العمود أعلى الجدول ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد حذف. في مربع الحوار ، حدد خيار الأعمدة وانقر فوق موافق.
قبل حذف الصفوف أو الأعمدة ، تأكد من أنها غير ضرورية حقا ولا تحتوي على معلومات مهمة. تحقق أيضا من أن الجدول يظل قابلا للقراءة وغني بالمعلومات بعد الحذف.
إزالة الصفوف والأعمدة غير الضرورية يسمح لك للحد من حجم الجدول في إكسيل وجعله أكثر إحكاما ، والتي يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص عند طباعة أو تصدير البيانات.
حذف الصفوف والأعمدة الفارغة
لحذف الصفوف والأعمدة الفارغة ، تحتاج إلى القيام بما يلي:
- حدد جميع الخلايا في الجدول ، بما في ذلك الصفوف والأعمدة الفارغة.
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من الخلايا المحددة وحدد" حذف "أو" حذف الخلايا " من قائمة السياق.
- في النافذة التي تظهر ، حدد الخيار" نقل الخلايا إلى اليسار "أو" نقل الخلايا لأعلى " لحذف الأعمدة أو الصفوف الفارغة ، على التوالي.
- انقر فوق "موافق" لإكمال عملية حذف الصفوف والأعمدة الفارغة.
ومع ذلك ، احرص على عدم حذف البيانات أو الصيغ غير المرغوب فيها من الجدول. يوصى بعمل نسخة احتياطية من الجدول قبل حذف الصفوف والأعمدة الفارغة ، بحيث يمكن استعادة البيانات الأصلية في حالة حدوث خطأ.
بعد حذف الصفوف والأعمدة الفارغة في جدول بيانات إكسيل ، يمكنك أن ترى كيف انخفض حجمها ، ونتيجة لذلك ، يمكن احتواؤها على صفحة واحدة عند الطباعة أو التصدير إلى تنسيق آخر.
حذف الصفوف والأعمدة بمعلومات غير مهمة
لحذف سطر ، حدده أولا ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد "حذف" من قائمة السياق. يمكنك أيضا استخدام اختصار لوحة المفاتيح السيطرة+ - (ناقص). لاحظ أن حذف صف في إكسيل يؤدي إلى إزاحة جميع الصفوف اللاحقة لأعلى.
لحذف عمود ، حدده ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد حذف من قائمة السياق. يمكنك أيضا استخدام اختصار لوحة المفاتيح السيطرة+ - (ناقص). عند حذف عمود ، يتم إزاحة جميع الأعمدة اللاحقة إلى اليسار.
احذف فقط تلك الصفوف والأعمدة التي لا تؤثر على النتائج الرئيسية وتحليل البيانات. لا تحذف الصفوف والأعمدة التي لا تحتوي على نسخ مكررة ، ولكنها تحتوي على بيانات مهمة.
بعد حذف الصفوف والأعمدة غير الضرورية ، تحقق مرة أخرى من النتائج وتأكد من أن الجدول يظل قابلا للقراءة وتقلص إلى الحجم المطلوب.
| المدينة | درجة الحرارة (C ج) | الرطوبة ( ٪ ) | الرياح (م / ث) |
|---|---|---|---|
| موسكو | 20 | 80 | 3 |
| سانت بطرسبرغ | 18 | 75 | 4 |
| نوفوسيبيرسك | 25 | 50 | 2 |
على سبيل المثال ، في الجدول أعلاه ، يمكنك حذف العمود "الرطوبة ( ٪ )" إذا لم يكن هذا المؤشر هو المؤشر الرئيسي لتحليل البيانات أو كان موجودا في مكان آخر في الجدول.
تقليل حجم الخلايا
للقيام بذلك ، حدد جميع الخلايا في الجدول وقم بتغيير حجمها باستخدام أدوات البرنامج الخاصة. يمكنك تغيير حجم الخلايا يدويا عن طريق تحديد القيم المطلوبة في مربع الحوار إعدادات الخلية.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام الضبط التلقائي لحجم الخلية. للقيام بذلك ، حدد الجدول بأكمله ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد عنصر القائمة "عرض العمود" أو "الاحتواء التلقائي". سيقوم البرنامج نفسه بتحديد الأحجام المثلى لكل خلية.
من المهم أن تتذكر أن تقليل حجم الخلايا يمكن أن يتسبب في عرض النص في الخلية بشكل غير صحيح أو اقتصاصه. لذلك ، قبل تغيير حجم الخلايا ، يوصى بحفظ الجدول الأصلي في ملف منفصل أو إنشاء نسخة احتياطية.
تقليل حجم الخلايا هو طريقة واحدة للحد من جدول إكسيل من قبل 1 صفحة ، ومع ذلك ، قد يتم فقدان بعض المعلومات أو قراءة الجدول قد تتدهور. لذلك ، قبل استخدام هذه الطريقة ، يجب عليك تقييم العواقب بعناية.
تغيير الخط وحجم النص
عندما تبين أن جدول بيانات إكسل كبير جدا بالنسبة لصفحة واحدة ، يمكنك تغيير حجم الخط والنص لجعله أكثر إحكاما.
تتمثل إحدى طرق جعل الجدول أصغر في اختيار حجم خط أصغر. إذا كنت تستخدم خطا كبيرا ، فحاول تقليله إلى قيمة أصغر لوضع المزيد من البيانات في كل صفحة.
يجدر أيضا الانتباه إلى بيانات الجدول نفسها. إذا كانت حقول النص طويلة جدا ، فيمكنك تقليل عدد الأحرف عن طريق تقصير الكلمات أو استخدام الاختصارات. هذا سوف يساعد على جعل الجدول أقل تعقيدا.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام خطوط أكثر إحكاما مثل أريال أو كاليبري بدلا من تايمز نيو رومان أو ساعي جديد. تشغل مساحة أقل وتسمح لك بوضع المزيد من المعلومات في كل صفحة.
يمكن أن يؤدي استخدام الخط الغامق أو المائل أيضا إلى جعل طاولتك أكثر إحكاما وسهولة في القراءة. سيساعد إبراز العناصر المهمة القارئ على التنقل في الجدول بشكل أسرع.
باستخدام هذه الأساليب سوف تساعدك على جعل جداول البيانات إكسل أكثر إحكاما ووضعها على صفحة واحدة.
تقليل العناصر النائبة في الجدول
العناصر النائبة في الجدول هي القيمة التي يتم عرضها في خلية إذا لم يتم ملؤها. في الجداول الكبيرة ، يمكن أن يشغل هذا مساحة كبيرة ويسبب التمرير الرأسي غير الضروري. لذلك ، لتقليل الجدول بمقدار 1 صفحة ، يمكنك تقليل عدد العناصر النائبة.
للقيام بذلك ، فمن الضروري:
- تحليل البيانات في الجدول وتحديد الخلايا الفارغة الرئيسية المليئة بالعناصر النائبة.
- احذف أو استبدل هذه العناصر النائبة بقيم أقصر أو حتى فارغة.
على سبيل المثال ، بدلا من استخدام عبارات طويلة كعناصر نائبة ، يمكنك استخدام أحرف قصيرة مثل "-", "*", "_". سيساعد ذلك في تقليل كمية المعلومات وجعل الجدول أكثر إحكاما.
أيضا ، إذا كان هناك خلايا مع نفس العناصر النائبة في الجدول ، يمكنك استخدام وظائف أو الصيغ في إكسيل لاستبدال تلقائيا كل هذه الخلايا مع قيمة واحدة.
سيساعد تقليل العناصر النائبة في الجدول على جعله أكثر إفادة وصغرا وتقليل حجمه بمقدار 1 صفحة.
| الفترة | كانون الثاني / يناير | شباط / فبراير | آذار / مارس | نيسان / أبريل |
|---|---|---|---|---|
| المبيعات | — | — | 1000 | 2000 |
| الربح | — | — | 500 | 1000 |
إزالة العناصر النائبة غير الضرورية
لتقليل جدول إكسيل بمقدار 1 صفحة ، يمكنك إزالة العناصر النائبة غير الضرورية. كقاعدة عامة ، غالبا ما تستخدم الجداول صفوفا وأعمدة فارغة لا تحمل أي معلومات ، ولكنها تشغل مساحة على الصفحة.
لإزالة العناصر النائبة غير الضرورية في الجدول ، يمكنك استخدام وظيفة "حذف" في ميكروسوفت إكسيل. للقيام بذلك ، حدد الصفوف أو الأعمدة الفارغة التي تريد حذفها ، وانقر بزر الماوس الأيمن على المنطقة المحددة وحدد "حذف" في قائمة السياق.
عند حذف الصفوف أو الأعمدة ، يتم ضغط الجدول تلقائيا في العرض أو الارتفاع ، مما يقلل من حجمه بمقدار 1 صفحة. كن حذرا عند حذف العناصر النائبة ، حتى لا تحذف البيانات المرئية الضرورية للعمل مع الجدول.
بالإضافة إلى وظيفة" حذف "، يمكنك أيضا استخدام اختصار لوحة المفاتيح" كترل " + " – " (ناقص) لحذف صف أو عمود. للقيام بذلك ، حدد الصف أو العمود المطلوب واضغط على مجموعة المفاتيح المحددة.
يمكن أن تؤدي إزالة العناصر النائبة غير الضرورية في الجدول إلى تقليل عدد الصفحات بشكل كبير وجعل الجدول أكثر إحكاما وسهولة في العرض.
| العنوان 1 | العنوان 2 | العنوان 3 |
|---|---|---|
| البيانات 1 | البيانات 2 | البيانات 3 |
| البيانات 4 | البيانات 5 | البيانات 6 |