إكسل هو أداة قوية تسمح لك لإنشاء وتنسيق الجداول لأغراض مختلفة. ومع ذلك ، في بعض الأحيان قد يكون حجم الجدول كبيرا جدا بحيث لا يمكن طباعته على ورقة واحدة. في مثل هذه الحالات ، من الضروري تقليل حجم الجدول بحيث يتناسب مع الصفحة ويظل قابلا للقراءة.
هناك عدة طرق لتقليل حجم جدول البيانات في إكسيل للطباعة. واحدة من أسهل الطرق هي تغيير مقياس الطباعة. للقيام بذلك ، حدد عنصر "تخطيط الصفحة" في قائمة "تخطيط" وحدد المقياس المناسب ، على سبيل المثال ، 75 ٪ أو 50٪. يمكنك أيضا إعداد الطباعة على صفحات متعددة عن طريق تقسيم الجدول إلى أجزاء.
هناك طريقة أخرى لتقليل حجم الجدول وهي تغيير الخط أو حجم الخط في الجدول. إذا كان الجدول يحتوي على الكثير من النص ، فإن تقليل حجم الخط يمكن أن يساعد في تقليل حجم الجدول وتحسين إمكانية قراءته عند الطباعة. يمكنك أيضا إزالة حدود الخلايا أو تقليل سمكها.
أخيرا ، يمكنك أيضا تغيير حجم الأعمدة والصفوف في الجدول. للقيام بذلك ، حدد الأعمدة أو الصفوف الضرورية ، ثم مرر المؤشر فوق حدود المنطقة المحددة وقم بتغيير حجمها ، على سبيل المثال ، عن طريق سحب الحد بالماوس. إذا كان الجدول يحتوي على الكثير من الخلايا الفارغة ، فاحذفها لتوفير مساحة وتقليل حجم الجدول للطباعة.
- طرق لتقليل حجم الجدول في إكسيل
- حذف الأعمدة والصفوف غير الضرورية
- تقليل عرض العمود وارتفاع الصف
- استخدم أسماء الأعمدة والصفوف المختصرة
- استخدم دمج البيانات
طرق لتقليل حجم الجدول في إكسيل
عندما يصبح جدول بيانات إكسل كبيرا جدا بحيث لا يمكن طباعته على ورقة واحدة ، فهناك عدة طرق لتقليل حجمه وتحسين إمكانية القراءة. يتم وصف العديد من هذه الطرق أدناه:
1. تصغير
واحدة من أسهل الطرق لتقليص الجدول هي التصغير عند الطباعة. حدد علامة التبويب تخطيط الصفحة في قائمة الطباعة وقم بتعيين المقياس المطلوب للطباعة. سيساعدك التصغير على احتواء المزيد من البيانات على ورقة واحدة وجعل الجدول أكثر قابلية للقراءة.
2. إخفاء الأعمدة والصفوف
إذا كانت هناك أعمدة وصفوف غير ضرورية في الجدول ، فيمكن إخفاؤها قبل الطباعة. للقيام بذلك ، حدد الأعمدة والصفوف المطلوبة ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "إخفاء". لن يتم عرض الأعمدة والصفوف المخفية عند الطباعة ، مما يقلل من حجم الجدول ويجعله أكثر إحكاما.
3. استخدام الجداول المحورية
تسمح لك الجداول المحورية بتحليل كميات كبيرة من البيانات ، ولكن في بعض الأحيان تشغل هذه الجداول مساحة كبيرة عند الطباعة. لتقليل حجم الجدول المحوري ، يمكنك تقليل عدد الصفوف والأعمدة المعروضة أو تغيير التنسيق. سيساعد ذلك في جعل الجدول المحوري أكثر إحكاما واقتصادية للطباعة.
4. التفاف النص
إذا كان النص الموجود في خلايا الجدول طويلا جدا بحيث لا يمكن عرضه في سطر واحد ، فيمكن نقله إلى عدة أسطر. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام التفاف النص التلقائي أو نقله يدويا إلى سطر جديد. سيساعد التفاف النص في تقليل عرض الجدول وتحسين إمكانية قراءته عند الطباعة.
5. باستخدام تنسيق مضغوط
لتقليل حجم الجدول ، يمكنك استخدام تنسيق مضغوط. قم بتقليل حجم الخط وإزالة المسافة البادئة غير الضرورية وتقليل تباعد الأسطر وإزالة الحدود غير الضرورية. وهذا سيجعل الجدول أكثر إحكاما واقتصادية للطباعة.
6. دمج الخلايا
إذا كانت هناك خلايا تحتوي على كمية صغيرة من البيانات في الجدول ، فيمكن دمجها في خلية واحدة. للقيام بذلك ، حدد الخلايا المطلوبة ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "دمج الخلايا". سيساعد دمج الخلايا في تقليل عدد الصفوف والأعمدة في الجدول ، مما يقلل من حجمها عند الطباعة.
حذف الأعمدة والصفوف غير الضرورية
لتقليل حجم جدول في إكسيل للطباعة ، يوصى بإزالة الأعمدة والصفوف غير الضرورية التي لا تحتوي على بيانات مهمة. سيؤدي ذلك إلى تقليل عدد الصفحات التي يشغلها الجدول وجعله أكثر إحكاما وسهولة في الطباعة.
لحذف عمود في إكسيل ، حدده ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد خيار الحذف. في هذه الحالة ، سيتم حذف العمود ، وستنتقل جميع الأعمدة الأخرى إلى اليسار.
يمكنك حذف الصفوف بنفس الطريقة. حدد السطر ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد خيار الحذف. في هذه الحالة ، سيتم حذف الصف ، وستتحرك جميع الصفوف الأخرى لأعلى.
قبل حذف الأعمدة أو الصفوف ، يوصى أولا بإنشاء نسخة احتياطية من الجدول بحيث يمكنك العودة إلى الإصدار الأصلي في حالة حدوث خطأ أو تأثير غير مرغوب فيه.
لن تساعد إزالة الأعمدة والصفوف غير الضرورية في تقليل حجم الجدول للطباعة فحسب ، بل ستجعله أيضا أكثر قابلية للفهم وملاءمة لتحليل البيانات.
تقليل عرض العمود وارتفاع الصف
لتقليل عرض الأعمدة ، يمكنك تغيير حجمها بحيث تشغل مساحة أقل. للقيام بذلك ، حرك المؤشر فوق الحد بين العمودين في رأس الجدول بحيث يظهر سهم مزدوج. ثم ، اضغط باستمرار على زر الماوس الأيسر وحرك الحد إلى اليسار أو اليمين لتقليل حجم العمود. كرر هذه العملية لجميع الأعمدة التي تحتاج إلى تقصير.
لتقليل ارتفاع الصفوف ، يجب عليك تنفيذ إجراءات مماثلة. حرك المؤشر فوق الحد بين الخطين بحيث يظهر سهم مزدوج. ثم ، اضغط باستمرار على زر الماوس الأيسر وحرك الحد لأعلى أو لأسفل لتقليل حجم الخط. تقليل ارتفاع جميع الصفوف اللازمة.
تحقق من النتيجة عن طريق طباعة جزء صغير من الجدول. إذا أصبح الجدول قابل للقراءة وجميع البيانات يناسب على صفحة واحدة ، ثم كنت قد خفضت بنجاح حجم الجدول للطباعة في إكسيل.
استخدم أسماء الأعمدة والصفوف المختصرة
لتقليل حجم جدول في إكسيل للطباعة ، يمكنك استخدام أسماء الأعمدة والصفوف المختصرة. سيؤدي ذلك إلى تقليل مقدار النص وإنشاء جدول أكثر إحكاما.
على سبيل المثال ، بدلا من كتابة "اسم المنتج" يمكنك استخدام "برود. اسم "أو بدلا من" سعر الوحدة "يمكنك استخدام"السعر". سيوفر هذا النهج مساحة ويجعل الجدول أكثر قابلية للقراءة.
لتقصير أسماء الأعمدة والصفوف في إكسيل ، يمكنك استخدام الاختصارات التالية:
- استخدم الاختصارات التي يعرفها جميع أعضاء فريقك لتجنب سوء الفهم.
- تأكد من أن الاختصارات واضحة وسهلة القراءة.
- استخدم الاختصارات إذا كانت مفهومة لجميع مستخدمي الجدول.
- لا تنس وصف الاختصارات في وسيلة إيضاح الجدول أو إعطاء رابط لمفتاح الاختصار في أسفل الجدول.
سيسمح لك استخدام أسماء الأعمدة والصفوف المختصرة بجعل الجدول أكثر إحكاما وقابلية للطباعة دون فقد المعلومات.
استخدم دمج البيانات
يتيح لك دمج البيانات دمج عدة جداول في جدول واحد ، وبالتالي تقليل حجمها. لإجراء دمج البيانات في إكسيل ، يمكنك استخدام الخطوات التالية:
- حدد نطاقات البيانات التي تحتاج إلى دمج.
- حدد علامة التبويب البيانات في القائمة إكسيل.
- في مجموعة أدوات البيانات ، انقر فوق الزر ملخص البيانات.
- في القائمة المنسدلة ، حدد"دمج المشروع".
- في مربع الحوار الذي يفتح ، حدد خيارات دمج البيانات مثل النطاق ومنطقة الملخص.
- انقر فوق موافق لدمج البيانات.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سيتم تزويدك بجدول جديد يجمع البيانات من النطاقات المحددة. سيؤدي ذلك إلى تقليل حجم الجدول وجعله أكثر قابلية للطباعة.
يمكن أن يكون استخدام ميزة دمج البيانات في إكسيل أداة مفيدة لتقليل حجم الجدول وتقديم البيانات بشكل أكثر ملاءمة عند الطباعة. جرب هذه الطريقة وانظر كيف يمكن أن تساعدك في عملك.