واتساب هو واحد من تطبيقات المراسلة الأكثر شعبية ، ويمكن استخدامه أيضا لتنظيم المؤتمرات. في الوقت الحاضر ، يبحث العديد من الأشخاص الذين يعملون من المنزل عن طرق لعقد اجتماعات عن بعد للبقاء على اتصال مع الزملاء أو الأصدقاء. ستقدم هذه المقالة إرشادات مفصلة حول كيفية تنظيم مؤتمر عبر الواتساب.
الخطوة الأولى هي إنشاء مجموعة دردشة واتساب التي ستكون بمثابة مؤتمرك. للقيام بذلك ، افتح تطبيق واتساب على جهازك وانتقل إلى علامة التبويب "الدردشات". ثم انقر على أيقونة" مجموعة جديدة " وحدد المشاركين الذين تريد تضمينهم في المؤتمر. بعد تحديد المشاركين ، انقر فوق الزر" إنشاء".
عند إنشاء مجموعة دردشة ، يمكنك تخصيصها وإضافة اسم وصورة. انقر فوق اسم المجموعة أعلى الشاشة لفتح صفحة إعدادات المجموعة. هنا يمكنك تعيين اسم المجموعة وإضافة صورة وضبط المعلمات الأخرى.
الآن مؤتمركم جاهز للاستخدام. يمكنك إرسال رسائل إلى دردشة جماعية ومشاركة الملفات وإجراء مكالمات صوتية ومرئية مع جميع المشاركين في نفس الوقت. الاستفادة من ميزات التطبيق ، مثل رموز دبوس ، لضمان أمن المؤتمر.
مؤتمرات واتس اب هي طريقة بسيطة ومريحة لتنظيم الاتصالات فريق الظاهري. اتبع هذه التعليمات التفصيلية لبدء عقد المؤتمرات عبر واتساب والبقاء على اتصال مع الزملاء والأصدقاء.
- اختيار منصة للمؤتمر
- إنشاء مجموعة وإضافة أعضاء
- إعدادات الخصوصية والأمان
- استخدام وظائف الدردشة
- تنظيم الجدول الزمني ودعوة الضيوف
- عقد المؤتمر: نقاط مهمة
- إعداد المواد وتوفيرها للمشاركين
اختيار منصة للمؤتمر
1. دردشة مجموعة واتس اب
الطريقة الأسهل والأكثر تكلفة لتنظيم مؤتمر عبر واتساب هي إنشاء دردشة جماعية على هذا النظام الأساسي. للقيام بذلك ، حدد المشاركين وإضافتها إلى المجموعة. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن الدردشة الجماعية العادية لها حد لعدد المشاركين (حتى 256 شخصا) ولا توفر فرصة لإدارة المؤتمر (على سبيل المثال ، إيقاف تشغيل الصوت على جميع الأجهزة الإضافية).
2. واتس اب دعوة المجموعة
إذا كنت بحاجة إلى عقد مؤتمر مع عدد كبير من الأشخاص ، فيمكنك استخدام ميزة الاتصال الجماعي في واتساب. للقيام بذلك ، ما عليك سوى إنشاء مجموعة وإضافة جميع المشاركين والنقر على زر "الاتصال". تسمح مكالمة مجموعة واتساب لما يصل إلى 8 أشخاص بإجراء محادثة في نفس الوقت ، وهو ما قد يكون مهما عند تنظيم مؤتمرات واسعة النطاق.
3. رابط مؤتمر واتساب
يمكنك أيضا استخدام رابط الاجتماع لإنشاء مؤتمر واتساب. للقيام بذلك ، إنشاء دردشة ، نسخ الرابط الخاص به وإرساله إلى المشاركين في المؤتمر. سيكونون قادرين على الانضمام إلى المؤتمر من خلال النقر على الرابط. هذه الطريقة تجعل من السهل التحكم في الوصول إلى المؤتمر وإدارته.
من المهم اختيار منصة المؤتمر التي ستكون الأكثر ملاءمة ومناسبة لجميع المشاركين. ضع في الاعتبار عدد المشاركين والوظائف والميزات المطلوبة لكل خيار ، اعتمادا على احتياجاتك وأهدافك للحدث.
إنشاء مجموعة وإضافة أعضاء
واتس اب يسمح لك بإنشاء مجموعات للتواصل مع العديد من المشاركين في نفس الوقت. لإنشاء مجموعة وإضافة أعضاء ، اتبع الخطوات التالية:
1. افتح تطبيق واتساب على هاتفك.
2. انقر فوق رمز القائمة الموجود في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة. عادة ما تكون هذه ثلاث نقاط أو ثلاثة خطوط أفقية.
3. حدد خيار" إنشاء مجموعة " من القائمة.
4. حدد الأعضاء الذين تريد إضافتهم إلى المجموعة. يمكنك تحديد المشاركين من جهات الاتصال على هاتفك أو إضافة مشاركين جدد عن طريق إدخال أرقام هواتفهم.
5. بعد تحديد المشاركين ، انقر فوق الزر" إنشاء".
6. أدخل اسما للمجموعة وأضف الإعدادات اللازمة ، إذا لزم الأمر.
7. انقر على زر" حفظ " لإكمال إنشاء المجموعة.
الآن لديك مجموعة واتس اب حيث يمكنك الدردشة مع المشاركين وتنظيم مؤتمر.
إعدادات الخصوصية والأمان
فيما يلي بعض التوصيات لإعداد الخصوصية والأمان في واتساب:
1. قم بإعداد مجموعة مؤتمرات مخصصة للدعوة فقط (مجموعة خاصة)
من المهم جدا تقييد الوصول إلى مجموعة المؤتمر للمشاركين المدعوين فقط. سيمنع هذا الأشخاص غير المصرح لهم والمتطفلين من دخول مؤتمرك.
2. الحد من القدرة على تغيير المجموعة (معلومات المجموعة)
قم بتعيين قاعدة بحيث يمكن لمسؤولي المجموعة فقط تغيير إعداداتها. سيساعد هذا في منع التغييرات غير المصرح بها في المجموعة وضمان استقرارها.
3. تعطيل وظيفة التنزيل التلقائي لملفات الوسائط
في إعدادات واتساب ، يمكنك تعطيل الحفظ التلقائي للصور ومقاطع الفيديو والتسجيلات الصوتية. سيساعدك هذا على تجنب تنزيل الملفات الضارة وتوفير مساحة على جهازك.
4. تمكين المصادقة الثنائية (التحقق من خطوتين)
لمزيد من الأمان ، قم بتنشيط المصادقة الثنائية في إعدادات واتساب. سيسمح لك ذلك بتعيين كلمة مرور إضافية لتسجيل الدخول إلى حسابك وحمايته من الوصول غير المصرح به.
باتباع هذه التوصيات ، ستتمكن من إنشاء مؤتمر آمن ومأمون عبر واتساب ، حيث سيتمكن المشاركون المدعوون فقط من مشاركة المعلومات.
استخدام وظائف الدردشة
يقدم واتساب عددا من الميزات المفيدة للتواصل وتنظيم مؤتمر عبر الدردشة. وهنا بعض منهم:
| وظيفة | الوصف |
|---|---|
| إرسال الرسائل | يمكنك إرسال رسائل نصية إلى المشاركين الآخرين في المؤتمر لمشاركة الأفكار واقتراح الخيارات ومشاركة المعلومات. |
| إرسال ملفات الوسائط | واتس اب يسمح لك بإرسال الصور والفيديو والتسجيلات الصوتية والوثائق. إنه مناسب لمشاركة العروض التقديمية والتقارير والملفات الأخرى التي قد تكون مفيدة في المؤتمر. |
| المكالمات الصوتية | يمكنك استخدام ميزة المكالمات الصوتية للتواصل مع المشاركين الآخرين في المؤتمر وإجراء مناقشات وحوارات أكثر تفصيلا. |
| مكالمات الفيديو | كما يدعم واتساب ميزة مكالمات الفيديو التي تتيح لك رؤية المشاركين الآخرين في المؤتمر في الوقت الفعلي. هذه طريقة رائعة لعقد اجتماع افتراضي ورؤية التعبيرات على وجوه المشاركين الآخرين. |
| تحرير وحذف الرسائل | إذا قمت بخطأ أو تريد تغيير رسالة ، واتساب يسمح لك لتحرير أو حذف الرسائل المرسلة. يمكن أن يكون هذا مفيدا لتصحيح الأخطاء المطبعية أو تغيير المعلومات التي لم تعد ذات صلة. |
سيساعدك استخدام هذه الميزات في تنظيم مؤتمر عبر واتساب وتبسيط التفاعل مع المشاركين.
تنظيم الجدول الزمني ودعوة الضيوف
- حدد تاريخ ووقت المؤتمر. ضع في الاعتبار المناطق الزمنية للمشاركين للعثور على الوقت الأكثر ملاءمة للجميع.
- إنشاء جدول الحدث. حدد مدة كل تقرير أو اجتماع كوكبي أو أحداث أخرى مقترحة.
- تحديد شكل الدعوة. قم بإنشاء رسالة نصية تحدد وقت الحدث وتاريخه ووصفه. توفير تنسيق مقبول للدعوات للاستخدام العام.
- جمع جهات الاتصال من الضيوف. اطلب من المشاركين تقديم تفاصيل الاتصال الخاصة بهم ، بما في ذلك رقم الهاتف و/أو واتساب.
- إنشاء دردشة جماعية على واتس اب. أضف المشاركين في المؤتمر إلى الدردشة الجماعية التي تم إنشاؤها للتواصل وتبادل المعلومات حول الحدث.
- أرسل الدعوات. استخدم الدردشة الجماعية لوضع الدعوات ، وإرسال رسالة نصية مع دعوة إلى كل مشارك في المؤتمر. إرفاق الجداول الزمنية والمعلومات الضرورية الأخرى بالرسالة.
- تأكيد مشاركة الضيوف. اطلب من الضيوف تأكيد مشاركتهم في الحدث حتى تعرف العدد الدقيق للمشاركين.
باتباع هذه التعليمات التفصيلية ، ستتمكن من تنظيم مؤتمر بنجاح عبر واتساب ، مع وجود جدول زمني جيد التنظيم والضيوف الذين يمكن دعوتهم وجعل الحدث مثمرا وممتعا قدر الإمكان لجميع المشاركين.
عقد المؤتمر: نقاط مهمة
عند عقد مؤتمر عبر الواتساب ، هناك العديد من النقاط الرئيسية التي يجب الانتباه إليها:
1. تحديد أهداف المؤتمر وشكله
قبل تنظيم المؤتمر ، من الضروري تحديد أهدافه وشكله. حدد المعلومات التي تريد نقلها إلى المشاركين ، واختر أيضا التنسيق المناسب للحدث.
2. إنشاء مجموعة على واتس اب
لراحة التواصل بين المشاركين ، قم بإنشاء مجموعة واتس اب. ادع كل من يريد المشاركة في المؤتمر إلى هذه المجموعة. تأكد من أن جميع المشاركين لديهم حسابات واتساب.
3. الجدول الزمني والبرنامج
إعداد جدول وبرنامج المؤتمر. تعيين بداية ونهاية مرات ، والخطب الجدول الزمني ، والخطب ، وحلقات النقاش.
4. الدعم الفني
تقديم دعم فني موثوق خلال المؤتمر. تأكد من أن جميع المشاركين لديهم اتصال إنترنت مستقر وعلى دراية بالوظائف والميزات الأساسية للواتس اب مقدما.
5. التفاعل مع المشاركين
الحفاظ على التفاعل النشط مع المشاركين خلال المؤتمر. طرح الأسئلة وإجراء التصويت وتحفيز المناقشات والإجابة على أسئلة المشاركين.
6. معالجة البيانات وردود الفعل
معالجة البيانات وردود الفعل من المشاركين في المؤتمر. من المهم جمع وتحليل جميع التعليقات والاقتراحات من أجل تحسين تنظيم ومحتوى الأحداث المستقبلية.
7. نهاية المؤتمر
في نهاية المؤتمر ، أشكر المشاركين على مشاركتهم وتزويدهم بمعلومات إضافية ، إذا لزم الأمر. أرسل رسائل شكر وتسجيلات للخطب حتى يتمكن المشاركون من الوصول إلى مواد المؤتمر.
باتباع هذه النقاط المهمة ، ستتمكن من تنظيم مؤتمر بنجاح عبر الواتساب وضمان مشاركة مريحة للجميع.
إعداد المواد وتوفيرها للمشاركين
من أجل مؤتمر ناجح عبر الواتساب ، من المهم تزويد المشاركين بالمعلومات والمواد اللازمة. وفيما يلي مراحل إعداد وتوفير المواد للمشاركين.
1. قم بإنشاء مجلد على الاستضافة أو الخدمة السحابية حيث ستقوم بتخزين جميع المواد للمؤتمر.
2. قم بتحميل المواد التالية إلى المجلد:
- برنامج المؤتمر;
- العروض والوثائق للمتحدثين;
- نصوص التقارير والمقالات;
- أمثلة التعليمات البرمجية أو المواد التقنية الأخرى ، إذا كانت متوفرة;
- الصور والشعارات المتعلقة بالمؤتمر.
3. قم بإنشاء مستند منفصل تحدد فيه روابط لجميع المواد التي تم تحميلها. يمكن أن يكون هذا المستند بتنسيق بدف أو جدول بيانات جوجل أو مستند ورد ويجب أن يكون متاحا للتنزيل من قبل المشاركين.
4. قم بإنشاء دردشة جماعية على واتساب وإضافة جميع المشاركين في المؤتمر إليها. في هذه الدردشة ، يمكنك توفير رابط إلى مستند يحتوي على مواد وتذكير المشاركين بها.
5. إذا أمكن ، قم بتزويد المشاركين بفرصة تنزيل أو تلقي المواد أثناء المؤتمر. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء روبوت خاص يرسل المواد بناء على طلب المشاركين.
6. تأكد من التحقق من توفر المواد التي تم تحميلها وتأكد من أن المشاركين يمكنهم العثور عليها وتنزيلها بسهولة.
يعد توفير المواد للمشاركين خطوة مهمة في تنظيم مؤتمر عبر الواتساب. سيساعد الإعداد السليم وتوفير المواد بشكل صحيح المشاركين على التعرف على المعلومات والاستعداد لمناقشة القضايا.