إنشاء التقارير هو جزء مهم من العمل في مايكروسوفت أكسس. تسمح لك التقارير بتنظيم وتقديم البيانات التي تم الحصول عليها من الاستعلامات بطريقة مريحة. يمكن أن تحتوي على جداول ورسوم بيانية ومخططات والمزيد. إنشاء تقرير استعلام في الوصول قد يبدو وكأنه مهمة شاقة ، ولكن مع هذا الدليل خطوة بخطوة ، يمكنك بسهولة السيطرة على العملية.
الخطوة الأولى هي إنشاء الاستعلام نفسه. قم بتشغيل الاستعلام الضروري للحصول على البيانات اللازمة لتقريرك. تأكد من عرض نتائج الاستعلام بالترتيب الصحيح وتحتوي على جميع البيانات الضرورية.
بعد إنشاء الاستعلام ، انتقل إلى قسم" إنشاء "وحدد" تقرير "في فئة" التقارير". في النافذة التي تفتح ، حدد نوع التقرير الأنسب لأغراضك-يمكن أن يكون جدولا أو أعمدة أو رسما بيانيا أو مخططا.
بعد تحديد نوع التقرير ، سيطلب منك تحديد جدول أو استعلام سيتم من خلاله أخذ بيانات التقرير. حدد الاستعلام الذي تم إنشاؤه مسبقا وانقر فوق التالي. في الشاشة التالية ، يمكنك تحديد الحقول التي سيتم عرضها في التقرير ، وكذلك تحديد الترتيب الذي يتم عرضها به. حدد الحقول المطلوبة وانقر فوق التالي.
الآن سيتم إنشاء التقرير بناء على استفسارك مع الحقول المحددة. يمكنك استخدام أدوات تنسيق متنوعة لتخصيص مظهر التقرير. عندما يكون التقرير جاهزا ، احفظه ويمكنك تحديث بياناته إذا لزم الأمر أو حتى طباعته لإظهاره للمستخدمين الآخرين.
قد يتطلب إنشاء تقرير استعلام في أسيس بعض الممارسة ، ولكن مع هذا الدليل خطوة بخطوة ، يمكنك إتقان العملية بسرعة. لا تخف من تجربة الإعدادات والوظائف المختلفة للحصول على أفضل نتيجة. حظا سعيدا في إنشاء التقارير الخاصة بك!
- الخطوة 1: فتح الوصول وإنشاء قاعدة بيانات جديدة
- الخطوة 2: إنشاء الجداول وملئها بالبيانات
- الخطوة 3: افتح نموذج طلب التقرير
- الخطوة 4: حدد نوع التقرير وأضف الحقول المطلوبة
- الخطوة 5: تعيين المعايير والفرز للتقرير
- الخطوة 6: تخصيص مظهر التقرير
- الخطوة 7: حفظ وطباعة التقرير
- سؤال وجواب
الخطوة 1: فتح الوصول وإنشاء قاعدة بيانات جديدة
الوصول هو برنامج لإنشاء وإدارة قواعد البيانات. لإنشاء تقرير استعلام في الوصول ، فإن الخطوة الأولى هي فتح البرنامج وإنشاء قاعدة بيانات جديدة.
لفتح الوصول ، اتبع الخطوات التالية:
- ابحث عن اختصار الوصول على سطح المكتب أو في قائمة البرامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وانقر فوقه نقرا مزدوجا.
- إذا لم يكن لديك برنامج الوصول مثبتا بعد ، فقم بتنزيله وتثبيته من موقع مايكروسوفت الرسمي.
بعد فتح الوصول بنجاح ، اتبع هذه الخطوات لإنشاء قاعدة بيانات جديدة:
- في شريط الأدوات العلوي ، حدد علامة التبويب ملف.
- حدد "إنشاء" من القائمة المنسدلة.
- حدد " قاعدة بيانات فارغة "وانقر على"إنشاء".
- حدد اسم وموقع قاعدة البيانات المراد حفظها ، ثم انقر فوق الزر إنشاء.
مبارك! لقد قمت للتو بإنشاء قاعدة بيانات جديدة في برنامج الوصول.
الآن بعد أن أصبح لديك قاعدة بيانات ، يمكنك المتابعة إلى الخطوات التالية لإنشاء تقرير عند الطلب.
الخطوة 2: إنشاء الجداول وملئها بالبيانات
بعد إنشاء قاعدة بيانات في ميكروسوفت أسيس ، فإن الخطوة التالية هي إنشاء الجداول التي سيتم تخزين البيانات الخاصة بك. الجداول هي المكونات الرئيسية لقاعدة بيانات يمكنك من خلالها حفظ المعلومات وتعديلها وإدارتها.
لإنشاء جداول في الوصول ، تحتاج إلى:
- افتح قاعدة البيانات التي تريد إنشاء الجداول فيها.
- حدد علامة التبويب" الجداول " أعلى نافذة الوصول.
- انقر فوق الزر" إنشاء جدول في وضع التصميم".
بعد ذلك ، سيتم فتح نافذة جديدة حيث يمكنك إنشاء بنية جدول وتحديد الحقول التي سيتم تخزين المعلومات فيها.
يتضمن تكوين الحقول في جدول تحديد الاسم ونوع البيانات وتنسيق العرض والخصائص الأخرى. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إنشاء جدول "جهات الاتصال" ، فيمكنك إضافة الحقول "الاسم الأول" و "الاسم الأخير" و "العنوان" و "الهاتف" وما إلى ذلك.
بعد ضبط هيكل الجدول ، يمكنك البدء في ملئه بالبيانات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى التبديل إلى وضع "ورقة التوثيق". بعد ذلك ، تحتاج فقط إلى إدخال البيانات في الجدول ، وملء كل خلية.
من المهم ملاحظة أنه أثناء ملء البيانات في الجدول ، يمكنك استخدام أنواع مختلفة من البيانات ، بما في ذلك النصوص والأرقام والتواريخ والصور والتنسيقات الأخرى. يمكنك أيضا تكوين تنسيق العرض وخصائص إضافية لكل حقل.
بعد ملء الجدول بالبيانات ، يمكنك حفظ التغييرات والمتابعة إلى الخطوة التالية — إنشاء تقرير عند الطلب في الوصول.
الخطوة 3: افتح نموذج طلب التقرير
الآن بعد أن أصبح لديك طلب تم إنشاؤه ، يمكنك فتح نموذج طلب التقرير. للقيام بذلك ، اتبع الخطوات التالية:
- قم بتشغيل برنامج ميكروسوفت أسيس وافتح قاعدة البيانات الخاصة بك.
- في شريط التنقل على اليسار ، حدد علامة التبويب النماذج.
- انقر بزر الماوس الأيمن على نموذج طلب التقرير وحدد فتح من قائمة السياق.
الآن سترى نموذج طلب التقرير على شاشتك. في هذا النموذج ، يمكنك إدخال معايير للاستعلام وتشغيله للحصول على تقرير.
في نموذج طلب التقرير ، يمكنك رؤية حقول مختلفة حيث يمكنك إدخال البيانات. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى تحديد تواريخ لتقرير المبيعات لفترة زمنية معينة أو تحديد فئات منتجات معينة لتقرير المخزون.
بعد إدخال جميع المعايير اللازمة ، ستحتاج إلى النقر فوق الزر" تشغيل الاستعلام " لتشغيل الاستعلام والحصول على نتائج التقرير.
بالإضافة إلى إدخال المعايير ، يمكن أيضا توفير وظائف إضافية في النموذج ، مثل الزر "حفظ التقرير" ، والذي يسمح لك بحفظ نتائج الاستعلام في ملف منفصل لاستخدامها لاحقا.
البدء في استخدام نموذج طلب تقرير للحصول على التقارير اللازمة بناء على طلبات مايكروسوفت أكسس الخاص بك!
الخطوة 4: حدد نوع التقرير وأضف الحقول المطلوبة
بعد إنشاء استعلام واختيار البيانات الضرورية ، حان الوقت لإنشاء تقرير يحتوي على هذه البيانات في نموذج مناسب.
- افتح علامة التبويب" إنشاء " في شريط الإدارة.
- انقر فوق الزر" تقرير "في قسم" التقارير".
- اختر نوع التقرير الأنسب لمهمتك. تتضمن بعض أنواع التقارير المتاحة "تقرير جدولي" و "تقرير التجميع والتجميع"و " التصنيفات".
- بعد تحديد نوع التقرير ، يفتح الوصول نافذة "معالج التقارير" ، حيث يمكنك إضافة الحقول الضرورية لعرضها في التقرير.
- في نافذة معالج التقارير ، سترى حقلي قائمة:" الحقول المتاحة "و"الحقول المحددة".
- لإضافة حقل إلى التقرير ، حدده من قائمة الحقول المتاحة وانقر على إضافة. سيتم نقل الحقل إلى قائمة الحقول المحددة.
- يمكنك أيضا تغيير ترتيب الحقول عن طريق تحديد حقل في قائمة الحقول المحددة والنقر فوق الزرين لأعلى ولأسفل. بهذه الطريقة يمكنك تحديد الترتيب الذي سيتم عرض الحقول به في التقرير.
- بعد إضافة جميع الحقول الضرورية وتعيين ترتيبها ، انقر فوق الزر" التالي " في أسفل النافذة.
- في نافذة معالج التقرير التالي ، ستتمكن من تحديد نمط التصميم للتقرير. سيتم تزويدك بقائمة من الأنماط المتاحة ومعاينة للتقرير مع كل منها.
- حدد نمط التصميم الذي تريده وانقر على "التالي".
- في نافذة معالج التقرير التالي ، يمكنك تعيين عنوان التقرير وعنوانه. أدخل البيانات المطلوبة وانقر على"تم".
بعد ذلك ، سيقوم الوصول بإنشاء تقرير بناء على الحقول المحددة ، بالترتيب المحدد ، مع نمط التصميم المحدد ، ومع العنوان والعنوان المحددين.
الخطوة 5: تعيين المعايير والفرز للتقرير
لتصفية بيانات التقرير وتنظيمها ، تحتاج إلى تعيين معايير وفرز للتقرير في ميكروسوفت أسيس.
1. وضع المعايير:
- افتح التقرير في وضع" تخطيط التقرير".
- حدد الحقل الذي تريد تعيين المعايير له.
- في علامة التبويب تخطيط ، في مجموعة الفلاتر ، انقر فوق زر التصفية وحدد أحد خيارات التصفية المقترحة ، مثل" يساوي " ، "أكبر" ، " أقل " ، إلخ.
- أدخل قيمة لمعيار المرشح.
2. إعداد الفرز:
- افتح التقرير في وضع" تخطيط التقرير".
- حدد الحقل الذي تريد الفرز حسب.
- في علامة التبويب تخطيط ، في مجموعة الفرز والمجموعة ، انقر فوق الزر الفرز والمجموعة.
- في مربع الحوار الفرز والمجموعة ، حدد الحقل الذي تريد فرز البيانات من خلاله وحدد اتجاه الفرز (تصاعدي أو تنازلي).
- انقر فوق الزر" موافق " لتطبيق الفرز على التقرير.
بعد تحديد المعايير والفرز ، يمكنك عرض النتائج على التقرير في وضع المعاينة أو حفظ التقرير واستخدامه لمزيد من تحليل البيانات في ميكروسوفت أسيس.
الخطوة 6: تخصيص مظهر التقرير
لجعل التقرير أكثر جاذبية وقابلية للقراءة ، يمكنك تخصيص مظهره. مايكروسوفت أكسس لديها مجموعة متنوعة من الأدوات لتخصيص تصميم التقرير.
فيما يلي بعض الطرق لتخصيص مظهر التقرير:
- حدد موضوع تصميم للتقرير. هناك العديد من السمات المضمنة المتاحة في الوصول والتي يمكن تطبيقها على التقرير. اختر السمة التي تناسب تفضيلاتك ومتطلباتك.
- قم بتغيير ألوان النص وخطوطه وأحجامه. يمكنك تخصيص ألوان الخلفية وألوان النص والخطوط وأحجامها في التقرير. وهذا سوف يساعد على خلق مظهر أكثر جاذبية والمهنية.
- إضافة رأس وتذييل الصفحة. يمكنك إضافة رأس وتذييل إلى التقرير لتحديد عنوانه ومؤلفه وتاريخ إنشائه ومعلومات أخرى.
- استخدم التجميع والفرز. إذا كان تقريرك يحتوي على مجموعة من البيانات ، فيمكنك تخصيص مظهر كل مجموعة وإضافة رؤوس لكل مجموعة.
- إضافة فواصل الصفحة. إذا كان التقرير الخاص بك يحتوي على صفحات متعددة ، يمكنك إضافة فواصل الصفحات لتحديد أين تنتهي إحدى الصفحات وتبدأ الصفحة التالية.
- استخدم التنسيق الشرطي. يمكنك تخصيص عرض البيانات وفقا لشروط معينة ، على سبيل المثال ، تمييز البيانات التي تفي بمعيار معين.
هذه ليست سوى بعض الخيارات لتخصيص مظهر تقرير في ميكروسوفت أسيس. يمكنك تجربة إعدادات مختلفة لإنشاء تقرير يناسب احتياجاتك وتفضيلاتك.
الخطوة 7: حفظ وطباعة التقرير
بعد إنشاء وتكوين التقرير في مايكروسوفت أكسس ، نحتاج إلى حفظه حتى نتمكن من طباعته أو نقله إلى مستخدمين آخرين.
1. لحفظ التقرير ، حدد عنصر القائمة" ملف "وانقر على"حفظ".
2. في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد الموقع الذي تريد حفظ التقرير فيه وأدخل اسم الملف. انقر فوق الزر" حفظ".
ملاحظة: يوصى بحفظ التقارير بتنسيق بدف أو زس للتأكد من أن تنسيق التقرير وترميزه لن يتغير عند فتحه على أجهزة الكمبيوتر الأخرى.
3. بعد حفظ التقرير ، يمكنك فتحه للمعاينة والطباعة عن طريق تحديد عنصر القائمة "ملف" والنقر على "فتح".
4. لطباعة التقرير ، حدد عنصر القائمة" ملف "وانقر على"طباعة". في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد خيارات الطباعة مثل الطابعة وعدد النسخ والصفحات التي تريد طباعتها. انقر فوق الزر" طباعة " لبدء طباعة التقرير.
الآن أنت تعرف كيفية حفظ وطباعة تقرير تم إنشاؤه في ميكروسوفت أسيس. لا تنس حفظ التغييرات في التقرير بعد كل تحديث للبيانات أو تعديل تخطيط بحيث يتم عرضها في الإصدار المحفوظ.