إكسل هو أداة قوية تسمح لك لتنظيم وتحليل البيانات. ومع ذلك ، مع مرور الوقت ، وعدد من الملفات في إكسيل يمكن أن تصبح ضخمة ، مما يجعل من الصعب إدارة والعثور على البيانات اللازمة. يعد إنشاء أرشيف طريقة فعالة لتنظيم الملفات للحفاظ على سلامتها وتسهيل عملية العمل.
إنشاء أرشيف في إكسيل ليس بالأمر الصعب. أولا ، تحتاج إلى تحديد الملفات التي ترغب في أرشفتها. ثم افتح إكسيل وحدد عنصر القائمة" ملف". في القائمة المنسدلة ، حدد"حفظ باسم".
في نافذة" حفظ باسم " التي تفتح ، حدد المجلد الذي تريد إنشاء الأرشيف فيه. انقر فوق الزر" إنشاء مجلد " (إذا لزم الأمر) وأدخل اسم الأرشيف. ثم حدد نوع الملف " أرشيف مضغوط "وانقر على زر" حفظ".
الآن ، سيتم حفظ جميع الملفات المحددة في أرشيف مضغوط. سيؤدي ذلك إلى تقليل حجم الملفات وتبسيط تخزينها ونقلها. بالإضافة إلى ذلك ، ستساعد أرشفة الملفات في الحفاظ على سلامتها وحمايتها من الحذف أو التعديل العرضي.
- الخطوة 1: فتح ملف اكسل جديد
- الخطوة 2: إنشاء بنية جدول
- الخطوة 3: ملء الجدول بالبيانات
- الخطوة 4: احفظ الملف بتنسيق مؤرشف
الخطوة 1: فتح ملف اكسل جديد
للقيام بذلك ، اتبع الخطوات التالية:
- قم بتشغيل تطبيق ميكروسوفت إكسيل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. عادة ما يكون متاحا من قائمة ابدأ أو على سطح المكتب.
- في التطبيق الذي يفتح ، حدد كتابا فارغا أو قالب كتاب فارغ.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سيتم توجيهك إلى مساحة عمل إكسيل ، حيث يمكنك البدء في العمل مع الأرشيف الخاص بك.
الخطوة 2: إنشاء بنية جدول
بعد بدء ميكروسوفت إكسيل وإنشاء مستند جديد ، يمكنك البدء في إنشاء بنية جدول للأرشيف الخاص بك. سيسمح لك هيكل الجدول بتنظيم البيانات بطريقة أكثر قابلية للفهم وملاءمة.
لإنشاء جدول في إكسيل ، يمكنك استخدام العلامة
لإنشاء جدول ، تحتاج إلى:
- حدد الخلية التي سيتم وضع الزاوية العلوية اليسرى من الجدول فيها.
- انقر على زر" إدراج جدول "على شريط أدوات إكسيل أو استخدام اختصار لوحة المفاتيح"السيطرة + تي".
- في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد عدد الصفوف والأعمدة التي تريد إضافتها إلى جدولك.
- انقر فوق الزر" موافق " لإنشاء جدول بالمعلمات المحددة.
سيتم إنشاء الجدول الخاص بك وجاهزة للاستخدام على الفور. يمكنك إضافة بيانات إلى الخلايا وتنسيق النص والأرقام وتحرير بنية الجدول حسب الحاجة.
في هذه الخطوة ، قمت بإنشاء بنية الجدول الأساسية للأرشيف الخاص بك في إكسيل.
الخطوة 3: ملء الجدول بالبيانات
بعد إنشاء الجدول ، تحتاج إلى ملء مع البيانات لإنشاء أرشيف في إكسيل. للقيام بذلك ، يمكنك إدخال البيانات يدويا في كل خلية من الجدول أو استيراد البيانات من مصدر آخر.
لإدخال البيانات يدويا:
- حدد الخلية التي تريد إدخال البيانات فيها.
- انقر نقرا مزدوجا فوقه أو انقر فوقه لتنشيط وضع التحرير.
- أدخل البيانات التي تحتاج إليها واضغط على إدخال للانتقال إلى الخلية التالية أو استخدام التحول+ أدخل تركيبة المفاتيح للانتقال إلى الخلية السابقة.
- كرر هذه العملية لكل خلية في الجدول.
إذا كانت لديك بيانات بالفعل أو تريد استيراد بيانات من مصدر آخر ، فيمكنك استخدام وظيفة النسخ واللصق:
- حدد الخلية أو نطاق الخلايا التي تريد نسخ البيانات منها.
- صحافة السيطرة + ج لنسخ الخلايا المحددة.
- انتقل إلى الخلية حيث تريد لصق البيانات المنسوخة.
- صحافة السيطرة + الخامس لإدراج البيانات في الخلية المحددة.
كرر هذه العملية لكل عمود وصف من الجدول الخاص بك لملئه بالبيانات.
بعد ملء الجدول بالبيانات ، يمكنك المتابعة إلى الخطوة 4: تخصيص تنسيق جدول البيانات في إكسيل لإعطاء الأرشيف نظرة أكثر مهنية.
الخطوة 4: احفظ الملف بتنسيق مؤرشف
بعد الانتهاء من العمل مع الجدول في إكسيل وتكون جاهزا لحفظه بتنسيق مؤرشف ، اتبع الإرشادات أدناه:
| 1. | انقر فوق الزر" ملف " في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة إكسيل. |
| 2. | حدد "حفظ باسم" من القائمة المنسدلة. |
| 3. | في النافذة التي تفتح ، حدد المجلد الذي تريد حفظ الملف فيه وأدخل اسم الملف. |
| 4. | في حقل" نوع الملف "، حدد تنسيق أرشيف ، على سبيل المثال ، " مصنف إكسيل (*.إكسلسكس) " أو " إكسيل 97-2003 مصنف (*.زلس)". |
| 5. | انقر فوق الزر" حفظ". |
الآن يتم حفظ ملفك بتنسيق مؤرشف وجاهز للاستخدام. يمكنك إغلاق الجدول أو مواصلة العمل عليه إذا لزم الأمر.