يوفر إكسيل العديد من الاحتمالات للعمل مع البيانات ، بما في ذلك إنشاء قوائم منسدلة. يمكن أن تكون هذه الوظيفة مفيدة عندما تحتاج إلى إدخال البيانات بتنسيق معين أو تحديد قيمة من مجموعة معينة. في هذه المقالة ، سوف ننظر في كيفية إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل باستخدام الشروط.
أولا ، تحتاج إلى إعداد البيانات التي سيتم استخدامها في القائمة المنسدلة. في إكسيل ، يمكن القيام بذلك باستخدام وظيفة" القائمة " في عمود أو صف. ثم حدد الخلايا التي يجب إنشاء القائمة المنسدلة فيها وانتقل إلى علامة التبويب" البيانات " في شريط الأدوات العلوي.
في علامة التبويب" البيانات "، حدد" التحقق من صحة البيانات "في قسم" أدوات البيانات". في النافذة التي تظهر ، حدد علامة التبويب" القوائم " وحدد مصدر البيانات المستخدم لإنشاء القائمة المنسدلة. ثم تحتاج إلى تحديد المربع" تنسيق الإدخال "والنقر فوق"موافق". الآن ، عند تحديد خلية بقائمة منسدلة ، سيتم عرض مجموعة البيانات المحددة في الشروط.
لذلك نظرنا في كيفية إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل حسب الشرط. يمكن أن تكون هذه الوظيفة مفيدة عند العمل مع كمية كبيرة من البيانات أو ، إذا لزم الأمر ، الحد من اختيار قيمة معينة. يمكنك استخدام هذه التقنية لتبسيط إدخال البيانات وتحسين كفاءة العمل مع إكسيل.
- ما هي القائمة المنسدلة?
- لماذا إنشاء قائمة منسدلة
- الخطوة 1. إنشاء قائمة القيم
- الخطوة 2. خلق شرط
- الخطوة 3. إنشاء قائمة منسدلة
- مثال على استخدام قائمة منسدلة
ما هي القائمة المنسدلة?
وتستخدم القوائم المنسدلة على نطاق واسع في مختلف التطبيقات ومنصات البرمجيات ، بما في ذلك إكسل. في إكسيل ، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة باستخدام وظيفة التحقق من صحة البيانات. يمكن أن يكون هذا مفيدا عندما تحتاج إلى تحديد القيم المسموح بها في خلية أو نطاق معين من الخلايا.
يمكن إنشاء القوائم المنسدلة في إكسيل بناء على قائمة ثابتة من القيم المحددة مسبقا في خلايا ورقة العمل ، أو بناء على قائمة ديناميكية يتم إنشاؤها بناء على الشروط أو البيانات من الخلايا الأخرى.
ملاحظة: للعمل مع القوائم المنسدلة في إكسيل ، يجب عليك استخدام الوظائف والأدوات المتاحة في الإصدار المقابل من البرنامج.
لماذا إنشاء قائمة منسدلة
يمكن أن يكون إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل مفيدا في العديد من المواقف:
1. تصفية البيانات: تسهل القائمة المنسدلة تصفية البيانات في الجدول. يمكنك إنشاء قوائم بناء على معلمات معينة وتحديد الخيارات المطلوبة لعرضها.
2. التحقق من صحة المدخلات: إذا كنت بحاجة إلى تقييد المستخدمين من اختيار قيم معينة ، فإن القائمة المنسدلة تسمح لك بإنشاء قائمة بالخيارات المقبولة. هذا يساعد على منع الأخطاء عند إدخال البيانات ويحسن جودة المعلومات في الجدول.
3. تبسيط العمل: يمكن أن تكون القائمة المنسدلة مفيدة عند إنشاء قوالب ونماذج وأنواع أخرى من المستندات حيث تحتاج إلى منح المستخدم خيارا من عدة خيارات لتبسيط سير العمل وتسريعه.
4. تحسين التصور: تساعد القائمة المنسدلة في إنشاء محتوى منظم وسهل القراءة. يسمح لك بإخفاء الخيارات غير ذات الصلة أو الأقل أهمية ، مما يجعل التنقل أسهل ويقلل من ضوضاء المعلومات.
إنشاء قائمة منسدلة في إكسيل هو وسيلة بسيطة وفعالة لتنظيم وتنظيم المعلومات. يساعد على أتمتة عمليات العمل مع البيانات ويحسن قابلية استخدام الجدول.
الخطوة 1. إنشاء قائمة القيم
قبل إنشاء قائمة منسدلة ، يجب عليك تحديد مجموعة من القيم التي سيتم تضمينها في القائمة. يمكن أن تكون القيم أي: أرقام أو نص أو مجموعة من الأرقام والنص في نفس الخلية.
تتضمن عملية إنشاء قائمة القيم في إكسيل عدة خطوات:
- افتح مصنف إكسل جديد أو حدد مصنف موجود تريد إضافة قائمة منسدلة إليه.
- حدد الخلية أو نطاق الخلايا التي تريد إضافة القائمة المنسدلة إليها. يمكن أن تكون الخلية على أي ورقة من الكتاب.
- أدخل قيم القائمة في الخلية المحددة أو نطاق الخلايا. يجب فصل القيم بفواصل أو أن تكون في خلايا منفصلة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إنشاء قائمة بالألوان ، فيمكنك تحديد الخلية أ 1 وإدخال القيم "أحمر ، أخضر ، أزرق" بدون علامات اقتباس. إذا كنت تفضل استخدام خلايا منفصلة ، فيمكنك إدخال كل لون في خلايا منفصلة ، على سبيل المثال ، في الخلايا أ1, أ2 و أ3.
بعد الانتهاء من هذه الخطوة ، ستقوم بإنشاء قائمة بالقيم التي سيتم استخدامها في القائمة المنسدلة في إكسيل.
الخطوة 2. خلق شرط
- حدد الخلية حيث سيتم وضع القائمة المنسدلة.
- افتح الصيغة بكتابة علامة التساوي ( = ) في الخلية.
- ابدأ بكتابة وظيفة إذا بالنقر فوق الحرف"أنا".
- حدد وظيفة إذا من القائمة المنسدلة للوظائف أو أدخل "إذا" يدويا.
- افتح الأقواس وأدخل الوسيطة الأولى للدالة ، وهي شرط لتحديد قيمة من القائمة.
- أغلق الأقواس وأدخل فاصلة للانتقال إلى الوسيطة التالية للدالة.
- أدخل القيمة التي سيتم عرضها في الخلية إذا كان الشرط صحيحا.
- أدخل فاصلة وكرر الخطوات من 5 إلى 7 لكل قيمة من القائمة.
- إغلاق الأقواس من وظيفة إف.
على سبيل المثال ، إذا كانت لديك قائمة بالقيم لتحديد "الخيار أ" و "الخيار ب" و "الخيار ج" ، وتريد عرض "الخيار أ" في خلية إذا كانت القيمة في الخلية المجاورة أكبر من 10 ، سيبدو الشرط كما يلي:
= إذا (الخلية المجاورة>10 ، "الخيار أ" ، "الخيار ب" ، "الخيار ج")
الخطوة 3. إنشاء قائمة منسدلة
بعد إنشاء قائمة القيم للقائمة المنسدلة في إكسيل ، تحتاج إلى تكوين العرض والسلوك.
1. حدد الصف أو نطاق الخلايا الذي سيتم عرض القائمة المنسدلة فيه. يمكن أن تكون خلية واحدة أو عدة خلايا متجاورة.
2. في قائمة إكسيل ، حدد علامة التبويب" البيانات "وافتح قسم" التحقق من صحة البيانات".
3. في نافذة" التحقق من البيانات "التي تفتح ، حدد علامة التبويب" قائمة "وحدد مربع الاختيار" قائمة".
4. في الحقل المصدر ، أدخل أو حدد نطاقا من الخلايا يحتوي على قائمة القيم التي قمت بإنشائها في الخطوة السابقة. على سبيل المثال ، إذا كانت القائمة في الخلايا أ1:أ5 ، فأدخل "=A أ 1 1: A أ 5 5" في حقل "المصدر".
5. انقر فوق موافق لحفظ الإعدادات.
الآن سيتم عرض قائمة منسدلة بقيم من النطاق المحدد في الخلايا المحددة.
مثال على استخدام قائمة منسدلة
لنفترض أن لديك قائمة بموظفي شركتك وتريد إنشاء قائمة منسدلة لتسهيل اختيار موظف لتقرير أو عمليات أخرى.
للقيام بذلك ، يمكنك استخدام وظيفة بيانات في إكسيل تسمى "قائمة القيم المقبولة". باستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة تحتوي على جميع أسماء الموظفين. عند تحديد قيمة من القائمة ، سيتم نسخ هذه القيمة تلقائيا إلى الخلية.
لإنشاء قائمة منسدلة ، يجب عليك أولا إنشاء قائمة بجميع الموظفين في عمود منفصل أو نطاق من الخلايا. ثم ، بعد تحديد الخلية التي تريد إضافة القائمة إليها ، افتح علامة التبويب "البيانات" وانقر على زر "التحقق من البيانات".
في النافذة التي تفتح ، حدد علامة التبويب" قائمة " وحدد مصدر القائمة عن طريق تحديد نطاق يحتوي على أسماء الموظفين. ثم انقر فوق موافق.
الآن ، عند النقر فوق خلية ، سيظهر زر قائمة منسدلة. عند تحديد اسم الموظف ، سيتم نسخه تلقائيا إلى الخلية حيث تتم إضافة القائمة.
وبالتالي ، فإن استخدام قائمة منسدلة في إكسيل يجعل من السهل تحديد القيم من مجموعة بيانات معينة ، مما يوفر الوقت ويجعل العمل مع الجداول أكثر ملاءمة وكفاءة.