يعد توزيع المستندات بتنسيق ميكروسوفت ورد أحد أكثر المهام شيوعا في عصر تكنولوجيا المعلومات لدينا. في الوقت نفسه ، غالبا ما تكون هناك مواقف عندما يكون من الضروري مشاركة ملف ورد مع مستخدمين آخرين. إن مشاركة مستند دون فتحه للتغييرات يعني ضمان أمن المعلومات ، وحماية حقوقك بطريقة ما ، ولكن في نفس الوقت جعل العمل أسهل وأكثر كفاءة.
ماذا علي أن أفعل إذا كنت بحاجة إلى فتح الوصول إلى مستند ورد للعرض? بعد ذلك ، سوف نقدم لك تعليمات بسيطة حول كيفية استخدام وظيفة مشاركة المستندات في ورد.
ملاحظة: قبل استخدام ميزة مشاركة المستندات ، تأكد من أن إصدار أوفيس أو ورد يدعم هذه الميزة.
- التحضير للمشاركة
- الطريقة 1: استخدام الخدمات السحابية
- الطريقة 2: إرسال ملف عن طريق البريد الإلكتروني
- الطريقة 3: ضبط الوصول إلى الملفات عبر المشاركة
التحضير للمشاركة
قبل البدء في عملية مشاركة ملف ورد ، تحتاج إلى إكمال عدة خطوات تحضيرية:
- تأكد من تثبيت ميكروسوفت ورد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا لم يكن متوفرا ، يمكنك تحميل البرنامج من موقع مايكروسوفت الرسمي.
- افتح مستند ورد الذي تريد مشاركته وتحقق من محتوياته وتنسيقه. تأكد من أنه جاهز للتوزيع ولا يحتوي على عناصر أو معلومات غير مرغوب فيها.
- إذا كان المستند يحتوي على عناصر تنسيق معقدة مثل الرسومات أو الجداول أو الروابط إلى مستندات أخرى ، فتأكد من عرضها والعمل بشكل صحيح.
- إذا كنت ترغب في تقييد الوصول إلى ملف بحيث يمكن لبعض الأشخاص فقط عرضه أو تحريره ، فمن المستحسن تعيين كلمة مرور لمستند ورد. هذا سوف يساعد على ضمان أمن المعلومات السرية.
- إذا لزم الأمر ، قم بإجراء أحدث التعديلات والتغييرات على مستند ورد للتأكد من أنه جاهز تماما للمشاركة.
الطريقة 1: استخدام الخدمات السحابية
- اشترك في الخدمة السحابية المحددة إذا لم يكن لديك حساب حتى الآن.
- قم بتحميل ملف الكلمة المطلوب إلى محرك الأقراص السحابي. يتم ذلك عادة عن طريق سحب الملف إلى المجلد المناسب أو باستخدام الزر "تحميل".
- بعد تنزيل الملف ، ابحث عنه في التخزين السحابي وافتحه.
- في معظم الحالات ، يكون للخدمات السحابية خيار" مشاركة "أو"الحصول على رابط مشترك". اضغط عليها.
- ستظهر نافذة بها خيارات المشاركة. اضبط إعدادات الخصوصية المطلوبة وحدد نوع الارتباط-الوصول العام أو الوصول إلى الرابط فقط.
- بعد تحديد الإعدادات المطلوبة ، انقر فوق الزر" مشاركة "أو" إنشاء رابط".
- ستقوم الخدمة السحابية بإنشاء رابط فريد لملف ورد الخاص بك. انسخ هذا الرابط.
- الآن يمكنك مشاركة ملف ورد عن طريق إرسال هذا الرابط إلى الزملاء أو الأصدقاء. وسوف تكون قادرة على عرض أو تحميل الملف عن طريق النقر على الرابط.
يرجى ملاحظة أنه بناء على الخدمة السحابية المحددة وإعدادات الخصوصية ، قد يكون ملف وورد الخاص بك متاحا للمستخدمين الآخرين فقط للعرض أو التحرير أو التنزيل.
ملاحظة: قبل استخدام الخدمات السحابية ، تأكد من أن ملفاتك تحتوي فقط على المعلومات الضرورية ولا تحتوي على بيانات حساسة لتجنب الوصول غير المرغوب فيه أو تسرب المعلومات.
الطريقة 2: إرسال الملف عن طريق البريد الإلكتروني
إذا كنت ترغب في مشاركة ملف ورد عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام الإرشادات التالية:
| الخطوة 1: | افتح ملف ورد في تطبيق ميكروسوفت ورد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. |
| الخطوة 2: | انقر فوق علامة التبويب" ملف " في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة البرنامج. |
| الخطوة 3: | في القائمة التي تفتح ، حدد خيار" إرسال "ثم"بريد المستلم". |
| الخطوة 4: | أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم حيث تريد إرسال ملف ورد. |
| الخطوة 5: | أضف موضوع البريد الإلكتروني والتعليقات اللازمة إلى الملف ، إذا لزم الأمر. |
| الخطوة 6: | انقر على زر" إرسال " لإرسال ملف ورد عن طريق البريد الإلكتروني. |
الآن سوف يكون المستلم قادرا على فتح وعرض ملف وورد الخاص بك ، والتي تم إرسالها بنجاح عن طريق البريد الإلكتروني.
الطريقة 3: ضبط الوصول إلى الملفات عبر المشاركة
إذا كنت ترغب في مشاركة ملف ورد مع مستخدمين آخرين ، يمكنك استخدام ميزة مشاركة النظام. تسمح لك هذه الطريقة بالحد من مستوى الوصول والتحكم في من يمكنه عرض ملف أو تحريره أو التعليق عليه.
لمشاركة ملف ورد ، اتبع الخطوات التالية:
| 1 | افتح ملف الكلمة الذي تريد مشاركته. |
| 2 | انقر فوق علامة التبويب" ملف " في الزاوية اليسرى العليا من الشاشة. |
| 3 | حدد "حفظ باسم" من القائمة المنسدلة. |
| 4 | في النافذة التي تفتح ، حدد المجلد الذي تريد حفظ الملف فيه. |
| 5 | انقر فوق الزر" تحرير "بجوار حقل" المرسل إليه". |
| 6 | أدخل عناوين البريد الإلكتروني للمستخدمين الذين تريد منح حق الوصول إلى الملف لهم. يمكنك أيضا اختيار مستوى الوصول - " عرض فقط "أو" تحرير "أو"تعليق". |
| 7 | انقر فوق الزر" إرسال " لإعداد الوصول المشترك. |
الآن سيتلقى المستخدمون المحددون دعوة عبر البريد الإلكتروني للوصول إلى ملف ورد. سيتمكنون من عرض الملف أو تحريره أو التعليق عليه وفقا لمستوى الوصول الذي قمت بتعيينه.
ضع في اعتبارك أنه عند استخدام ميزة المشاركة ، يجب أن تكون حذرا وأن تمنح حق الوصول فقط للمستخدمين الذين تثق بهم. أيضا ، تحقق بانتظام من قائمة المستخدمين الذين منحتهم حق الوصول ، وقم بإلغاء الوصول لأولئك الذين لم يعودوا بحاجة إليه.