كيفية معرفة من فتح ملف اكسل: طرق بسيطة

كل واحد منا ، والعمل مع ملفات إكسيل ، يريد أن يكون متأكدا من أمن البيانات لدينا. في بعض الأحيان تكون هناك مواقف يتم فيها فتح الملفات التي تحتوي على معلوماتنا المهمة بواسطة أشخاص آخرين دون إذن منا. في مثل هذه الحالات ، قد نحتاج إلى معرفة من فتح ملفنا ومتى. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على بعض الطرق البسيطة التي ستساعدنا في معرفة هذه البيانات.

الطريقة الأولى هي استخدام وظيفة "تغيير التتبع" في إكسيل. للقيام بذلك ، افتح الملف ، ثم حدد برنامج "تغيير التتبع" في قائمة "الأدوات". في النافذة التي تظهر ، يمكنك الاطلاع على معلومات حول تاريخ ووقت واسم المستخدم الذي فتح الملف. هذه الميزة مثالية لتتبع التغييرات الملف ، ولكن لا يضمن حماية كاملة وأمن ملفات إكسيل.

الطريقة الثانية هي استخدام برامج خاصة يمكنها تتبع الوصول إلى الملفات وتسجيل المعلومات عنها. على سبيل المثال ، يمكن للبرنامج المسار اكسل تسجيل المعلومات حول كل افتتاح ملف اكسل ، بما في ذلك اسم المستخدم وتاريخ ووقت الوصول. هذه طريقة أكثر موثوقية لتتبع الوصول إلى ملفاتك ، ولكنها تتطلب تثبيت وتكوين برامج متخصصة.

الطريقة الثالثة هي استخدام "أدوات التدقيق" في إكسيل. باستخدام وظائف التدقيق ، يمكنك إعداد مراقبة الوصول إلى ملفات إكسيل وإنشاء تقارير عن كل افتتاح. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تمكين وظيفة التدقيق في إعدادات إكسيل ، ثم فتح الملف الذي تريد تتبع البيانات عنه. بعد ذلك ، ستتمكن من تلقي تقارير تحتوي على معلومات حول كل فتح ملف ، بما في ذلك اسم المستخدم وتاريخ ووقت الوصول.

1. لماذا من المهم معرفة من فتح ملف اكسل الخاص بك?
2. الطريقة 1: عرض الإجراءات الأخيرة
3. الطريقة 2: استخدام ميزة تتبع التغيير
4. الطريقة 3: التحقق من سجل الوصول
5. الطريقة 4: استخدام برامج الجهات الخارجية

لماذا من المهم معرفة من فتح ملف اكسل الخاص بك?

1. أمن البيانات: غالبا ما تحتوي ملفات إكسيل على معلومات سرية ومهمة مثل البيانات المحاسبية أو بيانات العملاء الشخصية أو الخطط الاستراتيجية. بعد معرفة من فتح هذه الملفات ، يمكنك تحديد ما إذا كان هناك تهديد بالوصول غير المصرح به إلى المعلومات.

2. التحكم في الإصدار: إذا كنت تعمل في فريق وتستخدم ملفات إكسيل في سير العمل ، فمن المهم أن نعرف من فتح وتعديل الملفات. يتيح لك ذلك تتبع التغييرات وإدارتها ، وتجنب التعارضات بين الإصدارات والحفاظ على الحالة الصحيحة للبيانات.

3. تحديد الأخطاء والمشاكل: تغيير ملفات إكسيل دون وثائق مناسبة يمكن أن يؤدي إلى أخطاء ونتائج غير صحيحة. يتيح لك تحديد الشخص المسؤول عن التغييرات تحديد المشكلات وإصلاحها بسرعة ، وتقليل الضرر المحتمل والحلول غير الصحيحة.

4. تحليل النشاط: معرفة من فتح ملفات اكسل يمكن أن تكون مفيدة لتحليل النشاط والأداء. يمكن أن يساعد ذلك في تحديد إجراءات العمل الفعالة أو تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب أو دعم إضافي.

5. الامتثال للقواعد واللوائح: لدى عدد من الصناعات والمنظمات قواعد ولوائح صارمة فيما يتعلق بالوصول إلى البيانات واستخدامها. من خلال معرفة من فتح ملفات إكسيل ، يمكنك ضمان الامتثال لهذه القواعد وتجنب المشاكل والعقوبات المحتملة.

كما ترون ، معرفة من فتح ملف إكسل الخاص بك يمكن أن تكون مفيدة ومهمة لمختلف جوانب العمليات التجارية الخاصة بك والأمن الشخصي. لذلك ، فمن المستحسن استخدام الطرق المتاحة لتتبع والتحكم في الوصول إلى ملفات إكسيل.

الطريقة 1: عرض الإجراءات الأخيرة

للقيام بذلك ، افتح الملف في إكسيل وانتقل إلى علامة التبويب "ملف". ثم حدد" معلومات "و"عرض المستندات الحديثة".

في النافذة التي تظهر ، سترى قائمة بالإجراءات الأخيرة التي تم تنفيذها مع الملف. سيتم الإشارة إلى كل إجراء باسم المستخدم الذي قام بهذا الإجراء.

يرجى ملاحظة أنه من أجل استخدام هذه الطريقة ، يجب تمكين وظيفة "عرض الإجراءات الأخيرة" في إكسيل. إذا لم يتم تمكينه ، يمكنك ببساطة تمكينه في إعدادات إكسيل.

عرض الإجراءات الأخيرة يسمح لك للحصول على معلومات حول من فتح ملف إكسيل وما هي التغييرات التي تم إجراؤها عليه. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن هذه الطريقة ليست دقيقة دائما ولا تتوفر دائما ، خاصة إذا تم تخزين الملف على خادم مشترك أو استخدامه على الشبكة.

الطريقة 2: استخدام ميزة تتبع التغيير

إذا كنت بحاجة إلى معرفة من فتح ملف إكسيل وإجراء تغييرات عليه ، يمكنك استخدام ميزة تتبع التغيير المضمنة.

خطوات استخدام هذه الوظيفة هي كما يلي:

1. افتح ملف اكسل الذي تريد تتبعه.
2. انتقل إلى علامة التبويب نظرة عامة على شريط الأدوات.
3. في قسم محفوظات الإصدار ، انقر فوق الزر فتح محفوظات الإصدار.
4. في النافذة التي تفتح ، سترى قائمة بجميع إصدارات الملف. ابحث عن الإصدار الذي تهتم به وانقر عليه.
5. سيتم عرض معلومات حول الوقت والمؤلف ووصف التغييرات التي تم إجراؤها على الملف في أسفل النافذة.

من المهم ملاحظة أن ميزة تتبع التغيير قد لا تكون متاحة في بعض الحالات أو تتوافق مع إعدادات أمان معينة ، لذلك من الممكن ألا يتم تتبع ملفات إكسيل الخاصة بك.

باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك بسهولة تحديد من فتح وتحرير ملف إكسيل ومتى.

الطريقة 3: التحقق من سجل الوصول

للتحقق من سجل الوصول في إكسيل ، اتبع الخطوات التالية:

قد لا تكون هذه الميزة متوفرة في بعض إصدارات إكسيل وفي حالات محددة. في هذه الحالة ، قد تحتاج إلى استخدام طرق بديلة لمعرفة معلومات الوصول.

الطريقة 4: استخدام برامج الجهات الخارجية

إذا كانت أدوات إكسيل المضمنة لا توفر معلومات كافية حول من فتح الملف ، يمكنك اللجوء إلى برامج الجهات الخارجية التي توفر إمكانات تتبع متقدمة لإجراءات المستخدم. فيما يلي بعض الأمثلة على هذه البرامج:

1. ريبليكون

ريبليكون هو برنامج متخصص في إدارة الوقت وإدارة المشاريع. يحتوي على ميزة تدقيق المستندات التي تسمح لك بتتبع جميع التغييرات التي تم إجراؤها على الملفات ، بما في ذلك معلومات حول المستخدمين الذين فتحوا الملف. هذا الحل يمكن أن تكون مفيدة للشركات التي ترغب في التحكم في الوصول واستخدام الملفات ليس فقط في إكسيل ، ولكن أيضا في برامج أخرى.

2. فيليوديت

فيليوديت هو أداة لتتبع نشاط المستخدم مع الملفات والمجلدات على الشبكة. ويقدم تقارير مفصلة عن من ومتى وكيف تم فتح الملفات أو تعديلها أو حذفها. يقوم البرنامج بجمع المعلومات من مصادر مختلفة ، بما في ذلك سجلات النظام ، ويقدمها في شكل مناسب.

ضع في اعتبارك أن استخدام برامج الجهات الخارجية قد يتطلب تكاليف ووقتا إضافيا لإعدادها. لاحظ أيضا أن بعض البرامج قد تنتهك خصوصية البيانات وتتطلب الامتثال لبعض اللوائح القانونية.

إذا كنت بحاجة إلى معرفة من فتح ملف إكسيل ، يمكنك استخدام البيانات من برامج طرف ثالث للحصول على مزيد من المعلومات حول نشاط المستخدم وتحسين أمن البيانات. ومع ذلك ، قبل استخدام مثل هذه البرامج ، من الضروري تقييم مزاياها وعيوبها ، وكذلك مراعاة متطلبات شركتك والقيود القانونية.