يمكن أن تكون طباعة البيانات من إكسيل ميزة مفيدة للغاية ، خاصة عند العمل بكميات كبيرة من المعلومات أو عندما تحتاج إلى تحليل البيانات في وضع عدم الاتصال. ومع ذلك ، لكي تبدو المستندات احترافية وسهلة القراءة ، من المهم إعداد الورقة بشكل صحيح قبل الطباعة.
في هذا الدليل ، ونحن سوف ننظر في الخطوات الأساسية التي سوف تساعدك على إعداد ورقة عمل إكسل للطباعة. سنوضح لك كيفية تحديد المناطق المطلوبة للطباعة ، وضبط التكبير / التصغير ، وإضافة الرؤوس والتذييلات ، وتعيين اتجاه الصفحة والهوامش.
بالإضافة إلى ذلك ، سننظر في العديد من وظائف إكسيل الإضافية التي قد تكون مفيدة عند طباعة البيانات. في نهاية الدليل سوف تجد النصائح والحيل المفيدة التي سوف تساعدك على الحصول على أفضل نتيجة عند طباعة المستندات من إكسيل.
- اختيار تنسيق الورقة المطلوب للطباعة
- ضبط إعدادات التكبير / التصغير الصحيحة
- إضافة وتنسيق العناوين وأسماء الأعمدة
- إعداد الهوامش واتجاه الصفحة
- معاينة قبل الطباعة والتحقق من الإعدادات
اختيار تنسيق الورقة المطلوب للطباعة
يوفر إكسيل العديد من تنسيقات الأوراق القياسية للطباعة ، مثل" ورقة "و" ألبوم بيتا "و"ورقة بيتا". يمكنك تحديد التنسيق المطلوب لإنشاء التخطيط الأنسب وحجم الورقة للطباعة.
بالإضافة إلى تنسيقات الأوراق القياسية ، يوفر إكسيل أيضا للمستخدم الفرصة لإنشاء تنسيق الورقة الخاص به للطباعة. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام وظيفة "تخصيص الصفحة". في هذا القسم ، يمكنك ضبط عرض الورقة وارتفاعها ، وكذلك تحديد الاتجاه الرأسي أو الأفقي.
عند اختيار تنسيق الورقة للطباعة ، ضع في اعتبارك العوامل التالية:
- حجم البيانات: إذا كنت تقوم بطباعة كمية كبيرة من البيانات ، فقد تحتاج إلى اختيار تنسيق ورقة يوفر أقصى مساحة لإخراج المعلومات.
- التوجيه: اعتمادا على موقع البيانات ، قد تحتاج إلى تحديد اتجاه عمودي (عمودي) أو أفقي (أفقي) للورقة المراد طباعتها.
- المقياس: إذا كانت البيانات كبيرة جدا أو صغيرة جدا على الورقة المطبوعة ، فيمكنك ضبط المقياس لضمان أفضل عرض وقراءة للمعلومات.
سيساعدك اختيار تنسيق الورقة المناسب للطباعة في الحصول على معلومات واضحة وسهلة القراءة على الورق. سيوفر هذا أيضا المساحة والموارد عند طباعة كميات كبيرة من البيانات.
ضبط إعدادات التكبير / التصغير الصحيحة
عندما تقوم بإعداد ورقة عمل إكسل للطباعة ، من المهم جدا تعيين إعدادات التكبير / التصغير الصحيحة للتأكد من أن جميع البيانات تناسب الصفحة المطبوعة وتحصل على أفضل النتائج. في هذا القسم ، ونحن سوف اقول لكم كيفية ضبط إعدادات التكبير في إكسيل.
1. حدد علامة التبويب "عرض"
الخطوة الأولى هي تحديد علامة التبويب عرض في الجزء العلوي من شاشة إكسيل. تحتوي علامة التبويب هذه على جميع الأدوات اللازمة لتكوين إعدادات الطباعة.
2. اضبط إعدادات التكبير / التصغير
عند تحديد علامة التبويب عرض ، ابحث عن قسم التكبير / التصغير في علامة التبويب هذه. في هذا القسم ، يمكنك تعيين مقياس الورقة ، والذي سيسمح لك بتغيير حجم الورقة على الصفحة المطبوعة.
هناك العديد من الخيارات المتاحة لضبط إعدادات التكبير في إكسيل:
- التحجيم التلقائي: سوف إكسل تلقائيا تحديد مقياس الأكثر الأمثل لورقة العمل والصفحة المطبوعة.
- عرض التحجيم: سوف إكسيل تغيير حجم ورقة بحيث يناسب عرض الصفحة المطبوعة.
- ارتفاع التحجيم: سوف إكسيل تغيير حجم ورقة بحيث يناسب ارتفاع الصفحة المطبوعة.
- التحجيم كنسبة مئوية: يمكنك تحديد نسبة التحجيم للورقة يدويا.
اختر الخيار الأنسب للورقة والصفحة المطبوعة للتأكد من أن جميع البيانات مناسبة.
3. معاينة قبل الطباعة
بعد ضبط إعدادات التكبير / التصغير ، يمكنك استخدام ميزة معاينة الطباعة للتأكد من أن كل شيء يبدو على ما يرام. هذا سوف يسمح لك أن ترى ما ورقة إكسل الخاص بك سوف تبدو على صفحة مطبوعة وإجراء تغييرات إذا لزم الأمر.
باتباع هذه الخطوات البسيطة ، ستتمكن من ضبط إعدادات التكبير / التصغير الصحيحة في إكسيل والحصول على نتائج طباعة ممتازة لورقة العمل الخاصة بك.
إضافة وتنسيق العناوين وأسماء الأعمدة
في إكسيل ، تلعب العناوين وأسماء الأعمدة دورا مهما عند الطباعة ، لأنها تساعد المستخدمين على التنقل بسهولة في البيانات. تتيح لك الخطوات التالية إضافة العناوين وأسماء الأعمدة وتنسيقها في جدول بيانات إكسل لإنشاء نسخة مطبوعة.
1. حدد الخلايا التي ستكون بمثابة اسم الرأس أو العمود.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المنطقة المميزة وحدد خيار تنسيق الخلية من قائمة السياق.
3. في نافذة" تنسيق الخلية "التي تظهر ، انتقل إلى علامة التبويب" محاذاة".
4. في قسم" المحاذاة الأفقية " ، حدد نمط المحاذاة المطلوب للرؤوس وأسماء الأعمدة ، على سبيل المثال ، "المركز".
5. استخدم خيارات التنسيق الأخرى في علامة التبويب المحاذاة لتخصيص مظهر العناوين وأسماء الأعمدة ، على سبيل المثال ، تغيير حجم الخط أو تطبيق غامق أو إضافة لون تعبئة.
6. انقر فوق موافق لإغلاق نافذة تنسيق الخلية وحفظ التغييرات.
7. تأكد من أن العناوين وأسماء الأعمدة تبدو صحيحة وتفي بمتطلبات الطباعة الخاصة بك.
باتباع هذه الخطوات البسيطة ، يمكنك بسهولة إضافة وتخصيص العناوين وأسماء الأعمدة في جدول بيانات إكسل قبل الطباعة.
إعداد الهوامش واتجاه الصفحة
عند إعداد ورقة عمل إكسيل للطباعة ، من المهم جدا أن تأخذ في الاعتبار معلمات الحقل واتجاه الصفحة. تتيح لك هذه الإعدادات تحسين استخدام مساحة الصفحة وتوفير نسخة مطبوعة مريحة وقابلة للقراءة من المستند.
للبدء ، افتح المستند في إكسيل وحدد علامة التبويب" تخطيط الصفحة". ستجد هنا خيارات متنوعة لتخصيص الهوامش واتجاه الصفحة.
يعد تحديد عرض الحقول وارتفاعها إحدى المهام الأساسية. تحدد هذه المعلمات مقدار المعلومات التي يمكن وضعها في صفحة واحدة. عادة ، يتم تعيين قيم الحقول تلقائيا عند إنشاء مستند جديد ، ولكن يمكنك دائما تغييرها. من المهم أن تتذكر أن زيادة قيم الحقل ستقلل المساحة المتاحة.
يعد اتجاه الصفحة مهما أيضا لضمان عرض البيانات بشكل صحيح على الطباعة. يمكنك الاختيار بين الاتجاه الأفقي (الأفقي) والاتجاه الرأسي (الرأسي). يتم تحديد اتجاه الصفحة وفقا لتفضيلاتك ومحتوى المستند.
بعد إعداد الهوامش واتجاه الصفحة ، لا تنس حفظ التغييرات قبل طباعة المستند. يمكنك التحقق من النتائج على الشاشة باستخدام وظيفة المعاينة قبل إرسال المستند للطباعة. سيمنحك هذا الفرصة لإجراء تعديلات إضافية إذا لزم الأمر.
من المهم أن تتذكر أن تعيين الهوامش واتجاه الصفحة هو عملية تتطلب بعض الوقت والممارسة. تجربة مع قيم وإعدادات مختلفة للعثور على الإعدادات المثلى لطباعة المستند في إكسيل.
معاينة قبل الطباعة والتحقق من الإعدادات
قبل طباعة ورقة إكسيل ، من المهم معاينة كيف سيبدو المستند على الورق ، وكذلك التأكد من ضبط إعدادات الطباعة بشكل صحيح. سيساعد ذلك على تجنب المفاجآت غير السارة والتأكد من أن المعلومات المطبوعة تلبي توقعاتك. إكسيل لديها عدة طرق لمعاينة والتحقق من الإعدادات قبل الطباعة.
واحدة من أسهل الطرق هي استخدام وظيفة المعاينة المضمنة. لاستخدام هذه الميزة ، انتقل إلى علامة التبويب" طباعة "على الشريط ، ثم حدد خيار" معاينة". بعد ذلك ، سيتم فتح نافذة معاينة حيث يمكنك أن ترى كيف ستبدو ورقة إكسيل عند طباعتها.
في نافذة المعاينة ، يمكنك التحقق من إعدادات الطباعة التالية:
- التنسيب على الصفحة - يمكنك أن ترى كيف سيتم وضع المعلومات على كل صفحة عند الطباعة.
- تكبير-يسمح لك بزيادة أو تقليل حجم الورقة على الطباعة.
- اتجاه الصفحة - يمكنك اختيار الاتجاه الأفقي أو الرأسي للصفحة.
- الهوامش - يمكنك ضبط الهوامش والهوامش.
يمكنك أيضا عرض رؤوس الأعمدة والصفوف والحدود وتعبئة الخلايا في نافذة المعاينة. إذا كان هناك شيء لا يلبي توقعاتك ، يمكنك العودة إلى تحرير ورقة إكسيل وإجراء التغييرات اللازمة.
بالإضافة إلى وظيفة المعاينة ، يحتوي إكسيل أيضا على وظيفة طباعة صفحة واحدة. يسمح لك بقياس المستند تلقائيا بحيث يتناسب مع صفحة واحدة عند الطباعة. لاستخدام هذه الميزة ، انتقل إلى علامة التبويب" طباعة "على الشريط ، وحدد خيار" طباعة "ثم"في صفحة واحدة". بعد ذلك ، سيقوم إكسيل بتحليل المستند وضبط حجمه تلقائيا بحيث يناسب صفحة واحدة.
من المهم ملاحظة أن معاينة الإعدادات والتحقق منها قبل الطباعة يساعد على تجنب قطع المعلومات ، ووضع غير صحيح على الصفحة ، ويساعد أيضا على توفير الورق والوقت.
إذا لزم الأمر ، بعد معاينة والتحقق من الإعدادات ، يمكنك تحرير المستند عن طريق إجراء التغييرات اللازمة في إكسيل. بعد ذلك ، يجب إعادة المعاينة والتحقق من الإعدادات قبل الطباعة للتأكد من صحة التغييرات التي أجريتها.