يعد إنشاء نسخة احتياطية من البيانات أمرا مهما لضمان سلامة وأمن المعلومات في إكسيل. في حالة فقدان البيانات أو فشل النظام ، يمكن أن تكون النسخة الاحتياطية خلاصا حقيقيا. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد النسخة الاحتياطية على حماية البيانات من الحذف العرضي أو التلف.
في هذا الدليل ، سنوضح لك كيفية إعداد نسخة احتياطية من إكسيل باتباع الخطوات البسيطة. ونحن سوف ننظر في عدة طرق مختلفة من شأنها أن تساعدك على اختيار الخيار الأكثر ملاءمة وفعالية لإنشاء نسخة احتياطية في إكسيل.
سوف تتعلم كيفية استخدام المدمج في أدوات إكسيل لإنشاء نسخة احتياطية ، وكذلك كيفية إعداد النسخ الاحتياطي التلقائي باستخدام وحدات الماكرو. سنخبرك أيضا عن إمكانيات التخزين السحابي واستخدام البرامج المتخصصة لإنشاء نسخ احتياطية في إكسيل.
- التحضير للنسخ الاحتياطي
- اختيار البيانات للنسخ الاحتياطي
- إعداد نسخة احتياطية
- اختيار موقع تخزين النسخ الاحتياطي
- إنشاء جدول النسخ الاحتياطي
التحضير للنسخ الاحتياطي
قبل البدء في إنشاء نسخة احتياطية من ملفات إكسيل الخاصة بك ، فمن المستحسن أن تكمل عدة خطوات تحضيرية.
- حدد ملفات إكسيل التي تريد تضمينها في النسخة الاحتياطية. تأكد من أن لديك حق الوصول إلى هذه الملفات وأنها موجودة في المجلد الذي ستقوم بنسخه احتياطيا.
- تأكد من أن لديك مساحة خالية كافية على جهازك لتخزين النسخ الاحتياطية. تأكد من أنه يمكنك حفظ جميع الملفات الضرورية على الوسائط التي تختارها (على سبيل المثال ، محرك أقراص ثابت خارجي أو تخزين سحابي).
- تأكد من أن جميع ملفات إكسيل التي ستقوم بنسخها احتياطيا ليست مفتوحة أو محظورة من قبل مستخدمين آخرين. إذا كانت الملفات مقفلة ، فأغلقها قبل إنشاء نسخة احتياطية.
اتبع هذه الخطوات بدقة قبل بدء النسخ الاحتياطي للتأكد من أن ملفات إكسيل الخاصة بك آمنة.
اختيار البيانات للنسخ الاحتياطي
قبل إنشاء نسخة احتياطية من مستند إكسيل ، من المهم تحديد البيانات التي يجب تضمينها في هذه النسخة. واختيار البيانات الصحيحة تساعد على ضمان سلامة المعلومات الهامة ومنع فقدان البيانات في حالة تعطل تطبيق إكسل أو عطل.
لتحديد البيانات التي يجب تضمينها في النسخة الاحتياطية ، يوصى بمراعاة العوامل المهمة التالية:
- أنواع البيانات: حدد أنواع البيانات التي يجب حفظها. يمكن أن تكون هذه الأرقام والنصوص والصيغ والتنسيق والرسوم البيانية وما إلى ذلك.
- أوراق العمل والمصنفات: حدد أوراق العمل أو المصنفات المطلوبة للنسخ الاحتياطي.
- حجم البيانات: فكر في حجم البيانات المحددة وتأكد من أن لديك مساحة خالية كافية لحفظ نسخة.
- تحديث التردد: حدد عدد المرات التي يتم فيها تحديث البيانات عادة وقم بتعيين التردد المناسب لإنشاء نسخ احتياطية (يوميا ، أسبوعيا ، إلخ.).
بعد تحديد البيانات التي سيتم تضمينها في النسخة الاحتياطية ، يمكنك البدء في تكوين عملية النسخ الاحتياطي إكسيل.
إعداد نسخة احتياطية
إعداد نسخة احتياطية في إكسيل يسمح لك لحفظ نسخة من البيانات والوثائق الهامة بحيث في حالة حالات غير متوقعة أو فشل النظام يمكنك استعادة بسرعة عملك وعدم فقدان المعلومات الهامة. فيما يلي خطوات إعداد نسخة احتياطية في إكسيل:
- افتح تطبيق إكسيل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- حدد علامة التبويب ملف في القائمة العلوية.
- انقر فوق "حفظ باسم".
- حدد المجلد الذي تريد حفظ النسخة الاحتياطية فيه.
- أدخل اسم الملف للنسخ الاحتياطي.
- حدد تنسيق ملف النسخ الاحتياطي (على سبيل المثال،.زلسكس).
- انقر فوق الزر" حفظ " لإنشاء نسخة احتياطية.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سيكون لديك نسخة احتياطية من ملفك في المجلد المحدد. لتحديث النسخ الاحتياطية بانتظام ، يوصى بتحديد التاريخ في اسم الملف أو استخدام أدوات النسخ الاحتياطي التلقائي المتوفرة على نظام التشغيل الخاص بك.
اختيار موقع تخزين النسخ الاحتياطي
فيما يلي بعض الخيارات لمواقع تخزين النسخ الاحتياطي:
- القرص الصلب الخارجي: قم بتوصيل محرك أقراص ثابت خارجي بجهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول وقم بإعداد نسخة احتياطية له. سيسمح لك ذلك بتخزين نسخ الملفات ونقلها بسهولة.
- محرك الشبكة: إذا كانت لديك شبكة في المكتب أو في المنزل ، فيمكنك استخدام محرك أقراص شبكة لتخزين النسخ الاحتياطية. سيوفر هذا الوصول إلى نسخ من الملفات من أي جهاز كمبيوتر على الشبكة.
- التخزين السحابي: يوجد اليوم العديد من الخدمات السحابية التي توفر تخزين الملفات على الإنترنت. يمكنك تحميل نسخ من الملفات إلى التخزين السحابي والوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت.
- الخادم المحلي: إذا كان لديك خادم خاص بك ، فيمكنك إعداد نسخة احتياطية إلى خادم محلي. سيوفر هذا التحكم الكامل في التخزين والوصول إلى النسخ الاحتياطية.
بغض النظر عن موقع التخزين الذي تختاره ، تأكد من أنه محمي بكلمة مرور أو تدابير أمنية أخرى. سيساعد هذا في منع الوصول غير المصرح به إلى النسخ الاحتياطية والتسرب المحتمل للبيانات السرية.
إنشاء جدول النسخ الاحتياطي
لإعداد نسخة احتياطية إكسيل ، من المهم جدا لإنشاء جدول زمني لإنشاء نسخ من الملفات تلقائيا في وقت معين. سيضمن ذلك حفظ بياناتك بانتظام وفي الوقت المناسب ، مما يمنع الخسائر المحتملة.
فيما يلي الخطوات لمساعدتك في إنشاء جدول نسخ احتياطي في إكسيل:
- تشغيل إكسل وفتح الملف الذي تريد إجراء نسخ احتياطي.
- حدد علامة التبويب" ملف " في الزاوية العلوية اليسرى من البرنامج.
- حدد "حفظ باسم" من قائمة ملف.
- في النافذة التي تظهر ، حدد الموقع الذي تريد حفظ النسخة الاحتياطية من الملف فيه.
- أدخل اسما لملف النسخ الاحتياطي في حقل اسم الملف.
- انقر فوق الزر" أدوات " بجوار حقل اسم الملف.
- حدد" الإعدادات العامة " من القائمة المنسدلة.
- في نافذة خصائص المستند ، حدد علامة التبويب الإحصائيات.
- في الجزء السفلي من النافذة ، ابحث عن السطر "حفظ نسخة احتياطية كل" وأدخل الوقت الذي تريد بعده إنشاء نسخ احتياطية (على سبيل المثال ، 10 دقائق).
- انقر فوق الزر" موافق " لتطبيق التغييرات.
الآن بعد أن قمت بإعداد جدول النسخ الاحتياطي ، سوف إكسل تلقائيا إنشاء نسخ احتياطية من الملف الخاص بك في الوقت المحدد. سيساعد ذلك في ضمان أمان بياناتك ومنع فقدانها في حالة حدوث عطل أو ظروف غير متوقعة.