مايكروسوفت اكسل هي واحدة من البرامج الأكثر شيوعا للعمل مع الجداول والبيانات. ومع ذلك ، غالبا عند العمل بكميات كبيرة من المعلومات ، قد يبدأ البرنامج في العمل ببطء. لتجنب التأخير وزيادة سرعة إكسيل ، من المهم معرفة بعض النصائح والتوصيات المفيدة. في هذه المقالة ، سوف ننظر في 10 طرق لتسريع عملك مع إكسل وتحسين كفاءة البيانات الخاصة بك.
1. استخدم تنسيقات الخلايا المناسبة
طريقة واحدة لتحسين أداء إكسيل هو استخدام صيغ الخلايا الصحيحة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل مع التواريخ ، فاستخدم تنسيق التاريخ بدلا من حقل النص. سيسمح هذا للبرنامج بمعالجة البيانات وعرضها بسرعة أكبر.
2. قم بإيقاف تشغيل التحديثات التلقائية
إذا كان الجدول يحتوي على بيانات أو صيغ ذات صلة يتم تحديثها تلقائيا عند إجراء التغييرات ، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء إكسيل. لتسريع الأداء ، قم بتعطيل التحديثات التلقائية وتحديث البيانات فقط عند الضرورة.
- تحسين الصيغ والوظائف
- استخدام الفلاتر والجداول المحورية
- إزالة الأعمدة والصفوف غير الضرورية
- استخدام ضغط الملفات والأرشفة
تحسين الصيغ والوظائف
- تجنب استخدام الوظائف البطيئة مثل الوظائف غير المباشرة والإزاحة والوظائف الأخرى التي تتعامل مع نطاقات كبيرة من الخلايا. إذا أمكن ، استبدلها ببدائل أسرع.
- قم بتحسين الصيغ ، وتجنب استخدام العمليات والمراجع غير الضرورية للخلايا غير الضرورية للحسابات. قم بإزالة المسافات والرموز غير الضرورية من الصيغ.
- استخدم المراجع النسبية بدلا من المراجع المطلقة. الروابط المطلقة يمكن أن تبطئ إكسيل ، لذلك استخدم الروابط النسبية إن أمكن.
- قسم الصيغ المعقدة إلى عدة صيغ أصغر لتبسيط معالجتها. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل حمل وحدة المعالجة المركزية وتسريع معالجة المستندات.
- استخدام المدمج في وظائف إكسيل بدلا من كتابة وحدات الماكرو الخاصة بك أو وظائف مخصصة. عادة ما يتم تحسين الوظائف المدمجة لأداء العمليات الأكثر شيوعا.
- تجنب معالجة كميات كبيرة من البيانات في الصيغ ، لأن هذا يمكن أن يبطئ إكسيل. إذا كان ذلك ممكنا ، تقسيم البيانات إلى مجموعات أصغر أو استخدام أدوات إكسيل خاصة للعمل مع صفائف البيانات.
- اختر وظيفة إكسيل الأكثر ملاءمة لمهمة محددة. في بعض الحالات ، قد تكون إحدى الوظائف أكثر فعالية من الأخرى. استخدم الوظائف المصممة خصيصا للعمل مع التواريخ والنصوص والأرقام.
- تسريع العمليات الحسابية عن طريق تحديد وضع حساب صيغة إكسيل إلى تلقائي أو يدوي. في الوضع اليدوي ، سوف إكسيل معالجة فقط تلك الصيغ التي تتطلب التحديث ، والتي يمكن أن تقلل من وقت الحساب.
- استخدم وظائف مثل الفهرس والمتوسط لمعالجة البيانات في الأعمدة والصفوف ، بدلا من استخدام الوظائف التي تعالج نطاقات كبيرة من الخلايا.
- تحسين معلمات الوظيفة لتجنب معالجة البيانات غير الضرورية. على سبيل المثال ، ضع حدودا لوظائف مثل المبالغ لتجنب معالجة الخلايا غير الضرورية.
باتباع هذه النصائح ، يمكنك تحسين أداء إكسيل بشكل كبير وتقليل الوقت الذي يقضيه في العمل على المستندات.
استخدام الفلاتر والجداول المحورية
باستخدام المرشحات ، يمكنك تصفية البيانات وفقا لمعايير معينة لرؤية المعلومات التي تحتاجها فقط. تسمح لك المرشحات بتحديد الصفوف التي تفي بشروط معينة وإخفاء بقية الصفوف.
لاستخدام المرشحات ، حدد النطاق الكامل للبيانات وحدد علامة التبويب البيانات في شريط القائمة العلوي. ثم انقر فوق الزر" تصفية " ، وستظهر قائمة منسدلة ، مما يسمح لك بتحديد معايير التصفية.
تعد الجداول المحورية طريقة رائعة للاطلاع على معلومات موجزة حول كمية كبيرة من البيانات. إنها تسمح لك بتقديم نتائج تحليل البيانات بإيجاز وبصريا.
لإنشاء جدول محوري ، حدد نطاق البيانات الذي تهتم به وحدد علامة التبويب إدراج في شريط القائمة العلوي. ثم انقر على زر الجدول المحوري واتبع تعليمات معالج الجدول المحوري.
تسمح لك الجداول المحورية بتلخيص البيانات وتحليلها ، والعثور على القيم المتوسطة والدنيا والقصوى ، وإجراء حسابات أخرى بناء على البيانات المحددة.
سيساعدك استخدام الفلاتر والجداول المحورية على تسريع عملك بشكل كبير باستخدام بيانات إكسيل والحصول على المعلومات اللازمة دون بذل جهد غير ضروري.
إزالة الأعمدة والصفوف غير الضرورية
يمكن تحقيق تسريع العمل مع الجداول في إكسيل عن طريق إزالة الأعمدة والصفوف غير الضرورية من المستند.
عندما يحتوي الجدول الخاص بك على عدد كبير من الأعمدة أو الصفوف ، فقد يؤثر ذلك على أداء البرنامج.
لحذف الأعمدة غير الضرورية ، حددها بالنقر بزر الماوس الأيمن على رأس العمود وحدد خيار الحذف. قم بنفس العملية لحذف الصفوف غير الضرورية.
من المهم أن تتذكر أنه قبل حذف الأعمدة والصفوف ، يوصى بعمل نسخة احتياطية من المستند لتجنب فقدان البيانات.
ستؤدي إزالة الأعمدة والصفوف غير الضرورية إلى تحسين أداء إكسيل وتسريع العمل مع الجداول الكبيرة.
لا تنس أنه عند حذف الأعمدة أو الصفوف ، قد تفقد أيضا البيانات ذات الصلة ، لذا كن حذرا وتحقق مما إذا كنت قد أضرت بجدولك أثناء عملية الحذف.
استخدام ضغط الملفات والأرشفة
هناك العديد من تنسيقات الأرشفة التي يدعمها إكسيل:
- .الرمز البريدي هو أحد أكثر تنسيقات الأرشفة شيوعا. يوفر هذا التنسيق نسبة ضغط جيدة ومتوافق مع العديد من برامج تخفيف الضغط.
- .رر هو تنسيق ضغط أكثر كفاءة يسمح لك بإنشاء أرشيفات أكثر إحكاما. ومع ذلك ، مطلوب برنامج خاص للعمل مع هذا التنسيق.
لأرشفة ملف إكسيل ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح ملف إكسيل الذي تريد أرشفته.
- حدد علامة التبويب ملف في القائمة العلوية.
- في قسم" حفظ باسم "، حدد خيار" ملف مؤرشف".
- حدد تنسيق الأرشفة الذي تفضله (على سبيل المثال .الرمز البريدي أو .رر).
- حدد موقع حفظ الملف وانقر على"حفظ".
بعد اكتمال الأرشفة ، ستتلقى ملفا بحجم أصغر. لعرض محتويات الأرشيف ، ما عليك سوى فك ضغطه باستخدام برنامج الأرشيف.
يمكن أن يؤدي استخدام ضغط الملفات والأرشفة إلى تسريع أداء إكسيل بشكل كبير وتبسيط نقله عبر البريد الإلكتروني أو طريقة نقل الملفات الأخرى.