تصفية البيانات في إكسيل هي واحدة من أهم الإجراءات المستخدمة بشكل متكرر عند العمل مع كميات كبيرة من المعلومات. في كثير من الأحيان نحتاج إلى تحديد بيانات معينة من الجدول وفقا لمعايير معينة. في هذه المقالة ، ونحن سوف اقول لكم كيفية تصفية البيانات في إكسيل من قبل واحدة من المعايير الأكثر شعبية – قائمة.
أولا وقبل كل شيء ، من أجل تصفية البيانات في إكسيل من قبل قائمة ، فمن الضروري أن يكون القائمة نفسها ، والتي سيتم تصفيتها. قد تكون هذه القائمة في ورقة أخرى من الكتاب أو حتى في ملف آخر. يمكن فرزها بترتيب تصاعدي أو تنازلي. الشيء الرئيسي هو أنه يجب تقديم القائمة كعمود من القيم.
ملاحظة: قبل البدء في التصفية ، يوصى بإنشاء نسخة احتياطية من المستند بحيث يمكنك العودة إلى البيانات الأصلية في حالة حدوث أخطاء غير متوقعة.
عندما يكون لديك قائمة لتصفية البيانات حسب ، انتقل إلى الورقة مع الجدول المصدر وحدد العمود لتصفية حسب. ثم افتح علامة التبويب" البيانات "في شريط أدوات إكسيل العلوي وابحث عن الزر" تصفية متقدمة". بالنقر فوقه ، ستظهر نافذة" التصفية المتقدمة " ، حيث ستحتاج إلى تحديد إعدادات التصفية.
- كيفية استخدام تصفية البيانات في إكسيل
- تحضير الجدول قبل التصفية
- تطبيق التصفية التلقائية على البيانات
- تصفية البيانات بقيمة واحدة
- تصفية البيانات حسب القائمة باستخدام مرشح متقدم
- إنشاء عامل تصفية مخصص للبيانات
كيفية استخدام تصفية البيانات في إكسيل
فيما يلي بعض الخطوات البسيطة لمساعدتك على استخدام تصفية البيانات في إكسيل:
- حدد خلية داخل الجدول الخاص بك.
- انتقل إلى علامة التبويب" البيانات " في القائمة الرئيسية.
- انقر فوق الزر" تصفية "الموجود في مجموعة أدوات" الفرز والتصفية".
- ستظهر مجموعة من المرشحات أسفل رؤوس الأعمدة ، مما سيسمح لك بتحديد وعرض بيانات معينة فقط.
- انقر فوق عامل التصفية لتحديد القيم التي تريد إظهارها أو إخفاءها.
- كرر هذه العملية لكل عمود تريد تصفية البيانات من خلاله.
- للعودة إلى مجموعة البيانات الكاملة ، انقر فوق الزر "مسح الفلتر" في شريط الأدوات "الفرز والتصفية".
تصفية البيانات في إكسيل يمكن استخدامها لمهام مختلفة ، مثل البحث عن معلومات محددة ، وتحليل البيانات وفقا لمعايير معينة ، أو وضع شروط لعرض قيم معينة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن دمج التصفية مع وظائف إكسيل الأخرى ، على سبيل المثال ، لحساب مجموع البيانات التي تمت تصفيتها ، أو حساب متوسط القيمة ، أو إنشاء مخطط بناء على البيانات التي تمت تصفيتها.
بشكل عام ، يمكن أن يؤدي استخدام تصفية البيانات في إكسيل إلى تبسيط العمل بكميات كبيرة من المعلومات ومساعدتك في العثور بسرعة على البيانات التي تحتاجها أو تحليل القيم المحددة.
تحضير الجدول قبل التصفية
قبل البدء في تصفية البيانات في إكسيل حسب القائمة ، تحتاج إلى إعداد جدول للعمل. من المهم التأكد من أن الجدول يحتوي على جميع البيانات اللازمة ويتم تنظيمه بشكل صحيح.
أولا ، تأكد من أن كل عمود في الجدول يحتوي على نوع بيانات واحد فقط. على سبيل المثال ، يجب أن يحتوي العمود الذي يحتوي على أسماء على أسماء فقط ، ويجب أن يحتوي العمود الذي يحتوي على أرقام على أرقام فقط. هذا سوف يساعد على تجنب أخطاء التصفية.
ثانيا ، تحقق من أن الجدول لا يحتوي على صفوف أو أعمدة فارغة. يمكن أن تؤدي الصفوف أو الأعمدة الفارغة إلى نتائج تصفية غير صحيحة أو حتى أخطاء. إذا وجدت صفوفا أو أعمدة فارغة ، فاحذفها قبل التصفية.
يجب عليك أيضا التأكد من عدم وجود نسخ مكررة في الجدول. إذا كانت هناك صفوف بنفس البيانات في الجدول ، فقد تعطي التصفية نتائج غير صحيحة. قبل التصفية ، احذف جميع التكرارات من الجدول.
أخيرا ، تأكد من أن لديك قائمة بالقيم التي تريد تصفية البيانات من خلالها. قم بإنشاء عمود أو قائمة منفصلة بهذه القيم. حدد عمود الجدول الذي تريد التصفية فيه ، وتأكد من تطابق أسماء الأعمدة في القائمة وفي الجدول.
بعد الانتهاء من جميع التدابير الأولية اللازمة ، يمكنك البدء في تصفية البيانات في إكسيل وفقا لقائمة القيم الخاصة بك.
تطبيق التصفية التلقائية على البيانات
لتطبيق تصفية تلقائية على البيانات في إكسيل ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد نطاق الخلايا التي تحتوي على البيانات التي تريد تصفيتها.
- في علامة التبويب" البيانات "أعلى الشاشة ، ابحث عن قسم" الفرز والتصفية".
- انقر على زر" تصفية "أو" توسيع تصفية " ، اعتمادا على إصدار إكسيل.
- يظهر سهم في رأس كل عمود من النطاق المحدد. انقر فوق السهم الموجود في رأس العمود الذي تريد تصفية البيانات من خلاله.
- حدد الخيارات المطلوبة في القائمة المنسدلة عامل التصفية لتطبيق التصفية. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد عرض صفوف ذات قيمة معينة فقط ، فحدد هذه القيمة من قائمة التصفية.
- انقر فوق الزر" موافق " لتطبيق الفلتر. سيعرض إكسيل الصفوف التي تتطابق مع معايير التصفية المحددة فقط ، وسيتم إخفاء الصفوف المتبقية.
يمكنك تطبيق عوامل تصفية متعددة على أعمدة مختلفة لعرض البيانات التي تحتاجها فقط. لتعطيل التصفية ، ما عليك سوى النقر فوق الزر "تصفية" مرة أخرى أو تحديد خيار "مسح الفلتر" في القائمة المنسدلة عامل التصفية.
استخدام التصفية التلقائية يجعل من السهل لتصفية البيانات في إكسيل ويبسط تحليل كميات كبيرة من المعلومات. هذه الأداة مفيدة بشكل خاص عندما تحتاج إلى العثور على قيم معينة أو مقارنة البيانات وفقا لمعايير مختلفة.
تصفية البيانات بقيمة واحدة
في إكسيل ، يمكنك بسهولة تصفية البيانات حسب قيمة واحدة محددة. للقيام بذلك ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد العمود الذي تريد تصفيته. انقر على رأس العمود لتسليط الضوء عليه تماما.
- انتقل إلى علامة التبويب" البيانات " على شريط أدوات إكسيل الرئيسي.
- في قسم" الفرز والتصفية "، حدد"تصفية".
- في القائمة المنسدلة التي تظهر ، حدد القيمة المطلوبة التي تريد تصفية البيانات من خلالها.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سترى أن البيانات الموجودة في العمود قد تمت تصفيتها وأن المعلومات المقابلة للقيمة المحددة فقط تبقى.
لإزالة الفلتر وعرض جميع البيانات مرة أخرى ، ما عليك سوى تحديد عنصر "تصفية" في قائمة علامة التبويب "البيانات" مرة أخرى أو النقر فوق الزر "مسح الفلتر" على شريط أدوات إكسيل.
تصفية البيانات حسب القائمة باستخدام مرشح متقدم
لتطبيق عامل تصفية متقدم ، من المهم أن يتم تنظيم البيانات الموجودة في الجدول في جدول ، حيث يحتوي الصف الأول على رؤوس الأعمدة ، وتحتوي الصفوف اللاحقة على البيانات نفسها.
لتطبيق عامل التصفية المتقدم ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد منطقة البيانات التي تريد تصفيتها ، بما في ذلك رؤوس الأعمدة.
- في شريط الأدوات ، حدد علامة التبويب" البيانات "وابحث عن قسم" الفرز والتصفية".
- انقر فوق الزر" تصفية " لعرض المرشحات في رؤوس الأعمدة.
- في رأس العمود الذي تريد تصفية البيانات من خلاله ، ابحث عن الزر مع المثلث لأسفل وانقر عليه.
- حدد خيار" تصفية حسب القائمة " لعرض نافذة بها قائمة بالقيم.
- في النافذة التي تحتوي على قائمة القيم ، حدد القيم المطلوبة التي تريد تصفية البيانات من خلالها ، وانقر فوق موافق.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سيقوم إكسيل بتصفية البيانات في الجدول حسب القيم المحددة. ستكون الصفوف التي تفي بالقيم المحددة مرئية فقط ، وسيتم إخفاء الصفوف المتبقية.
يسمح لك الفلتر المتقدم أيضا بتطبيق شروط تصفية متعددة باستخدام عوامل التشغيل" و "و" أو". بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك حفظ عوامل التصفية لاستخدامها لاحقا في وقت آخر أو تحديث قائمة القيم في الفلتر. يتيح لك ذلك العمل بمرونة مع البيانات وتوفير الوقت.
باستخدام مرشح متقدم في إكسيل يسمح لك بسهولة وبسرعة تصفية البيانات عن طريق قائمة من القيم. هذه الأداة مفيدة بشكل خاص عندما يكون لديك كمية كبيرة من البيانات وتريد تحديد الصفوف التي تحتاجها بسرعة فقط.
إنشاء عامل تصفية مخصص للبيانات
إكسيل لديه القدرة على إنشاء مرشحات مخصصة لاختيار أكثر مرونة ومريحة من البيانات عن طريق القائمة. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك متطلبات محددة لتصفية البيانات.
لإنشاء عامل تصفية مخصص ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح ملف اكسل مع البيانات التي تريد تصفيتها.
- حدد جميع البيانات التي تريد تصفيتها ، بما في ذلك رؤوس الأعمدة.
- في شريط الأدوات ، حدد علامة التبويب" البيانات".
- انقر فوق الزر" تصفية "في قسم" الفرز والتصفية".
- سيظهر سهم مرشح بجوار كل عنوان عمود. انقر فوق سهم الفلتر للعمود الذي تريد تعيين مرشح مخصص له.
- في القائمة التي تفتح ، حدد"تصفية حسب القيمة".
- حدد "مرشحات متقدمة".
- في نافذة الفلاتر المتقدمة ، حدد شروط التصفية التي تلبي متطلباتك.
- انقر فوق موافق لتطبيق عامل التصفية.
بعد تطبيق عامل تصفية مخصص ، سيعرض إكسيل فقط البيانات التي تفي بشروط التصفية المحددة. يمكنك حفظ عرض البيانات هذا أو إلغاء التصفية في أي وقت.
إنشاء مرشح مخصص يسمح لك لتخصيص أكثر دقة عرض البيانات في إكسيل. هذا مفيد بشكل خاص عندما تحتاج إلى تحليل كميات كبيرة من المعلومات والعمل فقط مع مجموعات فرعية معينة من البيانات.