في العالم الحديث ، يفضل المزيد والمزيد من الشركات ورجال الأعمال إجراء مفاوضات واجتماعات تجارية ليس في المكتب ، ولكن عبر الإنترنت. هذا لا يوفر الوقت ويلغي الحاجة إلى السفر فحسب ، بل يسمح لك أيضا بالتواصل مع الشركاء والزملاء من مختلف أنحاء العالم. واحدة من الأدوات الأكثر شعبية لعقد مثل هذه الاجتماعات هو سكايب.
يتطلب تنظيم اجتماع سكايب بعض التحضير والمعرفة بميزات هذه المنصة. في هذه المقالة ، سنخبرك عن أفضل النصائح والإرشادات التي ستساعدك على إجراء اجتماع ناجح عبر الإنترنت.
1. التحضير للاجتماع:
قبل البدء في الاجتماع ، من الضروري تحديد أهدافه وغاياته. اختيار موضوع للاجتماع ، وجعل برنامج وإعداد المواد اللازمة.
- اختيار الوقت والتاريخ للاجتماع
- إنشاء رابط دعوة
- التحضير للاجتماع: الوثائق والمواد اللازمة
- التدريب التقني: التحقق من الاتصال والمعدات
- إدارة الاجتماعات الفعالة: قواعد الاتصال والاعتدال
اختيار الوقت والتاريخ للاجتماع
فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تحديد الوقت والتاريخ الأمثل للاجتماع:
| 1. | تحديد الموقع الجغرافي لجميع المشاركين في الاجتماع. يرجى ملاحظة أن المناطق الزمنية المختلفة قد يكون لها أسابيع عمل وعطلات نهاية أسبوع مختلفة. |
| 2. | حافظ على فارق التوقيت إلى الحد الأدنى. حاول أن تجد فترة يكون فيها جميع المشاركين أحرارا قدر الإمكان ، باستثناء الوقت الذي يكون فيه جدول العمل الأكثر إرهاقا. |
| 3. | ضع في الاعتبار خصائص كل مشارك في الاجتماع. إذا كان لدى بعض الأشخاص تفضيلات حول وقت الاجتماع ، فحاول تنسيق اهتماماتهم من أجل التوصل إلى اتفاق عام. |
| 4. | تحديد مدة الاجتماع. إذا تم التخطيط لمناقشة مطولة ، فقد يكون من المفيد التخطيط لعدة اجتماعات قصيرة بدلا من اجتماع طويل. |
| 5. | استخدم أدوات جدولة الاجتماعات مثل تقويم جوجل للمزامنة مع المشاركين في الاجتماع وتقديم خيارات زمنية متعددة لهم. |
| 6. | ضع في اعتبارك العطلات وأنماط الحضور في كل بلد لتجنب جدولة اجتماع في اليوم الخطأ. |
يعد اختيار الوقت والتاريخ الأمثل للاجتماع جانبا مهما من جوانب المنظمة الناجحة. إيلاء الاهتمام الكافي لذلك حتى يتمكن المشاركون من الانضمام إلى الاجتماع وتقديم أفكارهم وآرائهم.
إنشاء رابط دعوة
لإنشاء رابط دعوة ، اتبع التعليمات البسيطة. فيما يلي الخطوات الأساسية:
- افتح سكايب وانتقل إلى قائمة الاجتماعات. إذا كان لديك أحدث إصدار من سكايب مثبتا ، فستجد قائمة الاجتماعات على الجانب الأيسر من النافذة الرئيسية.
- انقر فوق الزر" إنشاء اجتماع". سيسمح لك ذلك بإنشاء اجتماع جديد وإنشاء رابط دعوة.
- أعط الاجتماع اسما واختر تنسيقا. أدخل اسم الاجتماع حتى يتمكنوا من التعرف عليه بسهولة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بهم. ثم حدد تنسيق الاجتماع.
- انقر فوق الزر" دعوة المشاركين". سترى نافذة مع رابط دعوة.
- انسخ رابط الدعوة. انقر فوق الزر" نسخ رابط الدعوة " واستخدمه لإرسال الدعوات إلى المشاركين في الاجتماع.
الآن لديك رابط دعوة يمكنك إرساله إلى المشاركين في الاجتماع. سيكونون قادرين على الانضمام إلى الاجتماع بمجرد النقر على الرابط. إنه حل مناسب وسريع لتنظيم الاجتماعات عبر الإنترنت.
التحضير للاجتماع: الوثائق والمواد اللازمة
1. جدول الأعمال. وضع جدول الأعمال هو الخطوة الأولى في التحضير للاجتماع. يشير إلى القضايا الرئيسية التي سيتم مناقشتها. وينبغي إعداد جدول الأعمال مسبقا وتوزيعه على المشاركين.
2. الوثائق. يجب إعداد جميع الوثائق والمواد اللازمة قبل الاجتماع. يمكن أن تكون هذه التقارير والعروض التقديمية والرسوم البيانية والرسوم البيانية وغيرها من المعلومات التي سيتم استخدامها في عملية المناقشة. ومن المهم أيضا التأكد من أن هذه الوثائق يمكن الوصول إليها ويمكن تقاسمها خلال الاجتماع.
3. إعداد المشاركين. من أجل اجتماع فعال ، من المهم أن يكون جميع المشاركين مستعدين للمناقشة. قبل الاجتماع ، يوصى بالتعرف على جدول الأعمال والمواد المقدمة ، وكذلك إعداد البيانات والتعليقات اللازمة. سيسمح هذا لكل مشارك أن يكون جاهزا للمناقشة وأن يقوم بدور نشط في العملية.
4. التدريب الفني. بالإضافة إلى الوثائق ، من الضروري التحقق من المعدات التقنية للاجتماع. تأكد من أن كاميرا الويب والميكروفون وسماعة الرأس تعمل بشكل صحيح. من المهم أيضا التحقق من اتصال واستقرار اتصال الإنترنت لتجنب المشاكل الفنية المحتملة أثناء المؤتمر.
يعد التحضير للاجتماع مرحلة مهمة تسمح لك بضمان فعاليته وإنتاجيته. خذ ما يكفي من الوقت والاهتمام لإعداد الوثائق والمواد اللازمة حتى يكون الاجتماع مثمرا وفعالا قدر الإمكان.
التدريب الفني: التحقق من الاتصال والمعدات
قبل البدء في اجتماع سكايب ، من المهم للتأكد من أن لديك اتصال بالإنترنت مستقرة ، وكذلك جميع المعدات اللازمة تعمل بشكل صحيح. سيساعد ذلك على تجنب المشكلات الفنية أثناء الاجتماع وضمان حسن سير الحدث.
فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها للتحقق من الاتصال والأجهزة:
| خطوة | الوصف |
| 1 | تحقق من اتصالك بالإنترنت. تأكد من أن سرعة تحميل البيانات وتنزيلها عالية بما يكفي للعمل المريح على سكايب. إذا كان اتصال الإنترنت ضعيفا ، فحاول الاتصال من مصدر أكثر استقرارا وأسرع. |
| 2 | تحقق من تشغيل الميكروفون ومكبرات الصوت. قم بتشغيل مكالمة اختبار أو رسالة صوتية للتأكد من أن أجهزة الصوت تعمل بشكل صحيح. إذا لزم الأمر ، قم بتمكين أو تثبيت برامج تشغيل الأجهزة. |
| 3 | تحقق من تشغيل كاميرا الويب. إذا كنت بحاجة إلى استخدام الفيديو أثناء الاجتماع ، فتأكد من أن كاميرا الويب الخاصة بك متصلة وتعمل بشكل صحيح. قم بتشغيل برنامج الاختبار للتحقق من الكاميرا والتأكد من إرسال الصورة بشكل صحيح. |
| 4 | تحديث برنامج سكايب. قم بتثبيت أحدث إصدار من البرنامج لاستخدام أحدث الميزات والتحسينات ، وكذلك لضمان التوافق مع المشاركين الآخرين في الاجتماع. |
| 5 | تحقق من إعدادات الخصوصية والأمان. تأكد من السماح بالوصول إلى الميكروفون والكاميرا والأجهزة الأخرى في إعدادات سكايب. سيؤدي ذلك إلى تجنب مشاكل الوصول إلى الصوت والفيديو. |
بعد الانتهاء من جميع الشيكات والاستعدادات ، سوف تكون على استعداد لعقد اجتماع سكايب دون أي تدخل فني. وتذكر أنه من الأفضل التحقق من المعدات مقدما بدلا من مواجهة المشاكل أثناء الاجتماع.
إدارة الاجتماعات الفعالة: قواعد الاتصال والاعتدال
1. تحديد الغرض من الاجتماع
قبل بدء الاجتماع ، من المهم تحديد الهدف الذي تريد تحقيقه بوضوح. سيساعد هذا في تنظيم المناقشة وتركيز المشاركين على القضية الرئيسية.
2. إعداد جدول الأعمال
ضع قائمة بالقضايا التي تحتاج إلى مناقشتها في الاجتماع. خصص وقتا لكل سؤال للوفاء في النهاية بالمدة المخطط لها للاجتماع.
3. ضع قواعد الاتصال
ادع المشاركين إلى اتباع قواعد اتصال معينة ، على سبيل المثال:
- تحدث بدوره حتى يتمكن الجميع من التحدث;
- الاستماع إلى واحترام آراء المشاركين الآخرين;
- تجنب المقاطعة;
- تتبع مدة أدائك.
4. كن منتبها للمشاركين
انتبه لكل مشارك في الاجتماع. اطرح أسئلة لتوضيح وجهة نظرهم أو اطلب منهم التعليق على رأيهم في القضية قيد المناقشة.
5. الإشراف على المناقشة
مهمتك هي قيادة المناقشة دون السماح بالانحرافات عن الموضوع. أشر إلى قواعد الاتصال بالمخالفين وأعد المناقشة إلى المسار الصحيح. إذا استمرت المناقشة ، ضع جدول الأعمال في الاعتبار وذكر المشاركين بالانتقال إلى العدد التالي.
6. استخلاص النتائج
في نهاية الاجتماع ، قدم ملخصا موجزا للقضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة. أرسلها إلى جميع المشاركين في الاجتماع لضمان فهم مشترك للنتيجة.
بعد هذه القواعد ، سوف تكون قادرة على تنظيم وإجراء اجتماع فعال عبر سكايب وتحقيق أهدافك.