مخطط جانت هو أداة مرئية تساعدك على تخطيط وتتبع تنفيذ المشاريع. إنه شريط أفقي مقسم إلى مقاطع تتوافق مع مهام مختلفة. يتيح لك هذا النوع من المخططات معرفة المهام التي يجب إكمالها ، ومتى تبدأ وتنتهي ، وكيف ترتبط ببعضها البعض.
اكسل هو واحد من برامج جداول البيانات الأكثر شعبية. إنها أداة قوية تسمح لك بإنشاء وتنسيق المخططات ، بما في ذلك مخططات جانت. في هذا الدليل ، سنوضح لك كيفية إنشاء مخطط جانت في إكسيل باستخدام بضع خطوات بسيطة.
الخطوة 1: افتح إكسيل وأنشئ مستندا جديدا. ثم أدخل أسماء المهام في عمود واحد ، بدءا من الصف 2.
الخطوة 2: في الأعمدة التالية ، أدخل تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء لكل مهمة. لاحظ أن مخطط جانت يعرض مدة المهمة فقط ، لذا أدخل تواريخ البدء والانتهاء وفقا لذلك.
الخطوة 3: حدد جميع البيانات في الجدول ، بما في ذلك أسماء المهام وتواريخ البدء والانتهاء. ثم انقر فوق علامة التبويب إدراج في شريط أدوات إكسيل العلوي وحدد نوع مخطط جانت.
- البرامج المطلوبة
- إنشاء مشروع جديد
- إضافة المهام والمهام الفرعية
- تحديد المواعيد النهائية لإنجاز المهام
- إضافة التبعيات بين المهام
- بناء مخطط جانت وإجراء التغييرات
البرامج المطلوبة
لإنشاء مخطط جانت في إكسيل ، ستحتاج إلى البرنامج التالي:
- مايكروسوفت اكسل. لإنشاء مخطط جانت ، ستحتاج مايكروسوفت اكسل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا لم يكن لديك هذا البرنامج حتى الآن ، يمكنك شرائه على موقع مايكروسوفت الرسمي أو تثبيت بديل مجاني مثل ليبر أوفيس احسب.
- قالب مخطط جانت. يمكنك استخدام قالب مخطط جانت القياسي في إكسيل أو إنشاء قالب خاص بك. يوفر قالب مخطط جانت البنية الأساسية والتنسيق للمخطط الخاص بك.
اعتمادا على مستواك من المعرفة إكسل ومتطلبات المشروع ، يمكنك أيضا استخدام برامج إضافية ، على سبيل المثال:
- برنامج إدارة المشاريع. إذا كنت بحاجة إلى وظائف إضافية لتخطيط وإدارة المشاريع ، يمكنك استخدام برامج إدارة المشاريع المتخصصة مثل ميكروسوفت بروجيكت أو تريلو.
- خدمات الإنترنت. هناك العديد من الخدمات عبر الإنترنت التي تقدم أدوات لإنشاء مخططات جانت ، مثل جانتبرو أو تيجانت. أنها تسمح لك بإنشاء مخططات جانت عبر الإنترنت ومشاركتها مع الفريق.
تأكد أيضا من أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك يلبي متطلبات النظام للبرنامج المحدد وأنك تعرف كيفية استخدام الأداة المحددة. إذا كنت تستخدم إكسيل ، سوف تحتاج إلى بعض المعرفة الأساسية للعمل مع هذا البرنامج ، بما في ذلك القدرة على إنشاء الجداول وتطبيق التنسيق عليها.
إنشاء مشروع جديد
قبل البدء في إنشاء مخطط جانت في إكسيل ، تحتاج إلى إنشاء مشروع جديد وتحديد خصائصه الرئيسية.
اتبع هذه الخطوات لإنشاء مشروع جديد:
- افتح مستند جديد
- تحديد اسم المشروع
- إنشاء رؤوس الأعمدة
- إضافة مهام
- املأ تواريخ البدء والانتهاء
- حساب مدة المهمة
فتح إكسل وإنشاء مستند جديد.
أدخل اسم المشروع في الخلية أ1. على سبيل المثال ، "مخطط جانت".
في الخلية أ3 ، أدخل" المهمة "، في الخلية ب3 — "ابدأ" ، في الخلية ج3 — " النهاية "وفي الخلية د3 — "المدة". ستساعد هذه الأعمدة في هيكلة المخطط الخاص بك.
في العمود أ ، بدءا من السطور 4 وأدناه ، أضف أسماء مهام مشروعك.
في العمودين ب و ج ، املأ تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة بالتنسيق د. م. س. على سبيل المثال ، 01.01.2022.
في العمود د ، احسب مدة كل مهمة بطرح تاريخ الانتهاء من تاريخ البدء. سيظهر هذا مدة كل مهمة.
بعد الانتهاء من إنشاء مشروع جديد وملء جميع البيانات اللازمة ، سوف تكون على استعداد للبدء في بناء مخطط جانت في إكسيل.
إضافة المهام والمهام الفرعية
لإنشاء مخطط جانت في إكسيل ، تحتاج إلى إضافة المهام والمهام الفرعية التي سيتم عرضها على الرسم البياني. لنلق نظرة على خطوات إضافة المهام والمهام الفرعية:
- افتح مستند إكسيل وحدد ورقة العمل التي سيتم إنشاء المخطط عليها.
- إنشاء رؤوس الأعمدة للمهام. يجب وصف كل مهمة بعنوان قصير.
- حدد تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة عن طريق إدراجها في الأعمدة المناسبة.
- أضف مهام فرعية لكل مهمة عن طريق إدراجها في الصفوف أسفل المهمة المقابلة.
- حدد تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة فرعية عن طريق إدراجها في الأعمدة المناسبة.
- حدد التبعيات بين المهام والمهام الفرعية عن طريق إضافة روابط إلى الخلايا المقابلة.
- فرز المهام والمهام الفرعية حسب تاريخ البدء أو تاريخ الانتهاء لإنشاء تسلسل منطقي على الرسم التخطيطي.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، يمكنك البدء في إنشاء مخطط جانت بناء على المهام والمهام الفرعية المضافة.
تحديد المواعيد النهائية لإنجاز المهام
قبل تحديد مدة كل مهمة ، مع الأخذ بعين الاعتبار تعقيدها ومقدار العمل. يمكن أن تكون المواعيد النهائية يومية أو أسبوعية أو شهرية أو حتى سنوية ، اعتمادا على طبيعة ومدة المهام.
عند تحديد المواعيد النهائية ، التزم بمبدأ الواقعية. من المهم مراعاة التأخيرات والعقبات المحتملة التي قد تنشأ في عملية إكمال المهمة. تحديد الوقت الإضافي اللازم لحل المشكلات أثناء المشروع.
يوصى أيضا بتقسيم المهام الكبيرة إلى عدة مهام فرعية ذات مواعيد نهائية أقصر. سيساعدك هذا على تقدير الوقت المستغرق لإكمال كل مهمة بدقة أكبر.
نتيجة لذلك ، يعد تحديد المواعيد النهائية لإكمال المهام خطوة مهمة في إنشاء مخطط جانت. سيساعدك تحديد مواعيد نهائية واقعية ودقيقة على تخطيط مشروعك وإدارته بفعالية.
إضافة التبعيات بين المهام
تتيح لك إضافة التبعيات بين المهام في مخطط جانت تحديد ترتيب المهام وإنشاء روابط بينها. هذا مفيد بشكل خاص عندما يعتمد إكمال مهمة واحدة على إكمال مهمة أخرى.
لإضافة تبعية بين المهام ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد المهمة الأولى التي ستعتمد عليها المهمة الأخرى.
- افتح علامة التبويب تنسيق على شريط أدوات مخطط جانت.
- في قسم التبعيات ، ابحث عن زر إضافة تبعية وحدده.
- حدد المهمة الثانية ، والتي ستعتمد على المهمة الأولى.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، سيتم إنشاء تبعية بين المهام المحددة. يمكنك تكرار هذه الخطوات لإضافة تبعيات بين المهام الأخرى في مخطط جانت.
تتيح لك إضافة التبعيات إظهار الروابط بين المهام بصريا وتبسيط فهم ترتيب تنفيذها. كما يسمح لك بتكييف المخطط تلقائيا عندما تتغير المواعيد النهائية أو تسلسل المهام.
بناء مخطط جانت وإجراء التغييرات
بعد إنشاء مخطط جانت الخاص بك في إكسيل ، قد تحتاج إلى إجراء تغييرات أو إضافة مهام جديدة أو فترات زمنية. في إكسيل ، يمكن القيام بذلك عن طريق تحرير البيانات في الجدول.
أولا ، حدد جميع الصفوف والأعمدة التي تحتوي على بيانات مخطط جانت الخاص بك. يمكن القيام بذلك عن طريق النقر مع الاستمرار على زر الماوس الأيسر في الخلية الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من الرسم التخطيطي ثم سحب الماوس إلى الخلية الموجودة في الزاوية اليمنى السفلية. بعد تحديد جميع البيانات ، مرر المؤشر فوق أي حد للمنطقة المحددة وانقر بزر الماوس الأيمن. في قائمة السياق التي تظهر ، حدد"نسخ". الآن تم نسخ المهام والفترات الزمنية إلى الحافظة.
بعد ذلك ، الصق البيانات المنسوخة في النطاق الجديد لورقة عمل إكسيل حيث تخطط لإجراء تغييرات. ثم قم بإجراء التغييرات اللازمة ، على سبيل المثال ، عن طريق تغيير اسم المهمة أو المدة. يمكنك أيضا إضافة مهام جديدة أو فترات زمنية بمجرد إدخالها في الجدول.
بعد إجراء التغييرات ، حدد نطاق البيانات في الجدول الذي تم تحريره وانسخه. ثم ارجع إلى مخطط جانت الأصلي وقم بتمييز جميع البيانات ، وحذف المحتوى الحالي إذا لزم الأمر. بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على المنطقة المحددة وحدد "لصق". سيتم إدراج البيانات المحررة المنسوخة في المخطط.
بعد إدراج البيانات المحررة في المخطط ، قد تحتاج إلى إجراء تغييرات إضافية ، مثل تغيير لون المقياس أو الأنماط ، أو إضافة تسميات المحور أو الأساطير. في إكسيل ، يمكنك تخصيص مخطط جانت باستخدام شريط الأدوات في لوحة التحكم أو باستخدام علامة التبويب ترميز الرسم البياني في لوحة التنسيق.
لا تنس حفظ مخطط جانت الخاص بك أثناء عملية التحرير ، حتى لا تفقد جميع التغييرات التي أجريتها. للحفظ ، اضغط كنترول + ق أو حدد " حفظ " من قائمة ملف.
الآن بعد أن عرفت كيفية تحرير وإجراء تغييرات على مخطط جانت في إكسيل ، يمكنك بسهولة تكييفه مع احتياجاتك والحصول على معلومات محدثة حول مشاريعك.