عندما تحتاج إلى العمل على مستند واحد مع عدة أشخاص ، يمكن أن تكون مشاركة ملف ورد للتحرير أداة لا غنى عنها. بفضل الوصول المشترك ، سيتمكن جميع المشاركين من إجراء تغييرات على المستند دون الحاجة إلى إرساله عبر البريد الإلكتروني ودمج الإصدارات المحررة. هناك عدة طرق لإعداد الوصول المشترك إلى ملف ورد ، والتي سنصفها بالتفصيل في هذا الدليل.
الطريقة الأولى هي استخدام التخزين السحابي مثل جوجل درايف أو دروببوإكس. تتيح لك هذه الخدمات إنشاء مستندات مباشرة في السحابة ومشاركة الوصول إليها مع مستخدمين آخرين. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحميل ملف ورد إلى حسابك وإعداد الوصول المشترك إليه. في الوقت نفسه ، سيتمكن جميع المشاركين من رؤية جميع التغييرات التي تم إجراؤها في الوقت الفعلي وتحرير المستند في نفس الوقت.
الطريقة الثانية هي استخدام ميزة المشاركة في مايكروسوفت وورد. للقيام بذلك ، افتح الملف المطلوب في البرنامج ، ثم حدد علامة التبويب "ملف" وقم بإعداد المشاركة عبر خيار "مشاركة". في النافذة التي تفتح ، يمكنك تحديد عناوين البريد الإلكتروني لجميع المشاركين الذين سيتم منحهم حق الوصول لتحرير المستند. بعد ذلك ، سيتلقى جميع المشاركين رابطا إلى المستند وسيتمكنون من إجراء تعديلاتهم مباشرة في ورد.
من المهم أن تتذكر أنه عند العمل على مشاركة ملف ورد للتحرير ، يجب عليك اتباع بعض إرشادات الأمان. ليس من الضروري منح حق الوصول إلى مستخدمين غير مألوفين أو نشر رابط إلى مستند في المجال العام. بالإضافة إلى ذلك ، يوصى بإنشاء نسخ احتياطية من الملف وحفظه بانتظام لتجنب فقدان البيانات في حالة حدوث أخطاء أو فشل في النظام.
في تعليماتنا ، نظرنا في طريقتين رئيسيتين لإعداد الوصول المشترك إلى ملف ورد للتحرير. يعتمد اختيار الطريقة على تفضيلات وخصائص العمل مع المستندات. بغض النظر عن الطريقة التي تختارها ، ستسمح لك المشاركة بالعمل معا بفعالية على مستند وتبسيط عملية إجراء التغييرات والموافقة على الإصدارات.
- إنشاء وصول مشترك إلى ملف ورد
- اختيار منصة للمشاركة
- إعداد الوصول المشترك عبر محرك جوجل
- إعداد الوصول المشترك عبر ون درايف
- إعداد الوصول المشترك عبر دروببوإكس
- منح أذونات التحرير
- التحكم في الوصول إلى الملفات
إنشاء وصول مشترك إلى ملف ورد
الخطوة 1:
افتح ملف ورد الذي تريد إتاحته للجمهور للتحرير. فتحه في مايكروسوفت وورد.
الخطوة 2:
حدد قائمة ملف في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة وانقر فوق مشاركة المستند.
الخطوة 3:
في نافذة" مشاركة المستند "التي تظهر ، حدد" إضافة أشخاص " للوصول إلى التحرير.
الخطوة 4:
أدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة ملف ورد معهم للتحرير. عناوين البريد الإلكتروني منفصلة مع الفواصل.
الخطوة 5:
حدد نوع الوصول لكل مستخدم عن طريق تحديد "تحرير" في القائمة المنسدلة لأنواع الوصول.
الخطوة 6:
انقر فوق الزر" السماح بإنشاء حساب مرتبط " للمستخدمين الذين ليس لديهم حساب ميكروسوفت. سيسمح لهم ذلك بإنشاء حساب والوصول إلى الملف.
الخطوة 7:
انقر فوق دعوة لإرسال دعوات إلى عناوين البريد الإلكتروني المحددة ، مما يوفر الوصول إلى ملف ورد.
الآن جميع المستخدمين المدعوين سوف تكون قادرة على تحرير ملف ورد في نفس الوقت ، وإجراء تغييرات والعمل معهم بشكل جماعي على المشروع.
اختيار منصة للمشاركة
ثانيا ، يجب تقييم قابلية استخدام النظام الأساسي. يجب أن تكون بديهية ، ولها واجهة بسيطة وبديهية ، ولا تتطلب تكوينا طويلا ومعقدا.
يجدر أيضا النظر في تكلفة استخدام النظام الأساسي. تقدم بعض الأنظمة الأساسية خدمات مجانية للفرق الصغيرة أو لعدد محدود من الملفات ، ولكن في بعض الحالات قد تكون هناك حاجة إلى اشتراك مدفوع.
العوامل المهمة الأخرى عند اختيار النظام الأساسي هي سلامته وموثوقيته. من المهم أن تكون البيانات المخزنة على النظام الأساسي محمية بشكل آمن من الوصول غير المصرح به.
وتشمل بعض منصات تبادل الملفات وورد شعبية مستندات جوجل ، ومايكروسوفت ون درايف ، دروببوإكس ، مربع ، وغيرها. كل واحد منهم له خصائصه الخاصة ويقدم مجموعة من الوظائف ، لذلك يجب اتخاذ قرار اختيار النظام الأساسي بناء على احتياجاتك وتفضيلاتك.
إعداد الوصول المشترك عبر محرك جوجل
يوفر محرك جوجل وسيلة مريحة لإنشاء وتخزين الوثائق على الانترنت ، بما في ذلك ملفات وورد. يمكنك استخدام ميزة مشاركة محرك جوجل لمشاركة ملفات ورد للتحرير. سوف تحتاج إلى حساب جوجل والوصول إلى الإنترنت.
هنا هو دليل خطوة بخطوة على إعداد الوصول المشترك عبر محرك جوجل:
الخطوة 1: افتح محرك جوجل في متصفحك وقم بتسجيل الدخول إلى حساب جوجل الخاص بك (إذا لم تقم بتسجيل الدخول بعد).
الخطوة 2: انقر فوق الزر" إنشاء "(الزر الذي يحتوي على رمز علامة الجمع) وحدد خيار" مستند جديد".
الخطوة 3: في قائمة محرك جوجل ، حدد ملف > حفظ باسم مستندات جوجل. سيتم تحويل ملف وورد الخاص بك إلى تنسيق مستندات جوجل.
الخطوة 4: عند فتح الملف في مستندات جوجل ، انقر فوق الزر" مشاركة " في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة.
الخطوة 5: حدد خيار" تعديل "أو" تعليق " ، اعتمادا على مستوى الوصول الذي تريد منحه.
الخطوة 6: أدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة الملف معهم في حقل" إضافة أشخاص ومجموعات". يمكنك أيضا تكوين الوصول عن طريق تحديد خيار "إضافة صف آخر".
الخطوة 7: انقر فوق الزر" إضافة "أو" إرسال". الآن المستخدمين المحددين سوف يكون الوصول إلى ملف وورد الخاص بك للتحرير عن طريق محرك جوجل.
يرجى ملاحظة أنه يمكنك تغيير حقوق الوصول في أي وقت إذا كنت بحاجة إلى تغيير مستوى الوصول أو إزالة الوصول لمستخدمين محددين.
وبالتالي ، فإن إعداد المشاركة عبر محرك جوجل يسمح لك بمشاركة ملفات الكلمات بشكل مريح وآمن للتحرير مع أشخاص آخرين.
إعداد الوصول المشترك عبر ون درايف
الخطوات التالية سوف تسمح لك لإعداد تبادل الملفات ورد عبر ون درايف:
- افتح حساب ون درايف الخاص بك.
- انتقل إلى الدليل حيث يوجد ملف الكلمة الذي تريد مشاركته.
- انقر بزر الماوس الأيمن على ملف ورد وحدد خيار" مشاركة".
- في النافذة التي تفتح ، حدد نوع الوصول الذي تريد منحه - " عرض فقط "أو" تحرير "أو"وصول كامل".
- إذا كنت تريد أن يتمكن المستلمون من تحرير الملف ، فحدد مربع "السماح بالتحرير".
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني أو أسماء المستخدمين الذين تريد منح حق الوصول إليهم ، وانقر على زر "الحصول على رابط".
- انسخ الرابط وأرسله إلى المستلمين الذين تريد منح حق الوصول إلى ملف ورد.
يمكنك أيضا تعيين معلمات وصول إضافية ، مثل كلمة مرور أو تاريخ انتهاء صلاحية الارتباط. لا تنس حفظ التغييرات.
سيكون المستلمين الآن الوصول المشترك إلى ملف ورد عبر ون درايف ، وسوف تكون قادرة على عرض أو تحريره اعتمادا على نوع من الوصول الذي تختاره.
إعداد الوصول المشترك عبر دروببوإكس
- التسجيل على موقع دروببوإكس وتثبيت التطبيق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- في تطبيق دروببوإكس الذي يفتح ، إنشاء مجلد جديد حيث سيتم تخزين ملف وورد الخاص بك.
- ضع ملف ورد في المجلد الذي تم إنشاؤه.
- انقر بزر الماوس الأيمن على ملف ورد وحدد خيار المشاركة.
- في نافذة" مشاركة "التي تظهر ، انقر فوق الزر" إنشاء رابط مشترك".
- انسخ الرابط المستلم وأرسله إلى زملائك أو المستخدمين القابلين للتحرير.
- سيتمكن كل من يتلقى الرابط من فتح ملف ورد الخاص بك في متصفح أو تنزيله على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
- وسيكون للمستخدمين المشتركة أيضا أن تكون قادرة على تحرير ملف ورد إذا كان لديهم مايكروسوفت وورد أو تطبيق تحرير وثيقة متوافقة أخرى مثبتة.
ملاحظة: تقاسم عبر دروببوإكس عادة ما يتطلب من المستخدمين لديك حساب دروببوإكس. إذا لم يكن لديك حساب دروببوإكس ، يمكنك دعوة مستخدمين آخرين للانضمام إلى المشاركة دون تسجيل. ومع ذلك ، سيتمكن المستخدمون المدعوون فقط من عرض الملف ، ولكن لن يتمكنوا من تحريره.
تقاسم عبر دروببوإكس هو وسيلة سهلة ومريحة للتعاون على ملف ورد. يتم حفظ جميع التغييرات تلقائيا ، ويمكنك دائما تتبع تاريخ التغييرات في مجلد دروببوإكس.
منح أذونات التحرير
إذا كنت بحاجة إلى منح أشخاص آخرين حق الوصول لتحرير ملف ورد ، فيمكنك استخدام ميزة الأذونات لهذا الغرض. تسمح لك الأذونات بتعيين حقوق معينة لملف ، وتحديد من يمكنه عرضه أو تحريره أو تعديله.
لمنح أذونات لتحرير ملف ورد ، اتبع الخطوات التالية:
1. افتح ملف ورد الذي تريد توفيره للتحرير.
2. انقر فوق علامة التبويب" ملف " في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة. سيؤدي هذا إلى فتح لوحة تحكم الملف.
3. في لوحة التحكم الخاصة بالملف ، حدد"معلومات". هنا سوف تجد العديد من الخيارات المتعلقة بالملف الخاص بك.
4. في صفحة" المعلومات "، انقر فوق"حماية المستند". في القائمة المنسدلة ، حدد"إضافة قيود التحرير".
5. في النافذة التي تفتح ، حدد من تريد منح حق الوصول إلى التحرير. يمكنك اختيار أحد الخيارات: "جميع المستخدمين "أو" المستخدمون الفرديون "أو"مجموعة المستخدمين".
6. إذا قمت بتحديد" المستخدمون الفرديون "أو" مجموعة المستخدمين " ، فأدخل أو حدد أسماء المستخدمين الذين تريد منحهم حق الوصول لتحرير الملف. يمكنك أيضا إضافة أو إزالة المستخدمين من القائمة.
7. حدد أذونات لكل مستخدم. يمكنك اختيار أحد الخيارات:" العرض فقط "أو" التحرير المسموح به "أو" تغيير التنسيق "أو"التحكم الكامل".
8. انقر فوق الزر" موافق " لتطبيق التغييرات. الآن سيتمكن المستخدمون المحددون من الوصول إلى تحرير ملف ورد الخاص بك.
تأكد من منح الأذونات فقط للأشخاص الذين تريد مشاركة ملفك معهم لتجنب الوصول غير المصرح به أو التغييرات.
التحكم في الوصول إلى الملفات
عند العمل مع ملفات ورد ، يمكنك تكوين إعدادات مختلفة للتحكم في الوصول إلى الملف وتحديد من يمكنه فتح محتوياته وتحريرها. في هذا القسم ، سنتحدث عن طرق التحكم في الوصول إلى الملفات المتاحة.
- تعيين كلمة مرور للملف. يمكنك تعيين كلمة مرور لملف ورد لتقييد الوصول فقط لأولئك المستخدمين الذين سيعرفون كلمة المرور هذه. يمكن القيام بذلك عن طريق تحديد خيار "حفظ بكلمة مرور" في قائمة ملف عند حفظ الملف. بعد ذلك ، ستحتاج إلى إدخال كلمة مرور لفتح الملف.
- استخدام الحماية بكلمة مرور لتعديل مستند. يمكنك أيضا تعيين كلمة مرور لتعديل ملف ورد للسماح لمستخدمين معينين فقط بإجراء تغييرات على محتويات الملف. للقيام بذلك ، حدد الخيار "تعيين كلمة المرور للتغيير" في قائمة "حفظ باسم" ، ثم قم بتكوين كلمة المرور المطلوبة.
- تقييد الوصول إلى ملف باستخدام الخدمات السحابية. إذا كنت تعمل مع ملف ورد استضافتها في سحابة التخزين (على سبيل المثال ، دروببوإكس أو محرك جوجل) ، يمكنك تحديد أذونات وصول محددة لهذا الملف. حدد الملف ، وانتقل إلى إعدادات الوصول وقم بتعيين حقوق الوصول لكل مستخدم (على سبيل المثال ، قراءة أو تحرير أو عرض فقط).
- التعاون في الوقت الحقيقي. للتعاون مع ملف ورد في الوقت الفعلي ، يمكنك استخدام ميزة" مشاركة كل المحتوى". ليست هناك حاجة لتعيين كلمة مرور أو تقييد الوصول ، وسيتمكن جميع المشاركين من تحرير الملف في نفس الوقت. يمكنك مشاركة رابط الملف مع مستخدمين آخرين وتكوين حقوق الوصول في قائمة" مشاركة".
- باستخدام حسابات مايكروسوفت. عند العمل مع ملفات ورد المخزنة في ميكروسوفت ون درايف أو شاريبوانت سحابة التخزين ، يمكنك إضافة مستخدمين إلى قائمة التعاون وإدارة وصولهم إلى الملف باستخدام حسابات ميكروسوفت. يجب على كل مستخدم تسجيل الدخول إلى حساب ميكروسوفت الخاص به للوصول إلى الملف.
يمكن أن يكون تحديد الوصول إلى ملف ورد والتحكم فيه مفيدا عند العمل في مشاريع مع فريق أو عند مشاركة الملفات مع عدد محدود من الأشخاص.