باور بوينت هو واحد من برامج العرض الأكثر شعبية التي تستخدم على نطاق واسع في بيئة الأعمال. ومع ذلك ، فإن إرسال عرض تقديمي عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يكون صداعا حقيقيا.: حجم الملف الكبير ، وفقدان التنسيق ، والروابط المعطلة-كل هذا يمكن أن يعقد العملية ويؤدي إلى نتيجة غير مرضية.
في هذه المقالة ، ونحن سوف اقول لكم كيفية حزمة بشكل صحيح عرض باور بوينت وإرسالها عن طريق البريد الإلكتروني دون أي مشاكل.
قبل إرسال عرض تقديمي عن طريق البريد الإلكتروني ، من المهم حزمه والتحقق من أنه عند فتحه على جهاز كمبيوتر آخر ، فإنه يعرض نفس الشيء الموجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- كيفية حزم عرض تقديمي باور بوينت بشكل صحيح
- التحضير لإرسال العرض التقديمي عن طريق البريد الإلكتروني
- تحسين حجم العرض التقديمي للإرسال عبر البريد الإلكتروني
- اختيار أفضل تنسيق ملف لإرسال عرض تقديمي
كيفية حزم عرض تقديمي باور بوينت بشكل صحيح
لحزم عرض تقديمي في ملف أرشيف ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح العرض التقديمي في باور بوينت.
- تحقق من وجود أخطاء وتصحيحها إذا لزم الأمر.
- احفظ العرض التقديمي للتأكد من حفظ جميع التغييرات.
- حدد خيار" حفظ باسم "في قائمة" ملف".
- في نافذة" حفظ باسم " ، حدد موقع الحفظ وأدخل اسم الملف. تأكد من أن امتداد الملف يطابق تنسيق باور بوينت (.بتكس).
- انقر فوق الزر" حفظ".
- أغلق العرض التقديمي.
- ابحث عن ملف العرض التقديمي المحفوظ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحدد الخيار" إضافة إلى الأرشيف "أو"إنشاء أرشيف".
- تأكد من إنشاء ملف الأرشيف في نفس المكان الذي يوجد فيه العرض التقديمي الأصلي.
الآن يتم حزم العرض التقديمي في ملف مؤرشف وجاهز لإرساله عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إرفاق ملف أرشيف إلى البريد الإلكتروني وإرساله إلى المستلمين حتى يتمكنوا من فتح وعرض العرض التقديمي باستخدام باور بوينت أو عارض عرض تقديمي آخر.
سيساعدك تغليف عرض تقديمي في ملف أرشيف أيضا على حفظ ملفات الموارد ذات الصلة ، مثل الصور أو مقاطع الفيديو ، التي يمكن استخدامها في العرض التقديمي. في الوقت نفسه ، سيتم تخزين جميع الملفات في مكان واحد ، مما يجعل نقل واستخدام العرض التقديمي أكثر ملاءمة وموثوقية.
التحضير لإرسال العرض التقديمي عن طريق البريد الإلكتروني
فيما يلي بعض النصائح حول كيفية حزم عرض تقديمي باور بوينت بشكل صحيح لإرساله عبر البريد الإلكتروني:
| 1 | |
| 2 | اجعل العرض التقديمي ليس ضخما جدا ضع في اعتبارك أن تنزيل الملفات الكبيرة قد يستغرق وقتا أطول وقد يصعب على عميل البريد إرسالها. حاول تقليل حجم العرض التقديمي لجعله أكثر إحكاما. يمكنك ضغط الصور وحذف الشرائح أو ملفات الفيديو غير المستخدمة واستخدام خطوط وأنماط أخف. سيساعد هذا في تقليل حجم الملف وجعل الإرسال أكثر كفاءة. |
| 3 | حزمة العرض التقديمي في أرشيف مضغوط لإرسال العرض التقديمي عن طريق البريد الإلكتروني بشكل أكثر ملاءمة ، يمكنك حزمه في أرشيف مضغوط. سيؤدي ذلك إلى تقليل حجم الملف وتبسيط عملية التحميل والإرسال. ما عليك سوى تحديد خيار "الرمز البريدي" في برنامج الأرشفة لإنشاء أرشيف مع العرض التقديمي الخاص بك. |
| 4 | إضافة تعليمات العرض إذا كنت تريد أن يعرف مستلمو العرض التقديمي كيفية عرضه بشكل صحيح ، فأضف تعليمات إلى البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد أي برنامج (باور بوينت أو البديل) يمكنهم عرض العرض التقديمي مع. قد يكون من المفيد أيضا تحذير المستلمين من مشاكل التنسيق أو العرض المحتملة ، خاصة إذا كانوا يستخدمون إصدارا مختلفا من باور بوينت. |
باتباع هذه النصائح ، سوف تكون قادرة على حزمة بشكل صحيح عرض تقديمي باور بوينت وجعل عملية إرساله عن طريق البريد الإلكتروني أكثر ملاءمة وكفاءة. بهذه الطريقة ، سيتمكن المستلمون من عرض العرض التقديمي بسهولة دون أي مشاكل.
تحسين حجم العرض التقديمي للإرسال عبر البريد الإلكتروني
التعبئة والتغليف وإرسال عرض تقديمي باور بوينت عن طريق البريد الإلكتروني قد تواجه قيود حجم الملف. قد يكون من الصعب إرسال العروض التقديمية الكبيرة عن طريق البريد بسبب قيود حجم المرفقات.
ومع ذلك ، هناك طرق لتحسين حجم ملف العرض التقديمي بحيث يمكن إرساله بسهولة عبر البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض التوصيات المفيدة:
| 1. | حذف الشرائح غير المستخدمة: |
| قبل إرسال عرض تقديمي ، يوصى بحذف جميع الشرائح التي لا يحتاجها المستلم. سيساعد ذلك في تقليل حجم الملف وجعله أكثر إحكاما. | |
| 2. | تحسين الصور الخاصة بك: |
| يمكن أن تشغل الصور مساحة كبيرة في ملف العرض التقديمي. قبل إرسال عرض تقديمي ، يوصى بضغط الصور لتقليل حجمها دون المساس بالجودة. | |
| 3. | استخدم تنسيقات الملفات المضغوطة: |
| استخدم تنسيقات الملفات التي توفر ضغطا أكثر كفاءة للبيانات ، مثل جبيغ للصور و إم بي 3 للملفات الصوتية. | |
| 4. | تقليل جودة الفيديو والصوت: |
| إذا كان العرض التقديمي يحتوي على فيديو أو صوت ، فمن المستحسن تقليل جودته أو استخدام تنسيقات الملفات المضغوطة لتقليل الحجم. | |
| 5. | تقليل عدد المؤثرات الخاصة والرسوم المتحركة: |
| يمكن أن تزيد المؤثرات الخاصة والرسوم المتحركة من حجم ملف العرض التقديمي. من المستحسن الحد من استخدامها من أجل تقليل حجم الملف. |
باتباع هذه التوصيات ، يمكنك تقليل حجم عرض باور بوينت بشكل فعال وإرساله عبر البريد الإلكتروني دون أي مشاكل.
اختيار أفضل تنسيق ملف لإرسال عرض تقديمي
عند إعداد عرض تقديمي ليتم إرساله عبر البريد الإلكتروني ، من المهم اختيار أفضل تنسيق للملف لضمان العرض المناسب والحد الأدنى للحجم. التنسيقات المختلفة لها خصائصها الخاصة وتلبي الاحتياجات المختلفة.
واحدة من تنسيقات الملفات الأكثر شيوعا والعالمية لتقديم العروض هو باور بوينت (.باور بوينت أو .بتكس). يسمح لك بحفظ جميع عناصر العرض التقديمي بالتنسيق الأصلي ، بما في ذلك الشرائح والنصوص والصور والرسوم المتحركة ومقاطع الفيديو. يمكن عادة فتح ملفات باور بوينت وعرضها على معظم أجهزة الكمبيوتر مع مايكروسوفت باور بوينت أو نظائرها المثبتة.
ومع ذلك ، يمكن أن يكون تنسيق باور بوينت ضخما جدا ، خاصة إذا كان هناك الكثير من الشرائح في العرض التقديمي أو يتم استخدام ملفات الفيديو. قد تكون هذه مشكلة عند الإرسال عبر البريد الإلكتروني ، حيث قد يستغرق تنزيل الملفات الكبيرة وتسليمها وقتا طويلا. بالإضافة إلى ذلك ، تفرض بعض خدمات البريد الإلكتروني قيودا على الحد الأقصى لحجم المرفق ، مما قد يؤدي إلى تقسيم العرض التقديمي إلى عدة ملفات أو استخدام تنسيق مختلف.
لإرسال عروض تقديمية أكثر إحكاما ، يمكنك استخدام تنسيق بدف. ملفات بدف عالمية ويمكن فتحها على معظم الأجهزة دون الحاجة إلى تثبيت برامج إضافية. وبالإضافة إلى ذلك ، ملفات بدف عادة ما تكون أصغر في الحجم لأنها فقط حفظ النتائج النهائية للعرض التقديمي ولا تشمل تفاصيل التحرير أو الرسوم المتحركة.
خيار آخر هو استخدام تنسيق الحياة السياسية في فرنسا (.جبغ) أو ينغ (.بابوا نيو غينيا) لحفظ شرائح العرض الفردية كصور. يمكن أن يكون هذا مفيدا إذا كنت تريد إرسال شرائح معينة فقط ، وليس العرض التقديمي بأكمله ، أو إذا كنت بحاجة إلى حفظ الصور المتجهة بجودتها الأصلية. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن الصور قد لا تدعم الرسوم المتحركة أو العناصر التفاعلية الموجودة في العرض التقديمي.
نتيجة لذلك ، يعتمد اختيار أفضل تنسيق ملف لإرسال عرض تقديمي على احتياجاتك ومتطلباتك. إذا كنت تريد أن تبقي كل التفاصيل وخيارات التحرير ، شكل باور بوينت هو الأكثر تفضيلا. إذا كنت ترغب في إرسال ملف مضغوط لا يتطلب برامج إضافية للعرض ، يمكنك استخدام تنسيق بدف. إذا كنت بحاجة إلى إرسال شرائح معينة فقط أو حفظ الصور بجودتها الأصلية ، يمكنك استخدام تنسيقات جبيغ أو ينغ.