جهاز الرد على المكالمات في واتس اب الأعمال هو أداة مريحة للرد تلقائيا على الرسائل من العملاء. يتيح إعداد جهاز الرد على المكالمات للشركات أن تكون أكثر فاعلية في التواصل مع العملاء ، خاصة في حالة تدفق الرسائل الكبيرة. تتيح لك هذه الوظيفة الإجابة على أسئلة العملاء ، وتقديم معلومات حول العمل أو المكاتب أو المنتجات تلقائيا ، دون مشاركة الموظفين.
يعد إعداد جهاز الرد على المكالمات مهمة بسيطة ومباشرة يمكن إكمالها في بضع دقائق فقط. للقيام بذلك ، تحتاج إلى اتباع عدة خطوات لإعداد جهاز الرد على المكالمات في واتس اب الأعمال:
- قم بتشغيل تطبيق واتساب للأعمال على هاتفك الذكي. إذا لم يكن لديك هذا التطبيق حتى الآن ، يمكنك تنزيله من متجر التطبيقات أو جوجل بلاي.
- افتح القائمة الرئيسية بالنقر فوق رمز "النقاط الثلاث" في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة. في القائمة التي تظهر ، حدد "الإعدادات".
- في قسم" الإعدادات "، ابحث عن"إعدادات العمل" وحددها.
- في قائمة إعدادات حساب الأعمال ، ابحث عن عنصر "جهاز الرد على المكالمات" وحدده. ستتاح لك الفرصة لإعداد أنواع مختلفة من أجهزة الرد على المكالمات ، مثل جهاز الرد على المكالمات لعدم توفرها أو جهاز الرد على المكالمات لقضاء العطلات.
- حدد نوع جهاز الرد على المكالمات الذي تحتاجه وقم بتكوين نص الرسالة التي سيتم إرسالها تلقائيا إلى العملاء. يمكنك أيضا اختيار الوقت الذي يكون فيه جهاز الرد على المكالمات نشطا.
- بعد الانتهاء من تكوين جهاز الرد على المكالمات ، احفظ التغييرات وأغلق قائمة الإعدادات.
هذا كل شيء ، تم تكوين جهاز الرد الآلي بنجاح! الآن عملك سوف تكون قادرة على الرد على الفور على الرسائل من العملاء ، حتى في غيابك.
من خلال إعداد جهاز الرد على المكالمات على واتساب للأعمال ، يمكنك توفير الوقت لموظفيك وجعل الحياة أسهل لعملائك. الآن سوف تكون قادرة على البقاء على اتصال دائم مع العملاء وتزويدهم بالمعلومات اللازمة في أي وقت.
- إعداد وتثبيت واتساب للأعمال
- 1. قم بتنزيل وتثبيت تطبيق واتساب للأعمال
- 2. سجل حساب نشاطك التجاري
- خطوات إعداد حساب في واتساب للأعمال
- إنشاء مجموعة لجهاز الرد على المكالمات
- الكشف التلقائي عن الرسائل
- ضبط وقت تنشيط جهاز الرد على المكالمات
- اختبار وإطلاق جهاز الرد على المكالمات
- تتبع وتحليل النتائج
إعداد وتثبيت واتساب للأعمال
واتساب بيزنس هو تطبيق اتصالات تجارية يسمح للمؤسسات ورجال الأعمال بالتواصل مع العملاء عبر واتساب. لإعداد جهاز الرد على المكالمات على واتساب بيزنس ، تحتاج أولا إلى إعداد التطبيق وتثبيته.
1. قم بتنزيل وتثبيت تطبيق واتساب للأعمال
- فتح المتجر الرسمي على جهازك (المتجر لأجهزة دائرة الرقابة الداخلية أو جوجل اللعب لأجهزة الروبوت).
- أدخل "واتساب بيزنس" في شريط البحث.
- ابحث عن تطبيق واتساب للأعمال في نتيجة البحث وانقر على زر التثبيت.
- انتظر حتى يتم تنزيل التطبيق وتثبيته على جهازك.
2. سجل حساب نشاطك التجاري
- افتح تطبيق واتساب للأعمال على جهازك.
- انقر فوق الزر" موافق " على شاشة الترحيب للمتابعة.
- حدد بلدك وأدخل رقم هاتف عملك.
- انقر فوق الزر" التالي".
- انتظر واتساب بيزنس لتأكيد رقم هاتفك.
- أدخل اسم نشاطك التجاري وقم بتحميل شعاره (اختياري).
- انقر فوق الزر" التالي".
- اختر الطريقة التي ستوفر من خلالها الوصول إلى جهات اتصال عملك (جهات الاتصال على جهازك أو باستخدام دليل أعمال واتساب).
- قم بإعداد جهاز الرد على المكالمات وإعدادات العمل الأخرى (يمكنك إعداد جهاز الرد على المكالمات لاحقا).
- جاهز! حساب واتساب للأعمال الخاص بك جاهز للاستخدام.
بعد تثبيت وتسجيل حساب عملك في واتساب للأعمال ، يمكنك البدء في إعداد جهاز الرد على المكالمات وإعداد التواصل مع العملاء. ستساعد آلة الرد المريحة والوظيفية عملائك في الحصول على إجابات سريعة وغنية بالمعلومات للأسئلة المتداولة.
خطوات إعداد حساب في واتساب للأعمال
يتكون إعداد حساب واتساب للأعمال من عدة خطوات:
- قم بتنزيل وتثبيت تطبيق واتساب للأعمال على جهازك المحمول. يمكنك العثور عليها في المتجر الرسمي (المتجر أو جوجل اللعب) لنظام التشغيل الخاص بك.
- إطلاق التطبيق وقبول شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية.
- أدخل رقم الهاتف الذي تريد ربطه بحساب واتساب للأعمال الخاص بك. في هذه الحالة ، قد يطلب منك التحقق من رقمك عن طريق إرسال رسالة نصية قصيرة تحتوي على رمز التأكيد.
- بعد تأكيد الرقم ، يمكنك البدء في إعداد ملف التعريف الخاص بك. أدخل اسم شركتك ، صورة الملف الشخصي ووصف عملك.
- قم بإعداد جهاز الرد على المكالمات لتزويد عملائك بمعلومات حول عملك حتى في غيابك. حدد نوع جهاز الرد على المكالمات وأنشئ رسائل سيتم إرسالها تلقائيا استجابة للرسائل الواردة.
- أضف معلومات الاتصال الخاصة بك مثل العنوان والبريد الإلكتروني وموقع الشركة.
- قم بإعداد رسائل للعملاء لتحسين تجربتهم في استخدام عملك. يمكنك إنشاء رسائل قياسية يمكن إرسالها إلى العميل عند الاتصال بك لأول مرة ، أو بعد قدر معين من عدم النشاط.
- إدارة جهات الاتصال والرسائل الخاصة بك من خلال مركز الإعلام والأرشفة. يمكنك إعداد إشعارات حول الرسائل الجديدة ، وكذلك حفظ مراسلاتك وأرشفتها.
بعد الانتهاء من جميع هذه الخطوات ، سيتم تكوين حساب واتساب للأعمال الخاص بك بالكامل وجاهز للاستخدام في خدمة العملاء.
إنشاء مجموعة لجهاز الرد على المكالمات
قبل إعداد جهاز الرد على واتساب للأعمال ، تحتاج إلى إنشاء مجموعة ستتلقى فيها رسائل من جهاز الرد على المكالمات.
خطوات إنشاء مجموعة لجهاز الرد على المكالمات:
- افتح تطبيق واتساب للأعمال على جهازك.
- في الجزء السفلي من الشاشة ، انقر فوق علامة التبويب "الدردشات".
- في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة ، انقر فوق رمز" إنشاء دردشة جديدة".
- في قائمة جهات الاتصال المتاحة ، ابحث عن رقم هاتفك وحدده بتنسيق" عملي".
- انقر فوق الزر" التالي " الموجود في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة.
- في النافذة الجديدة ، أدخل اسما للمجموعة ، على سبيل المثال ، "جهاز الرد على المكالمات".
- انقر على زر" إنشاء " لإكمال إنشاء المجموعة.
الآن لديك مجموعة حيث يمكنك إعداد جهاز الرد على المكالمات. في المستقبل ، سيتم إرسال الردود التلقائية على الرسائل المستلمة في هذه المجموعة. لا تنس إعداد جهاز الرد على المكالمات نفسه لهذه المجموعة.
الكشف التلقائي عن الرسائل
تتيح لك الرسائل التلقائية في واتساب للأعمال إعداد جهاز الرد على المكالمات للرد على الرسائل الواردة من العملاء في الوضع التلقائي. إنها أداة ملائمة للتواصل السريع والفعال مع العملاء.
الملامح الرئيسية للرسائل التلقائية:
- التحية هي رسالة تلقائية يتم إرسالها إلى العميل فور كتابته لك في واتساب للأعمال. هذا يسمح لك أن تقول مرحبا وإخطار العميل أن رسالته قد وردت وسيتم معالجتها في المستقبل القريب.
- الغياب في الموقع هو رسالة تلقائية يمكن تهيئتها ليتم إرسالها استجابة للرسائل المستلمة خارج ساعات العمل أو عندما تكون غائبا. يتيح ذلك للعملاء معرفة أنك غير متاح مؤقتا ، لكنهم يعدون بالرد عليهم بمجرد عودتك.
- مشغول هي رسالة تلقائية يمكن تهيئتها ليتم إرسالها استجابة للرسائل المستلمة أثناء انشغالك. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد جهاز الرد على المكالمات لاستخدامه أثناء اجتماع أو مؤتمر لإعلام العملاء بأنك مشغول في الوقت الحالي وسترد عليهم لاحقا.
- المعلومات المفيدة هي رسالة تلقائية يمكن تهيئتها لتوفير معلومات مفيدة للعملاء. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء جهاز الرد على المكالمات الذي سيرسل للعملاء رابطا للأسئلة الشائعة أو الإرشادات حول كيفية استخدام منتجك أو خدمتك.
يساعدك إعداد الرسائل التلقائية في واتساب للأعمال على إدارة التواصل مع العملاء بفعالية ويضمن رضاهم عن جودة الخدمة.
ضبط وقت تنشيط جهاز الرد على المكالمات
في واتساب للأعمال ، من الممكن ضبط الوقت الذي سيتم فيه تنشيط جهاز الرد على المكالمات. هذا مريح للغاية ، حيث يمكنك تحديد ساعات معينة عندما يستجيب جهاز الرد الآلي للرسائل ، وبقية الوقت سيتم إيقاف تشغيله.
لتعيين وقت تنشيط جهاز الرد الآلي ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح واتساب للأعمال وانتقل إلى قسم الإعدادات.
- حدد خيار "جهاز الرد على المكالمات".
- قم بتشغيل وظيفة جهاز الرد على المكالمات إذا لم يتم تمكينها بالفعل.
- انقر فوق الزر" وقت التنشيط".
- حدد وقت البدء ووقت الانتهاء لتنشيط جهاز الرد على المكالمات.
- انقر فوق الزر" حفظ " لتطبيق التغييرات.
بعد ضبط وقت تنشيط جهاز الرد على المكالمات ، سيتم تشغيله وإيقافه تلقائيا في الساعات التي تحددها. إذا كنت بحاجة إلى تغيير وقت التنشيط ، يمكنك تكرار الخطوات المذكورة أعلاه وإجراء التغييرات اللازمة.
اختبار وإطلاق جهاز الرد على المكالمات
بعد إعداد جهاز الرد على المكالمات على واتساب بيزنس ، تحتاج إلى اختبار تشغيله قبل الإطلاق.
قبل بدء الاختبار ، تأكد من تشغيل جهاز الرد على المكالمات وتكوينه لإرسال رسائل إلى المستخدمين الذين يرسلون الطلبات.
1. أرسل رسالة إلى رقم واتساب الذي تم إعداد جهاز الرد عليه. تأكد من تلقي رد من جهاز الرد على المكالمات.
2. تأكد من أن نص الرسالة المستلمة من جهاز الرد على المكالمات يتوافق مع الإعدادات التي قمت بتعيينها.
3. تحقق من صحة الإجابة ومحتواها.
4. اختبر جهاز الرد الآلي على مختلف الأجهزة وأنظمة التشغيل للتأكد من أنه متوافق ويعمل بشكل صحيح على جميع الأنظمة الأساسية للمستخدمين المحددين.
5. من المهم أيضا التحقق من المواقف الاستثنائية ، على سبيل المثال ، إذا أرسل المستخدم رسالة بخيار طلب غير متوقع. في هذه الحالة ، تأكد من أن جهاز الرد على المكالمات يعرض رسالة خطأ مناسبة أو يقترح طريقة أخرى للاتصال بك.
6. إذا وجدت أخطاء أو تشغيل غير صحيح لجهاز الرد على المكالمات أثناء الاختبار ، فارجع إلى تحرير إعداداته وإصلاح المشكلات.
7. بعد الاختبار الناجح وتصحيح جميع الأخطاء ، يمكنك بدء تشغيل جهاز الرد على المكالمات.
يجب مراقبة جهاز الرد على المكالمات بانتظام بعد بدء تشغيله لضمان تشغيله المستقر والصحيح.
تتبع وتحليل النتائج
بعد إعداد جهاز الرد على المكالمات على واتساب بيزنس ، من المهم تتبع نتائجها وتحليلها. سيساعدك هذا على فهم فعالية جهاز الرد الآلي الخاص بك وإجراء التغييرات اللازمة لتحسين خدمة العملاء. فيما يلي بعض الطرق لتتبع النتائج وتحليلها:
- إحصائيات تطبيق واتساب للأعمال: في تطبيق واتساب للأعمال ، يمكنك الوصول إلى بعض الإحصائيات التي ستساعدك على فهم عدد الرسائل التي تم إرسالها واستلامها من خلال جهاز الرد الآلي. يمكنك أيضا معرفة عدد المستخدمين الذين قرأوا رسالة الرد التلقائي وعدد المرات التي تفاعلوا فيها مع الروبوت الخاص بك.
- تحليلات من واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال: إذا كنت تستخدم واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال ، فيمكنك استخدام الأدوات التحليلية التي توفرها واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال نفسها. سيسمح لك ذلك بمشاهدة إحصائيات مفصلة حول استخدام جهاز الرد الآلي ، بما في ذلك عدد الرسائل المرسلة والمستلمة ووقت الاستجابة والمؤشرات الأخرى.
- تقييم العملاء: بعد التفاعل مع جهاز الرد الآلي ، يمكن أن يطلب من العملاء تقييم جودة الخدمة المقدمة. يمكن أن يكون هذا في شكل مسح أو مجرد مراجعة. من خلال جمع التعليقات من العملاء ، ستتمكن من فهم مدى رضاهم عن عمل جهاز الرد الآلي الخاص بك وما يمكن تحسينه.
- تحليل الأسئلة المتداولة: ادرس بعناية الأسئلة المتداولة التي تأتي للعملاء وابحث عن الأنماط أو المشكلات الشائعة التي يواجهها العملاء. سيساعدك هذا في معرفة الميزات أو المعلومات التي يجب إضافتها إلى جهاز الرد على المكالمات لتحسين الخدمة.
باستخدام هذه الطرق ، ستتمكن من تقييم فعالية جهاز الرد الآلي الخاص بك وإجراء التغييرات اللازمة لتقديم خدمة عملاء أفضل من خلال واتساب للأعمال.