مايكروسوفت اكسل 2016 هي واحدة من الأدوات الأكثر شعبية وانتشارا للعمل مع الجداول والصيغ. ومع ذلك ، يواجه العديد من المستخدمين مشاكل عند العمل بكميات كبيرة من البيانات أو قضاء الكثير من الوقت في العمليات الروتينية. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على 10 نصائح وحيل مفيدة ستساعدك على تسريع عملك في إكسيل 2016 وتحسين كفاءة عملك.
1. استخدام اختصارات لوحة المفاتيح-إكسل يوفر مجموعة متنوعة من اختصارات لوحة المفاتيح التي تسمح لك لأداء بسرعة عمليات مختلفة. على سبيل المثال ، الضغط على مفتاح ف 2 يضع الخلية المحددة في وضع التحرير ، والضغط كنترول+ج و كنترول+الخامس نسخ وإدراج البيانات. تعلم هذه المفاتيح واستخدامها لتحسين الإنتاجية.
2. تصفية البيانات-إذا كنت تعمل بكمية كبيرة من البيانات ، فستساعدك التصفية في العثور بسرعة على السجلات التي تحتاجها. للقيام بذلك ، حدد عمود البيانات وحدد علامة التبويب "البيانات" - > "تصفية". سيظهر سهم بجوار اسم العمود ، وسيسمح لك النقر فوقه بتحديد القيم التي تحتاجها فقط.
3. استخدام الصيغ-تقدم اكسل العديد من الصيغ المضمنة التي تسمح لك لأتمتة العمليات الحسابية. على سبيل المثال ، تلخص صيغة المجموع القيم في عمود محدد أو نطاق من الخلايا. دراسة الصيغ الموجودة وتطبيقها لتسريع عملك.
4. بيانات المجموعة-إذا كنت بحاجة إلى العمل بكمية كبيرة من البيانات ، فيمكنك تجميع البيانات وفقا لمعايير معينة. على سبيل المثال ، يمكنك تجميع البيانات حسب الشهر أو السنة. للقيام بذلك ، حدد النطاق المطلوب من الخلايا ، وحدد علامة التبويب "البيانات" - > "إنشاء تجميع". سيساعدك هذا على تنظيم البيانات وتبسيط تحليلها.
5. استخدام التنسيق الشرطي-إكسيل يسمح لك لتنسيق الخلايا تلقائيا اعتمادا على الشروط المحددة. على سبيل المثال ، يمكنك تمييز جميع الخلايا بأرقام أكبر من 100 باللون الأحمر. للقيام بذلك ، حدد الخلايا المطلوبة ، حدد علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" - > "التنسيق الشرطي" -> "قيم الخلايا". سيسمح لك ذلك بالعثور بسرعة على البيانات التي تحتاجها وتسليط الضوء عليها.
6. استخدام الملء التلقائي-إكسيل يوفر القدرة على ملء الخلايا تلقائيا مع بيانات متسلسلة. على سبيل المثال ، يمكنك ملء عمود بأرقام من 1 إلى 100 ببساطة عن طريق كتابة الرقم 1 في الخلية الأولى وسحبه لأسفل. سيسهل ذلك العمل مع كمية كبيرة من البيانات ويسمح لك بتوفير الوقت.
7. استخدم إخفاء الصفوف والأعمدة-إذا كانت لديك مجموعة بيانات كبيرة ، فيمكنك إخفاء الصفوف والأعمدة غير الضرورية لتبسيط تحليلها. للقيام بذلك ، حدد الصفوف أو الأعمدة المطلوبة ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "إخفاء". يمكنك أيضا استخدام مجموعة مفاتيح كترل+8 لإخفاء / عرض الصفوف أو الأعمدة المحددة.
8. لا ننسى لصناعة السيارات في حفظ-تقدم اكسل ميزة لصناعة السيارات في حفظ من شأنها أن تساعدك على تجنب فقدان البيانات في حال وجود برنامج أو تعطل جهاز الكمبيوتر. لتمكين هذه الميزة ، حدد علامة التبويب" ملف "- > "خيارات" - > " حفظ "وحدد المربع بجوار " الحفظ التلقائي لكل"...". سيسمح لك ذلك بالعمل بأمان دون خوف من فقدان البيانات.
9. استخدام الجداول-الجداول في إكسيل تسمح لك لتنظيم مريح البيانات ، إضافة مرشحات وتنسيق جدول مع ضغطة واحدة. للقيام بذلك ، حدد النطاق المطلوب من الخلايا ، حدد علامة التبويب "إدراج" - > "جدول". الآن لديك الفرصة للعمل بسرعة مع الجدول وتغيير هيكلها.
10. استخدام التعليقات-تسمح لك التعليقات بإضافة تفسيرات إلى خلية أو نطاق معين من الخلايا. على سبيل المثال ، يمكنك ترك تعليق يصف الصيغة أو سبب تغيير قيمة الخلية. للقيام بذلك ، حدد الخلية المطلوبة ، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "إضافة تعليق". سيساعدك هذا أنت وزملاؤك على فهم البيانات بشكل أفضل وتبسيط تحليلهم.
نصائح وحيل مفيدة لتسريع العمل في إكسيل 2016:
1. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح لتنفيذ الإجراءات المستخدمة بشكل متكرر. على سبيل المثال ، كنترول+ج لنسخ الخلايا المحددة ، كنترول+الخامس للصق ، إلخ.
2. استخدم الملء التلقائي لملء سلسلة من البيانات بسرعة. حدد الخلايا القليلة الأولى مع السلسلة المملوءة واسحب علامة التعبئة إلى الموقع المطلوب.
3. استخدام وظائف تحليلية سريعة اكسل مثل" إزالة مكررة "أو" تصفية " لمعالجة وتحليل البيانات بشكل أسرع.
4. استخدم صيغ ووظائف إكسيل لأتمتة العمليات الروتينية. على سبيل المثال ، دالة المجموع لجمع القيم في عمود أو صف.
5. العمل مع أوراق عمل متعددة في ملف اكسل واحد لتنظيم البيانات في فئات مختلفة أو مقارنة النتائج.
6. استخدم التنسيق الشرطي لتمييز المعلومات المهمة في الجدول بناء على شروط معينة. على سبيل المثال ، خلايا اللون ذات القيم السالبة حمراء.
7. استخدم المرشحات لتحليل البيانات بسرعة. حدد رأس العمود وانقر فوق الزر تصفية لتصفية البيانات حسب قيمة أو شرط معين.
8. استخدم أدوات التجميع والجدول المحوري لتحليل كميات كبيرة من البيانات. سيسمح لك ذلك بتلخيص البيانات وتنظيمها في فئات مختلفة.
9. استخدم ميزة التحليل السريع لإنشاء الرسوم البيانية والجداول وعناصر تحليل البيانات الأخرى تلقائيا بناء على الخلايا المحددة.
10. استخدم ميزة "الوصول السريع إلى الأوامر" للوصول بسرعة إلى الأوامر المستخدمة بشكل متكرر. انقر بزر الماوس الأيمن على شريط الأدوات وحدد الأوامر اللازمة لإضافتها إلى شريط الأدوات.
تحسين الصيغ لزيادة سرعة الحساب
في إكسيل 2016 ، يمكن أن يؤدي الاستخدام الفعال للصيغ إلى تسريع العمليات الحسابية بشكل كبير وتحسين أداء البرنامج. فيما يلي بعض النصائح المفيدة حول كيفية تحسين الصيغ لزيادة سرعة العمل.
- استخدم التنسيق الشرطي بدلا من الصيغ المعقدة. بدلا من إنشاء صيغ معقدة لتمييز قيم معينة ، يمكنك استخدام وظيفة التنسيق الشرطي ، والتي تتيح لك ضبط النمط أو اللون بسرعة للخلايا التي تفي بشروط معينة.
- استخدم الوظائف مسبوقة بمجموع بدلا من الصيغ الضخمة. إذا كنت بحاجة إلى إجراء حسابات معقدة أو قيم مجموع في نطاق كبير من الخلايا ، يمكنك استخدام وظائف مع بادئة المجموع (على سبيل المثال ، سوميف أو سوميفس) ، والتي تعالج كميات كبيرة من البيانات بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
- تقليل عدد الصيغ المستخدمة في المصنف. لمزيد من الصيغ هناك ، والمزيد من الوقت قد يستغرق لحسابها. لذلك ، يوصى بتقليل عدد الصيغ واستخدام المراجع إلى القيم المحسوبة بالفعل حيثما أمكن ذلك.
- تعطيل تحديثات الصيغة التلقائية. إكسل تلقائيا بتحديث الصيغ افتراضيا عندما تتغير البيانات في الخلايا. إذا كان المصنف يحتوي على صيغ معقدة تستغرق وقتا طويلا لحسابها ، فمن المستحسن تعطيل التحديث التلقائي للصيغ وتحديثها يدويا في الوقت المناسب.
- استخدام وظائف مسبوقة مع الخامس بدلا من وظائف مسبوقة مع ح.وظائف مسبوقة مع الخامس (على سبيل المثال ، فلوكوب أو فسوم) في عملية إكسيل البيانات العمودية أسرع من وظائف مسبوقة مع ح (على سبيل المثال ، هلوكوب أو هسوم) التي تعالج البيانات الأفقية.
- تجنب استخدام الصيغ المعقدة في الوظائف الشرطية. إذا كانت الدوال الشرطية تحتوي على صيغ معقدة ، فيمكنها إبطاء عملية الحساب. بدلا من ذلك ، يوصى باستخدام شروط بسيطة أو أخذ صيغ معقدة خارج الوظائف.
- استخدم النطاقات المسماة لتحسين قابلية القراءة وأداء الصيغ. تسمح لك النطاقات المسماة بإعطاء أسماء الخلايا أو النطاقات ، مما يجعل الصيغ أكثر وضوحا وأسهل في الصيانة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم تسريع العمليات الحسابية ، لأن إكسيل سيعمل فقط مع النطاقات المحددة.
- استخدم الفهرسة بدلا من الصيغ المعقدة مع وظيفة الإزاحة. يمكن أن تؤدي وظيفة الإزاحة إلى إبطاء العمليات الحسابية ، خاصة إذا تم استخدام نطاقات كبيرة من البيانات. بدلا من ذلك ، يمكنك استخدام الفهرسة ، والتي تتيح لك أيضا الوصول إلى القيم المطلوبة دون استخدام الصيغ المعقدة.
- قم بإجراء العمليات الحسابية في وضع" الحساب اليدوي". إذا كانت الصيغ المعقدة موجودة في المصنف ، فلا يمكن حسابها يدويا إلا إذا لزم الأمر ، مما يقلل الوقت المستغرق في العمليات الحسابية. للقيام بذلك ، حدد "ملف" > "إعدادات" > "حساب" > "الحساب اليدوي" في القائمة.
- تحديث إكسل واستخدام أحدث إصدار من البرنامج. مايكروسوفت تطلق باستمرار تحديثات ل إكسيل التي تشمل إصلاحات الشوائب وتحسينات في الأداء. تحقق من وجود تحديثات لإكسل وتثبيت أحدث إصدار من البرنامج للاستفادة من جميع الميزات والتحسينات الجديدة.
استخدام هذه النصائح لتحسين الصيغ في إكسيل 2016 وزيادة سرعة العمليات الحسابية. سيساعد ذلك في توفير الوقت وتحسين الإنتاجية عند العمل بكميات كبيرة من البيانات والحسابات المعقدة.