واتساب هو واحد من تطبيقات المراسلة الأكثر شعبية في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، لا يعرف الكثير من الناس أنه يمكنهم استخدام واتساب لتنظيم المؤتمرات والمناقشات الجماعية.
في هذا الدليل التفصيلي ، سنخبرك بكيفية إنشاء مؤتمر قائم على واتساب بحيث يمكنك التواصل بسهولة مع الزملاء أو الأصدقاء أو العائلة. سنعرض لك الخطوات اللازمة لإنشاء دردشة جماعية وإضافة مشاركين وإعداد مؤتمر.
يقدم واتساب العديد من الوظائف المفيدة لتنظيم المؤتمرات. لا يمكنك إرسال الرسائل النصية فحسب ، بل يمكنك أيضا إرسال ملفات الوسائط المتعددة وتسجيلات الصوت والفيديو ، بالإضافة إلى المستندات. يمكنك أيضا إجراء مكالمات صوتية ومرئية مع المشاركين في المؤتمر ومشاركة موقعك الحالي وحتى استخدام مؤتمرات الفيديو مع عدة مشاركين.
واتساب هو أداة سهلة الاستخدام وعملية لإدارة المؤتمرات. اتبع دليلنا وابدأ مناقشات المجموعة اليوم!
- تخطيط مؤتمرات واتساب: خطوة بخطوة
- اختيار المشاركين وإنشاء مجموعة:
- تحديد تاريخ ووقت ومكان الحدث:
- تنظيم البرنامج وإجراء المناقشات:
- 1. تشكيل البرنامج:
- 2. إجراء المناقشات:
التخطيط لمؤتمر على الواتس اب: خطوة بخطوة
يمكن أن يكون تنظيم مؤتمر عبر الواتساب وسيلة مريحة وفعالة للتواصل وتنسيق عمل الفريق. في هذا القسم ، سنلقي نظرة على خطوات التخطيط وعقد مؤتمر على واتساب.
الخطوة 1: إنشاء مجموعة
الخطوة الأولى هي إنشاء مجموعة واتس اب التي سيتم استخدامها للمؤتمر. حدد المشاركين في المؤتمر وإنشاء مجموعة جديدة ، وإعطائها اسم المقابلة لموضوع المؤتمر.
الخطوة 2: تحديد الهدف وجدول الأعمال
تحديد الغرض من المؤتمر ووضع جدول الأعمال. حدد الموضوعات الرئيسية التي سيتم مناقشتها وإخطار جميع المشاركين مسبقا. وهذا سيساعدهم على التحضير للمؤتمر والمساهمة فيه.
الخطوة 3: تخطيط الوقت والتاريخ
تنسيق وقت وتاريخ المؤتمر مع المشاركين. استخدم تصويت واتساب لإيجاد وقت مناسب للجميع ، أو اختر الخيار المناسب بناء على رأي الأغلبية.
الخطوة 4: وضع قواعد الاتصال
تحديد قواعد الاتصال في مجموعة المؤتمر. حدد ما يمكنك أو لا يمكنك فعله أثناء المؤتمر ، على سبيل المثال ، حظر النكات أو تحديد إطار زمني للرد على الرسائل.
الخطوة 5: إتاحة التواصل
تأكد من أن جميع المشاركين لديهم إمكانية الوصول إلى اتصال إنترنت مستقر وواتس اب يعمل. إذا كان هناك مشاركون لا يستطيعون الانضمام إلى المجموعة ، فشرح لهم طرقا بديلة للوصول إلى المؤتمر ، على سبيل المثال ، من خلال برنامج مراسلة آخر أو نظام مؤتمرات فيديو.
الخطوة 6: تذكير للمشاركين
ذكر جميع المشاركين بالمؤتمر قبل 1-2 أيام من الحدث. أرسل لهم جدول الأعمال والمعلومات العامة حتى يكونوا مستعدين للمؤتمر ولديهم فكرة عما يمكن توقعه.
الخطوة 7: إدارة المؤتمر
عقد مؤتمر في الوقت المحدد. اتبع المناقشة ، وطرح الأسئلة والانتباه إلى جميع المشاركين. إذا لزم الأمر ، اكتب النقاط الرئيسية أو القرارات المتخذة في المؤتمر.
الخطوة 8: الإبلاغ والمتابعة
بعد المؤتمر ، تقديم تقرير عن التقدم المحرز والنتيجة. أرسلها إلى المشاركين وناقش الإجراءات الإضافية اللازمة التي يتعين اتخاذها بعد المؤتمر.
باتباع هذه الخطوات ، ستتمكن من التخطيط بنجاح واستضافة مؤتمر على واتساب. من المهم أن تتذكر أن تنظيم المؤتمر والتخطيط له مسبقا سيساعدك على تحقيق النتائج المرجوة وتوفير الوقت والجهد لجميع المشاركين.
اختيار المشاركين وإنشاء مجموعة:
قبل البدء في تنظيم مؤتمر عبر واتساب ، تحتاج إلى تحديد المشاركين الذين تريد دعوتهم. عندما تكون قائمة المشاركين جاهزة ، يمكنك إنشاء مجموعة واتساب لسهولة الاتصال.
يمكن استخدام طرق مختلفة لاختيار المشاركين:
- قم بعمل قائمة بالمشاركين بناء على أهداف المؤتمر وموضوعه. ضع في اعتبارك الزملاء أو الشركاء أو المتخصصين الذين يمكنهم تقديم مساهمة قيمة في المناقشة.
- اتصل بجهات الاتصال الخاصة بك أو قائمة البريد الإلكتروني لتحديد المشاركين. قد يكون ممثلو الشركات التي تتعاون معها مهتمين بالمشاركة.
- عقد اجتماع أولي أو اجتماع مع المشاركين المحتملين لتقييم اهتمامهم واستعدادهم للمشاركة في المؤتمر.
- انشر إعلانا عن المؤتمر على الشبكات الاجتماعية أو المنتديات أو المنصات الأخرى لجذب مشاركين إضافيين.
بعد تجميع قائمة المشاركين ، يمكنك إنشاء مجموعة واتساب لتبادل المعلومات وإقامة الاتصالات قبل المؤتمر. لإنشاء مجموعة ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح تطبيق واتساب على جهازك.
- انقر على أيقونة" الدردشات " أسفل الشاشة.
- في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة ، انقر فوق رمز القلم الرصاص لإنشاء محادثة جديدة.
- حدد"مجموعة جديدة".
- حدد الأعضاء الذين تريد إضافتهم إلى المجموعة من جهات الاتصال الخاصة بك.
- انقر على زر" تم " وأدخل اسم المجموعة.
- انقر فوق الزر" إنشاء " لإنشاء مجموعة.
الآن لديك مجموعة واتس اب حيث يمكنك البدء في مناقشة المؤتمر ، وتبادل المعلومات ومناقشة تفاصيل الحدث مع المشاركين.
تحديد تاريخ ووقت ومكان الحدث:
قبل البدء في تنظيم المؤتمر ، من الضروري تحديد تاريخ ووقت ومكان عقده. هذه واحدة من أهم الخطوات ، لأن اختيار التاريخ والوقت والمكان المناسبين سيجعل من الملائم قدر الإمكان جمع المشاركين وضمان نجاح الحدث.
من المهم مراعاة العوامل التالية عند تحديد التاريخ:
- الراحة للجمهور المستهدف. تأخذ في الاعتبار الجدول الزمني وتفضيلات المشاركين لاختيار التاريخ عندما معظم سوف تكون قادرة على المشاركة.
- توافر مكبرات الصوت. إذا كنت تدعو المتحدثين إلى مؤتمر, تأكد من أنها متوفرة في التاريخ المحدد.
عند اختيار الوقت ، ضع في اعتبارك عوامل مثل:
- مدة المؤتمر. تحديد كم من الوقت سوف تحتاج إلى عقد الحدث وحدد الفاصل الزمني الذي يتوافق مع الخطط الخاصة بك.
- الوقت مناسب للمشاركين. ضع في اعتبارك أن الأشخاص يعملون ولديهم التزامات أخرى ، لذا اختر وقتا يكون مناسبا لهم للمشاركة في المؤتمر.
من الضروري أيضا اختيار مكان مناسب للمؤتمر:
- الموقع. تأكد من أن المكان في مكان مناسب ويمكن للمشاركين الوصول إليه.
- القدرة. ضع في الاعتبار عدد المشاركين المتوقعين واختر مكانا يمكن أن يستوعب الجميع.
- وسائل الراحة. من المهم مراعاة توافر المعدات اللازمة مثل أجهزة العرض ونظام الصوت والإنترنت ، فضلا عن توافر غرف الاجتماعات ومنصات الاتصال والربط الشبكي.
بعد تحديد التاريخ والوقت والمكان ، من الضروري إخطار المشاركين بالخطط عبر واتساب. إنشاء مجموعة وتبادل المعلومات حول المؤتمر بحيث يمكن للمشاركين إضافته إلى جداولهم والاستعداد للمشاركة.
تنظيم البرنامج وإجراء المناقشات:
عند تنظيم مؤتمر عبر الواتساب ، من المهم التفكير في البرنامج وطرق إجراء المناقشات حتى يتمكن جميع المشاركين من المشاركة بنشاط وتبادل الآراء.
1. تشكيل البرنامج:
قبل بدء المؤتمر ، حدد الموضوعات والقضايا الرئيسية التي سيتم مناقشتها. قم بعمل برنامج يشير إلى وقت البدء والانتهاء لكل كتلة. حدد أيضا اسم وموضع المشرف في كل كتلة.
2. إجراء المناقشات:
لجعل المناقشات مريحة وفعالة ، فمن المستحسن استخدام الطرق التالية:
- قناة اتصال مفتوحة: قم بإنشاء مجموعة واتساب لمناقشة عامة حيث يمكن للمشاركين طرح الأسئلة ومشاركة الآراء ومشاركة المعلومات.
- المشرفون: تعيين المشرفين لكل كتلة مناقشة. سيكونون مسؤولين عن الحفاظ على النظام وإدارة الوقت وطرح الأسئلة على المشاركين.
- أسئلة معدة: قم بإعداد قائمة بالأسئلة التي سيتم طرحها أثناء المناقشات. سيساعد هذا في الحفاظ على التركيز وضمان مناقشات مثمرة.
- ميكروفون افتراضي: امنح كل مشارك الفرصة للتحدث. يمكنك استخدام عبارة رمزية ، مثل "رفع يدي" ، لترتيب ترتيب العروض.
- وقت السؤال: خصص وقتا للأسئلة والمناقشة في نهاية كل كتلة. سيسمح ذلك للمشاركين بالتعبير عن أفكارهم والحصول على إجابات لأسئلتهم.
- تسجيل المناقشات: من المهم الاحتفاظ بسجل للمناقشات من أجل الحفاظ على النتائج ومتابعة تطور الأفكار. يمكنك استخدام ميزة تسجيل الرسائل الصوتية واتس اب.
باتباع هذه التوصيات ، سيصبح تنظيم البرنامج وإجراء المناقشات في المؤتمر عبر واتساب عملية ملائمة ومثمرة لجميع المشاركين.