مايكروسوفت اكسل هو برنامج قوي يتيح للمستخدمين إنشاء وتحرير جداول البيانات. واحدة من الميزات المفيدة من إكسيل هو القدرة على إنشاء الملفات العامة التي يمكن عرضها واستخدامها من قبل المستخدمين الآخرين.
في هذا الدليل خطوة بخطوة ، وسوف ننظر في عملية إنشاء ملفات إكسل العامة. سنبدأ بإنشاء مستند إكسل جديد وإضافة البيانات إلى الجدول. ثم سنقوم بتكوين الوصول إلى الملف وتحديد حقوق الوصول للمستخدمين الآخرين.
لإنشاء ملف إكسل العام ، وسوف تحتاج إلى حساب مايكروسوفت إكسل والوصول إلى ميزات التخزين السحابية مثل ون درايف أو محرك جوجل. حدد النظام الأساسي الذي تفضل استخدامه وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك.
بعد تسجيل الدخول إلى حسابك ، قم بإنشاء مستند إكسل جديد. حدد" إنشاء "أو" جديد " لبدء مستند جديد. ثم حدد نوع المستند" إكسيل " وقم بتسمية الملف الذي تختاره.
ملاحظة: إذا كان لديك بالفعل مستند إكسيل جاهز تريد إتاحته للجمهور ، فافتحه في إكسيل وانتقل إلى الخطوة التالية.
- اختيار نوع المستند
- إعداد تنسيق الملف
- إنشاء جدول وإضافة البيانات
- مشاركة الملفات
اختيار نوع المستند
قبل إنشاء ملف إكسل متاح للجمهور ، من المهم تحديد نوع المستند الأنسب لأغراضك. هناك عدة أنواع من الوثائق المتاحة في مايكروسوفت إكسل ، كل منها يوفر وظائف وميزات مختلفة.
وهنا بعض من الأنواع الأكثر شيوعا من وثائق اكسل:
- المصنف هو النوع الرئيسي من مستند إكسيل الذي يحتوي على عدة أوراق يمكنك تخزين البيانات عليها وإجراء العمليات الحسابية.
- ورقة العمل عبارة عن ورقة منفصلة داخل مصنف يمكن وضع الجداول والرسوم البيانية وعناصر البيانات الأخرى عليها.
- القالب هو مستند تم إنشاؤه مسبقا ويمكن استخدامه كأساس لإنشاء مصنفات أو أوراق عمل جديدة. غالبا ما تستخدم القوالب لتوحيد تنسيق البيانات وهيكلها.
- المخطط هو تمثيل رسومي للبيانات من مصنف أو ورقة عمل يمكن تضمينها أو إنشاؤها بشكل منفصل في إكسيل.
يعتمد اختيار نوع معين من المستندات على المهام التي تخطط لحلها ، والبيانات التي تحتاج إلى تخزينها والتقارير أو الرسوم البيانية التي تحتاج إلى إنشائها.
بعد تحديد نوع المستند ، يمكنك البدء في إنشائه وتكوينه لتلبية احتياجاتك.
إعداد تنسيق الملف
1. رؤوس الأعمدة. يحتوي الصف الأول من الملف عادة على رؤوس أعمدة تصف محتويات كل عمود من البيانات. لجعل العناوين أكثر وضوحا ، يمكنك تمييزها بالخط العريض باستخدام خيار "غامق" في قائمة التنسيق.
2. عرض العمود. بشكل افتراضي ، جميع الأعمدة لها نفس العرض. ومع ذلك ، يمكنك تغيير عرض الأعمدة لجعلها أكثر ملاءمة للمحتوى الخاص بك. للقيام بذلك ، حدد العمود ، ثم اسحب حد العمود إلى اليسار أو اليمين لتغيير عرضه.
3. ارتفاع الصفوف. على غرار عرض الأعمدة ، يمكنك أيضا ضبط ارتفاع الصفوف لجعلها مناسبة للمحتوى. لتغيير ارتفاع الخط ، حدد الخط ، ثم حرك حد الخط لأعلى أو لأسفل.
4. شكل الأرقام والنص. يمكنك تخصيص تنسيق الأرقام والنص لعرضها في النموذج المطلوب. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار تنسيق "الرقم" لخلية لعرض قيمة رقمية ، أو تنسيق "النص" لعرض قيمة نصية. لضبط تنسيق الخلية ، انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية ، وحدد" تنسيق " وحدد التنسيق المطلوب.
5. اللون وملء. لجعل ملفك أكثر حيوية وجاذبية ، يمكنك إضافة لون وملء إلى الخلايا. للقيام بذلك ، حدد الخلايا ، ثم حدد اللون المطلوب و/أو املأ قائمة التنسيق.
هذه الخطوات سوف تساعدك على تخصيص تنسيق ملف اكسل لتناسب احتياجاتك وتوفير أفضل تجربة للمستخدم للمستخدمين.
إنشاء جدول وإضافة البيانات
بعد فتح إكسيل وإنشاء مصنف جديد ، سوف تكون على استعداد لبدء إنشاء جدول وإضافة البيانات. هنا هو دليل خطوة بخطوة حول كيفية القيام بذلك:
- الخطوة 1: حدد الورقة التي تريد إنشاء جدول عليها. للقيام بذلك ، ببساطة انقر على اسمها في الجزء السفلي من نافذة إكسيل.
- الخطوة 2: حدد الخلية التي تريد بدء تشغيل الجدول فيها. يمكن أن يكون أي خلية على الورقة المحددة. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد الخلية أ 1 إذا كنت تريد البدء من الزاوية العلوية اليسرى.
- الخطوة 3: أدخل البيانات التي تريد إضافتها إلى الجدول. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء جدول يحتوي على معلومات حول المنتجات ، فيمكنك إدخال أسماء المنتجات في العمود الأول.
- الخطوة 4: بعد إدخال البيانات في الخلية الأولى ، يمكنك الانتقال إلى الخلية التالية بالضغط على مفتاح الإدخال على لوحة المفاتيح. سوف اكسل تتحرك تلقائيا التحديد إلى الخلية التالية بعد كل ضغطة من إنتر.
- الخطوة 5: استمر في إدخال البيانات في الجدول ، وانتقل إلى الخلية التالية بعد كل ضغطة على الإدخال. يمكنك ملء الجدول أفقيا أو رأسيا ، حسب تفضيلاتك ومتطلباتك.
- الخطوة 6: بعد الانتهاء من إدخال البيانات ، يمكنك تنسيق الجدول وإضافة رؤوس أعمدة أو صفوف واستخدام الصيغ للحسابات والمزيد. تقدم اكسل مجموعة واسعة من الخيارات لتخصيص جدول البيانات.
الآن لديك المعرفة الأساسية حول كيفية إنشاء جدول وإضافة البيانات إلى ملف إكسل. يمكنك استخدام هذه المعلومات لإنشاء الجداول الخاصة بك وإدارة البيانات في إكسيل.
مشاركة الملفات
مشاركة ملف اكسل يسمح للمستخدمين الآخرين لعرض وتحرير والتعاون على وثيقة. إليك كيفية إنشاء ملف إكسل عام وإعداد الوصول إليه:
- افتح ملف إكسيل الذي تريد إتاحته للجمهور.
- انقر فوق علامة التبويب" ملف " في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة.
- حدد "خيارات" من القائمة الموجودة على اليسار.
- في علامة التبويب" حفظ "، ابحث عن قسم" الوصول إلى الويب "وحدد المربع بجوار"مشاركة الملفات عبر الإنترنت".
- انقر فوق الزر" إنشاء رابط".
- اختر أحد خيارات الوصول الثلاثة المتاحة:" عرض "أو" تحرير "أو"تحرير بدون تسجيل الدخول".
- انسخ الرابط إلى الملف لمشاركته مع الزملاء أو المستخدمين الآخرين.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، ستقوم بإنشاء رابط إلى ملف إكسل العام. انسخ هذا الرابط وأرسله إلى زملائك أو المستخدمين الآخرين حتى يتمكنوا من عرض الملف وتحريره.