مايكروسوفت اكسل هي واحدة من التطبيقات الأكثر شعبية وتستخدم على نطاق واسع للعمل مع الجداول والبيانات. توفر هذه الأداة القوية العديد من الميزات والإمكانيات التي تساعد في جعل عملك أكثر كفاءة. تتمثل إحدى هذه الميزات في التحقق من بيانات الإدخال في خلايا الجدول.
يتيح لك التحقق من بيانات الإدخال التحكم في نوع وشكل المعلومات التي تم إدخالها في الخلايا ، والتي يمكن أن تكون مفيدة لضمان صحة البيانات ، وكذلك لإزالة الأخطاء عند ملء الجدول. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد فحص لتقييد إدخال القيم الرقمية فقط أو تنسيق تاريخ محدد.
في هذه المقالة ، سوف ننظر في تعليمات مفصلة حول كيفية إنشاء التحقق من صحة المدخلات في إكسيل. سنلقي نظرة على بعض الأمثلة ونوضح كيفية تكوين معلمات التحقق المختلفة لتحقيق النتيجة المرجوة. باتباع هذه التعليمات ، ستتمكن من إنشاء التحقق من صحة الإدخال الذي سيساعدك على جعل عملك أكثر إنتاجية ومنع الأخطاء المحتملة.
- كيفية إعداد التحقق من صحة البيانات في إكسيل: دليل خطوة بخطوة
- الخطوة 1. افتح إكسيل وحدد خلية للتحقق من إدخال البيانات
- الخطوة 2. اختيار نوع التحقق من البيانات
- الخطوة 3. تحديد شروط التحقق من البيانات
- الخطوة 4. إعداد رسالة في حالة إدخال بيانات غير صالح
- الخطوة 5. تطبيق التحقق من صحة البيانات على الخلايا الأخرى
- الخطوة 6. اختبار وحفظ إعدادات التحقق من صحة البيانات
- سؤال وجواب
كيفية إعداد التحقق من صحة البيانات في إكسيل: دليل خطوة بخطوة
التحقق من صحة البيانات في إكسيل يسمح لك بتعيين الشروط والقيود للقيم التي أدخلها المستخدم ، مما يساعد على تجنب الأخطاء والتأكد من صحة البيانات. في هذا الدليل خطوة بخطوة ، سنشرح كيفية إعداد التحقق من صحة البيانات في إكسيل.
حدد خلية أو مجموعة من الخلايا. ابدأ بتحديد الخلية أو نطاق الخلايا التي تريد إعداد التحقق من صحة البيانات لها.
افتح علامة التبويب" البيانات". في الجزء العلوي من الشاشة ، ابحث عن علامة التبويب "البيانات" وانقر عليها للانتقال إلى إعدادات التحقق من البيانات.
انقر فوق الزر" التحقق من البيانات". في قسم" التحقق من البيانات "في علامة التبويب" البيانات "، ابحث عن الزر" التحقق من البيانات " وانقر عليه.
حدد نوع التحقق من البيانات. عند فتح مربع الحوار التحقق من صحة البيانات ، يمكنك تحديد نوع التحقق من صحة البيانات من الخيارات المتاحة. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار التحقق المستند إلى القائمة أو التحقق الرقمي أو التحقق المستند إلى الصيغة.
تكوين رسالة الخطأ. في قسم" الرسالة " ، يمكنك تخصيص النص الذي سيتم عرضه للمستخدم في حالة وجود قيمة غير صالحة. يمكنك تحديد عنوان الرسالة ونص الرسالة نفسها.
تطبيق إعدادات التحقق من صحة البيانات. بعد تكوين جميع المعلمات ورسالة الخطأ ، انقر فوق الزر" موافق " لتطبيق إعدادات التحقق من صحة البيانات.
الآن بعد أن تم إعداد التحقق من صحة البيانات ، سيتحقق إكسيل من القيم التي يدخلها المستخدم في الخلية أو نطاق الخلايا المحدد. إذا كانت القيمة المدخلة لا تفي بالشروط المحددة ، فسيتم عرض رسالة خطأ للمستخدم.
سيساعدك استخدام التحقق من صحة البيانات في إكسيل على تجنب الأخطاء والتأكد من صحة القيم التي تدخلها. نوصي بإعداد التحقق من صحة البيانات لأي خلايا تتطلب نوعا معينا من القيم أو القيود. يمكن أن يكون هذا مفيدا بشكل خاص عند العمل مع مجموعات البيانات الكبيرة أو عند التعاون مع مستخدمين آخرين.
الخطوة 1. افتح إكسيل وحدد خلية للتحقق من إدخال البيانات
مايكروسوفت اكسل هو برنامج للعمل مع البيانات المجدولة التي تسمح لك لإنشاء وتحرير وتحليل البيانات. من أجل البدء في إنشاء فحص بيانات الإدخال في إكسيل ، تحتاج إلى فتح البرنامج وتحديد الخلية التي تريد إدخال الشيك.
- قم بتشغيل برنامج ميكروسوفت إكسيل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. عادة ما يكون موجودا في قائمة ابدأ أو يمكن تثبيته على سطح المكتب أو شريط المهام.
- افتح مصنف إكسيل المطلوب أو قم بإنشاء مصنف جديد بالنقر فوق الزر "إنشاء مصنف جديد" أو اختصار لوحة المفاتيح "كترل + ن".
- حدد الورقة التي تريد إضافة التحقق من صحة الإدخال عليها. عادة ما يتم تقديم الأوراق في أسفل نافذة البرنامج. يمكنك إنشاء ورقة جديدة بالنقر فوق الزر" إضافة ورقة "أو مجموعة مفاتيح" شيفت+إف 11".
- حدد الخلية التي تريد إضافة التحقق من صحة الإدخال إليها. يتم تمثيل الخلايا كأعمدة (رموز أبجدية) وصفوف (رموز رقمية). على سبيل المثال ، توجد الخلية أ 1 في الزاوية العلوية اليسرى من الورقة.
بعد الانتهاء من هذه الخطوات ، ستكون جاهزا لإنشاء التحقق من صحة بيانات الإدخال في خلية إكسيل المحددة. تتضمن الخطوات التالية إعداد الشروط والقيود الخاصة ببيانات الإدخال.
الخطوة 2. اختيار نوع التحقق من البيانات
بعد تحديد النطاق المطلوب من الخلايا للتحقق من صحة البيانات ، حان الوقت لتحديد نوع التحقق الذي سيتم تطبيقه على هذا النطاق.
هناك أنواع مختلفة من التحقق من صحة البيانات المتاحة في إكسيل ، ويعتمد الاختيار على البيانات التي تريد التحقق من صحتها. دعونا ننظر إلى بعض منهم:
- الأعداد الصحيحة — يتأكد هذا الفحص من أن القيم المدخلة هي أعداد صحيحة. إذا تم إدخال رقم عشري أو نص ، إكسيل سيعود خطأ.
- الأرقام العشرية-باستخدام هذا النوع من التحقق من صحة البيانات ، يمكنك تحديد نطاق للأرقام العشرية. يمكنك أيضا تحديد عدد المنازل العشرية.
- نص - يتأكد هذا الفحص من أن القيم المدخلة هي نص وليست أرقاما أو تواريخ.
- التاريخ / الوقت-باستخدام هذا الفحص ، يمكنك التحقق من أن القيم المدخلة هي تواريخ أو أوقات. يمكنك أيضا تحديد نطاق التواريخ أو الأوقات.
- قائمة-باستخدام هذا النوع من التحقق من صحة البيانات ، يمكنك إنشاء قائمة بالقيم المسموح بها. سيتم قبول القيم من هذه القائمة فقط ، وسيتم رفض الباقي.
يعتمد اختيار نوع التحقق من البيانات على متطلبات مهمتك المحددة. فكر في البيانات التي تتوقع إدخالها في الخلايا ، وحدد نوع التحقق المناسب.
اكتملت الخطوة 2. الآن عليك اختيار نوع التحقق من صحة البيانات اعتمادا على متطلبات مهمتك.
الخطوة 3. تحديد شروط التحقق من البيانات
بعد إنشاء قائمة للتحقق من البيانات ، تحتاج إلى تعيين شروط هذا التحقق. تقدم اكسل عدة خيارات للظروف ، اعتمادا على ما هي المعلومات التي تريد التحقق منها.
لتعيين شروط التحقق من صحة البيانات ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد الخلية أو نطاق الخلايا التي تريد تعيين شروط التحقق لها.
- في علامة التبويب التحقق ، في المجموعة التحقق من البيانات ، انقر فوق الزر شرط. يفتح مربع الحوار حالة التحقق من صحة البيانات.
- حدد أحد شروط التحقق من صحة البيانات المتاحة. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد الشرط "رقم" أو "نص" أو "قائمة".
- اعتمادا على الحالة المحددة ، ستحتاج إلى تحديد المعلمات المناسبة. على سبيل المثال ، إذا حددت الشرط "رقم" ، فستحتاج إلى تحديد نطاق من القيم المقبولة.
- بعد تعيين جميع المعلمات الضرورية لشرط التحقق من البيانات ، انقر فوق موافق.
الآن سوف إكسيل تلقائيا التحقق من البيانات المدخلة في الخلايا المحددة وإصدار تحذيرات أو حظر إدخال بيانات غير صحيحة وفقا لشروط التحقق المحددة.
يمكنك تعيين العديد من شروط التحقق من صحة البيانات لمجموعة واحدة من الخلايا للتأكد من صحة البيانات المدخلة. للقيام بذلك ، كرر الخطوات الموضحة أعلاه لكل شرط.
الخطوة 4. إعداد رسالة في حالة إدخال بيانات غير صالح
بعد إعداد التحقق من صحة البيانات في الخلية ، يمكنك تحديد رسالة ستظهر للمستخدم إذا قام بإدخال بيانات غير صالحة.
- حدد الخلية التي تريد تخصيص الرسالة لها.
- في علامة التبويب" البيانات "، في مجموعة" البيانات "، انقر فوق الزر" التحقق من البيانات " (رمز بعلامة خضراء وعلامة بيضاء).
- في نافذة" التحقق من البيانات "التي تفتح ، انتقل إلى علامة التبويب" رسالة".
- حدد مربع الاختيار" إظهار الرسالة عند تحديد الخلية " وأدخل نص الرسالة في حقل الرسالة.
- إذا رغبت في ذلك ، يمكنك تخصيص عنوان الرسالة عن طريق تحديد مربع الاختيار "إظهار عنوان الرسالة" وإدخال نص العنوان في الحقل المناسب.
- انقر فوق موافق لحفظ الإعدادات.
الآن ، عندما يحدد المستخدم الخلية التي تم تعيين التحقق من صحة البيانات لها ، ستظهر رسالة بالنص المحدد. سيساعد هذا المستخدم على فهم البيانات التي يمكنه إدخالها في هذه الخلية.
الخطوة 5. تطبيق التحقق من صحة البيانات على الخلايا الأخرى
عند إنشاء وتكوين التحقق من صحة البيانات لخلية واحدة في إكسيل ، يمكنك تطبيقه على خلايا أخرى في الجدول. هذا مريح للغاية إذا كنت بحاجة إلى تعيين نفس الشروط لعدة خلايا. لتطبيق التحقق من صحة البيانات على خلايا أخرى ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد الخلية حيث تم تكوين التحقق من صحة البيانات.
- انسخ الخلية (على سبيل المثال ، باستخدام اختصار لوحة المفاتيح كنترول+ج).
- حدد نطاق الخلايا التي تريد تطبيق التحقق من صحة البيانات عليها.
- الصق الخلية المنسوخة في النطاق المحدد (على سبيل المثال ، باستخدام اختصار لوحة المفاتيح كنترول+الخامس).
سيتم الآن تطبيق التحقق من صحة البيانات على جميع الخلايا المحددة. يمكنك فقط إجراء تغييرات على خلية واحدة ، وسيتم تطبيقها تلقائيا على جميع الخلايا الأخرى مع التحقق من صحة البيانات.
ضع في اعتبارك أنه عند نسخ خلية ولصقها مع التحقق من صحة البيانات إلى نطاق آخر ، قد تتغير الإشارات إلى خلايا أخرى. تحقق من الروابط وقم بتغييرها ، إذا لزم الأمر ، بحيث يعمل التحقق من صحة البيانات بشكل صحيح في نطاق الخلايا الجديد.
الخطوة 6. اختبار وحفظ إعدادات التحقق من صحة البيانات
بعد تكوين التحقق من صحة البيانات في إكسيل ، من المهم اختبار أدائها والتأكد من أنها تؤدي وظائفها بشكل صحيح. للقيام بذلك ، يجب عليك إدخال البيانات التي يجب التحقق منها ، وكذلك البيانات التي يجب أن تسبب الخطأ.
قبل الاختبار ، تأكد من تطبيق إعدادات التحقق من صحة البيانات على الخلايا أو نطاق الخلايا المطلوب. إذا كنت تستخدم القائمة للتحقق ، فتأكد من عرض جميع الخيارات في القائمة بشكل صحيح.
للاختبار ، أدخل قيما مختلفة في الخلايا ولاحظ كيف يتفاعل التحقق من صحة البيانات مع هذه القيم. إذا قمت بإدخال قيمة يجب أن تسبب خطأ ، فستظهر رسالة خطأ. إذا قمت بإدخال قيمة تمرر التحقق من الصحة ، فستظل الخلية دون تغيير.
يمكن اختبار التحقق من صحة البيانات بعدة طرق:
- إدخال البيانات الصحيحة والتحقق من قبولها;
- إدخال بيانات غير صحيحة والتحقق من أنها تسبب خطأ;
- إدخال البيانات التي يجب أن تؤدي إلى تحذير استنادا إلى إعدادات التحقق من صحة البيانات.
يرجى ملاحظة أنه عند اختبار التحقق من صحة البيانات ، يجب مراعاة جميع الشروط والقيود التي تم تعيينها أثناء الإعداد. كن حذرا وتأكد من فحص جميع أنواع البيانات أو التنسيقات أو القيود بشكل صحيح.
بعد اختبار إعدادات التحقق من صحة البيانات بنجاح ، احفظ الملف لتطبيق الإعدادات على المستند. للقيام بذلك ، حدد عنصر القائمة "حفظ" أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح كنترول+ س.